Організація роботи бухгалтерії у 2026 році: налаштування процедур за Законом № 996 та наказами Мінфіну

1. Створюємо бухгалтерську службу: що для цього потрібно?
2. Організаційний старт: обрання форми обліку та створення підрозділу
3. Кадрове забезпечення: призначення, кваліфікація та посадові інструкції
4. Наказ про облікову політику та робочий план рахунків
5. Регламентація первинного обліку та графік документообігу
6. Внутрішній контроль, постійно діючі комісії та інвентаризація
7. Висновки

Створюємо бухгалтерську службу: що для цього потрібно?

Організація бухгалтерського обліку на підприємстві – це послідовний процес переходу від управлінських рішень керівника до чітких щоденних облікових процедур. Щоб бухгалтерська служба функціонувала безперебійно, документи затверджують у такій хронологічній послідовності:

1. Форма обліку та структура підрозділу. Керівник обирає форму організації обліку, затверджує наказ про організацію бухгалтерського обліку, штатний розпис і Положення про бухгалтерську службу.
2. Кадрове оформлення та регламентація обов'язків. Видають накази про призначення персоналу, затверджують посадові інструкції під особистий підпис працівників та укладають договори про повну матеріальну відповідальність.
3. Методологічний фундамент. Підприємство розробляє та затверджує наказ про облікову політику разом із робочим планом рахунків на підставі національних або міжнародних стандартів.
4. Документообіг і первинний облік. Керівник підписує наказ про затвердження графіка документообігу, переліку осіб із правом підпису та правил застосування первинних форм.
5. Внутрішній контроль та інвентаризація. Створюють постійно діючі комісії (інвентаризаційну, зі списання майна) і затверджують порядок проведення контрольних процедур.

Такий покроковий алгоритм гарантує юридичну бездоганність обліку, розмежовує зони персональної відповідальності та запобігає затримкам і викривленням у звітності.

Організаційний старт: обрання форми обліку та створення підрозділу

Організація бухгалтерського обліку на підприємстві починається з управлінського рішення керівника або власника, оскільки саме на них законодавство покладає загальну відповідальність за створення належних умов для ведення обліку (ч. 2 та ч. 3 ст. 8 Закону №996).

На цьому етапі затверджують такі організаційні документи:

1. Наказ керівника про організацію бухгалтерського обліку

• Для чого потрібен і що регулює: Фіксує обрану підприємством форму організації бухгалтерського обліку з переліку дозволених законом:
  • створення власної бухгалтерської служби,
  • введення до штату посади окремого бухгалтера,
  • залучення стороннього спеціаліста або аутсорсингової аудиторської (бухгалтерської) фірми,
  • самостійне ведення обліку безпосередньо керівником.
• Особливості прийняття: Видається під час реєстрації або старту діяльності підприємства. Підприємства суспільного інтересу зобов'язані утворити саме бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером у складі щонайменше двох осіб (ч. 3 ст. 8 Закону №996).

Підказка!

Якщо ви вирішили вести бухоблік шляхом створення власної бухгалтерської служби, назвіть її в наказі внутрішнім підрозділом Бухгалтерія.

2. Штатний розпис підприємства

• Для чого потрібен і що регулює: Закріплює кількісний та якісний склад працівників підрозділу бухгалтерії, точні назви посад згідно з Національним класифікатором професій ДК 003:2010 (наприклад: «головний бухгалтер», «заступник головного бухгалтера», «бухгалтер» з уточненням напрямку обліку тощо) та посадові оклади.
• Особливості прийняття: Затверджується наказом керівника до моменту оголошення вакансій та фактичного найму персоналу.

3. Положення про бухгалтерську службу

• Для чого потрібен і що регулює: Визначає правовий статус відділу, його структуру, підпорядкованість (безпосередньо керівнику підприємства), основні завдання, функції, права та взаємодію з іншими структурними підрозділами. Закріплює обов'язковість розпоряджень головного бухгалтера щодо надання документів для всіх працівників підприємства.
• Нормативна база: Частина 7 ст. 8 Закону №996.
• Особливості прийняття: Затверджується наказом керівника як локальний нормативний акт безстрокової дії.

Кадрове забезпечення: призначення, кваліфікація та посадові інструкції

Після затвердження структури бухгалтерської служби керівник переходить до кадрового комплектування підрозділу та юридичного розмежування функцій між працівниками. Це усуває дублювання завдань і чітко визначає персональну відповідальність.

На цьому етапі оформлюють такі кадрові документи та процедури:

1. Накази про призначення працівників на посади

• Для чого потрібні і що регулюють: Оформлюють трудові відносини з головним бухгалтером, бухгалтерами різних категорій, касиром та обліковцями, визначаючи дату початку роботи та розмір оплати праці згідно зі штатним розписом.
• Нормативна база: Стаття 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП).
• Особливості прийняття: Видаються на підставі заяв працівників або укладених трудових договорів (контрактів). Головний бухгалтер підприємства суспільного інтересу повинен мати повну вищу економічну освіту, стаж роботи у сфері фінансів, обліку чи аудиту не менше 3 років і не мати непогашеної або незнятої судимості за корисливі злочини (ч. 3 ст. 8 Закону №996).

2. Посадові інструкції працівників бухгалтерської служби

• Для чого потрібні і що регулюють: Регламентують щоденні обов'язки кожного працівника, закріплюють за ними конкретні ділянки обліку (основні засоби, каса, банк, розрахунки з постачальниками, оплата праці), визначають їхні права, взаємозамінність на час відпусток чи хвороб і вимоги до знань.
• Особливості прийняття: Складаються керівником бухгалтерської служби, затверджуються наказом керівника підприємства (або особистим грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ») і вручаються кожному працівнику під особисту розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Підказка!

В Реєстрі класифікацій оприлюднено такі версії стандартів для бухгалтерів:

№ з/п	Назва затвердженого професійного стандарту	Де почитати
1	Бухгалтер	завантажити
2	Бухгалтер дипломований	завантажити
3	Головний бухгалтер агропромислового підприємства	завантажити
4	Бухгалтер агропромислового підприