Міністерство розвитку громад та територій України наказом від 27.12.2024 №1491 (зареєстрований у Міністерстві юстиції 19.02.2025 за №259/43665) затвердило Порядок функціонування системи електронного документообігу електронна товарно-транспортна накладна.
Про це ми повідомляли тут. А зараз розглянемо свіжий Порядок №1491 докладніше.
Коли набуває чинність Порядок №1491
У п. 5 Наказу №1491 зазначено, що він набирає чинності з дня офіційного опублікування. Але на момент підготовки цієї статті Наказ №1491 ще не опубліковано. Коли це станеться, ми обов’язково повідомимо!
А тепер нагадаємо, як працює система застосування е-ТТН на практиці і подивимось, що означатиме набрання чинності Порядком №1491.
Як функціонує е-ТТН: простими словами
Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) — це цифровий документ, який заміняє паперову накладну для перевезення вантажів в Україні. Її створили, щоб зробити процес оформлення, обміну та перевірки документів швидшим, зручнішим і безпечнішим.
Хто бере участь у системі е-ТТН?
У процесі задіяні:
- вантажовідправник — той, хто відправляє вантаж;
- перевізник — компанія, яка перевозить вантаж;
- вантажоодержувач — той, хто отримує вантаж;
- інспектори Укртрансбезпеки — контролюють дотримання правил перевезень.
Усі вони працюють через спеціальні онлайн-платформи електронного документообігу (ЕДО), які підключені до загальної системи е-ТТН.
Система е-ТТН, крок за кроком:
- Створення е-ТТН. Вантажовідправник заходить на платформу ЕДО і заповнює дані про вантаж: що перевозиться, куди, яким транспортом тощо. Це як заповнити форму в інтернеті.
- Підписання. Усі учасники (відправник, перевізник, водій, одержувач) ставлять свої електронні підписи на е-ТТН. Електронний підпис — це спеціальний цифровий код, який підтверджує, що документ справжній і його не підробили. Підписувати можна за допомогою комп’ютера, телефона тощо.
- Реєстрація. Після підписання е-ТТН автоматично записується в центральну базу даних системи е-ТТН. Кожна накладна отримує унікальний номер, щоб її можна було знайти.
- Обмін документами. Якщо під час перевезення щось змінюється (наприклад, вантаж перевантажили чи змінили пункт доставки), учасники додають до е-ТТН додаткові документи (акти). Ці документи також підписуються і додаються до системи.
- Перевірка. Інспектори Укртрансбезпеки можуть у будь-який момент перевірити е-ТТН через спеціальний вебдодаток — кабінет інспектора. Вони вводять номер транспорту і бачать усі дані про перевезення.
Що потрібно для роботи з е-ТТН?
- реєстрація: учасники реєструються на платформі ЕДО, яку виберуть (їх може бути кілька);
- електронний підпис: кожен має мати удосконалений або кваліфікований електронний підпис;
- доступ до платформи: потрібен інтернет і пристрій (комп’ютер, планшет, телефон).
Як система підтримується:
- Система е-ТТН працює цілодобово, але іноді може зупинятися на технічне обслуговування (про це повідомляють заздалегідь).
- Платформи ЕДО — це посередники між учасниками і системою. Їх створюють приватні компанії, але вони мають відповідати державним вимогам.
- Технічний адміністратор (наприклад, державне підприємство) стежить за тим, щоб усе працювало без збоїв.
Отже, е-ТТН — це сучасний спосіб оформляти перевезення вантажів без паперу. Учасники створюють, підписують і обмінюються документами онлайн, а держава контролює процес через єдину систему. Це заощаджує час і робить усе простішим для всіх.
Нижче у таблиці 1 наведемо переваги і недоліки системи е-ТТН. Ця таблиця допоможе швидко оцінити основні плюси і мінуси системи е-ТТН, щоб зрозуміти, наскільки вона підходить для вашого бізнесу чи потреб.
Таблиця 1. Переваги і недоліки системи е-ТТН
| Переваги | Недоліки |
| Швидкість. Оформлення та обмін документами відбуваються миттєво онлайн |
Технічні вимоги. Потрібен стабільний інтернет і обладнання (комп’ютер, смартфон) |
| Зручність. Не потрібно возити папери, все робиться через інтернет |
Складність для користувачів. Деяким користувачам потрібне навчання для роботи з системою |
| Прозорість. Інспектори можуть перевіряти документи в реальному часі |
Залежність від платформ ЕДО. Якість роботи залежить від оператора платформи |
| Безпека. Електронний підпис захищає від підробок |
Кібербезпека. Існує ризик кібератак і витоку даних |
| Економія. Зменшує витрати на папір і логістику |
Витрати. Потрібні початкові інвестиції на обладнання та навчання |
Які коригуючі документи до е-ТТН можуть складатися?
Згідно з п. 9 розділу III Порядку №1491, у процесі здійснення внутрішніх вантажних перевезень можуть складатися такі коригуючі документи:
- Акт про відмову вантажити – складається при виявленні непридатності транспортного засобу для перевезення;
- Акт перевантаження – складається при повному перевантаженні вантажу на інший транспорт або зміні транспорту та водія;
- Акт розвантаження на проміжному складі – при повному розвантаженні для тимчасового зберігання;
- Акт завантаження на проміжному складі – при завантаженні вантажу після тимчасового зберігання;
- Акт перепломбування – при заміні пломби на транспортному засобі чи вантажі;
- Акт про зміну пункту призначення вантажу – якщо вантажоодержувач не може прийняти вантаж або виникли інші обставини;
- Акт розбіжностей про вантаж – складається між вантажоодержувачем та перевізником при розбіжностях;
- Акт примусового завершення е-ТТН – при припиненні дії договору перевезення;
- Акт коригування е-ТТН – при допущенні помилки в реквізитах е-ТТН.
Всі ці коригуючі документи реєструються в базі даних е-ТТН.
Чи зобов’язані підприємства застосовувати е-ТТН?
Зараз система е-ТТН є експериментальним проєктом. Але і після набрання чинності Порядком №1491 підприємствам в Україні не обов’язково буде переходити на е-ТТН, оскільки немає чіткої законодавчої вимоги, яка б зобов’язувала всі підприємства використовувати цю систему.
Однак варто врахувати кілька важливих моментів:
- Законодавчий аспект. На сьогодні урядові документи та ініціативи вказують на поступову цифровізацію логістичних процесів, але жорсткого обов’язку переходити на е-ТТН поки що немає. Це означає, що рішення про використання е-ТТН залишається на розсуд самих підприємств.
- Практичні переваги. Е-ТТН значно спрощує документообіг, зменшує витрати на паперові носії та логістику, а також полегшує контроль з боку інспекційних органів. Для компаній, які прагнуть оптимізувати свою роботу, це може бути вагомим аргументом на користь переходу.
- Економічні вигоди. Хоча перехід на е-ТТН може потребувати початкових витрат (наприклад, на обладнання чи навчання персоналу), у довгостроковій перспективі він дозволяє заощаджувати кошти за рахунок автоматизації процесів.
- Технічні виклики. Для малих підприємств перехід може бути складним через потребу в технічних ресурсах (програмне забезпечення, доступ до інтернету) і відсутність відповідних знань у працівників.
- Майбутні перспективи. Цифровізація є загальною тенденцією, і цілком імовірно, що в майбутньому використання е-ТТН стане обов’язковим. Тому підприємствам, які ще не перейшли на цю систему, варто готуватися до таких змін заздалегідь.
Висновок. На сьогоднішній день перехід на е-ТТН не є обов’язковим, але це рекомендований і стратегічно важливий крок, який може принести практичні та економічні переваги. Підприємствам варто зважити свої можливості та потреби, щоб прийняти обґрунтоване рішення.
Порівняння Порядку №1491 з Порядком №301: ключові зміни
Порівняємо у таблиці 2.
Таблиця 2. Порівняння Порядку №1491 з Порядком №301
| Порядок №301 (колишній) | Порядок №1491 (новий) |
| 1.Статус системи | |
| Описує систему як експериментальний проєкт, запроваджений для тестування е-ТТН | Встановлює систему як повноцінну, завершивши пілотну фазу, що свідчить про перехід до постійного функціонування |
| 2.Термінологія | |
| Використовує терміни, такі як «оператор Провайдера», «АПК» (апаратно-програмний комплекс), «адміністратор Системи» | Вводить оновлені терміни: «оператор платформи ЕДО», «платформа ЕДО», «держатель Системи е-ТТН», «технічний адміністратор Системи е-ТТН». Зміна: нова термінологія відображає більш структурований і розвинений підхід до управління системою |
| 3.Функціонування системи | |
| Описує базові компоненти системи: центральну базу даних (ЦБД), особистий кабінет АПК, кабінет інспектора | Детально регулює авторизацію платформ ЕДО, інформаційну взаємодію, захист інформації, а також роботу з коригуючими та супровідними документами. Зміна: розширення функціональних можливостей і деталізація процесів роботи системи |
| 4.Реєстрація та підписання е-ТТН | |
| Реєстрація та підписання е-ТТН здійснюються через АПК із використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) | Передбачає можливість використання як удосконаленого, так і кваліфікованого електронного підпису, а також електронної печатки. Зміна: розширення варіантів підписання документів, що полегшує доступ для користувачів |
| 5.База даних е-ТТН | |
| Згадує ЦБД як один із компонентів системи без детального опису | Чітко описує функції бази даних е-ТТН, її вміст і вимоги до роботи. Зміна: Більш детальне регулювання ролі бази даних у системі |
| 6.Коригуючі та супровідні документи | |
| Згадує лише супровідні документи без деталізації, а коригуючі документи не описані | Запроваджує поняття коригуючих документів, описує їх види та процес складання. Зміна: Додано нові типи документів для гнучкості в управлінні перевезеннями |
| 7.Кабінет інспектора | |
| Описує кабінет інспектора як інструмент для уповноважених осіб Укртрансбезпеки | Деталізує права та обов’язки адміністратора кабінету інспектора, а також процес реєстрації уповноважених осіб. Зміна: Покращено управління доступом і контроль за використанням кабінету |
| 8.Права та обов’язки операторів | |
| Визначає обов’язки оператора Провайдера у загальних рисах | Детально описує права й обов’язки оператора платформи ЕДО, включаючи вимоги до підключення, тестування та підтримки користувачів. Зміна: Чіткіше визначено роль і відповідальність операторів |
| 9.Захист інформації | |
| Містить загальні вимоги до захисту інформації та використання засобів криптографічного захисту | Посилює вимоги до криптографічного захисту й процедур безпеки, деталізуючи їх. Зміна: Підвищено стандарти інформаційної безпеки |
| 10.Режим роботи системи | |
| Система працює цілодобово з можливістю профілактичних робіт | Зберігає цілодобовий режим роботи з аналогічними умовами. Зміна: У цьому аспекті суттєвих змін немає |
Висновок
Порядок №1491 є значно деталізованішим і структурованішим документом порівняно з Порядком №301. Він відображає еволюцію системи е-ТТН від експериментальної фази до повноцінного функціонування. Основні зміни включають:
- перехід до постійної системи;
- оновлення термінології;
- розширення функціональних можливостей;
- деталізацію процесів реєстрації, підписання та роботи з документами;
- введення нових типів документів (коригуючих);
- покращення управління доступом і контролем;
- посилення вимог до безпеки.
Ці зміни свідчать про вдосконалення системи та її адаптацію до практичного використання на постійній основі.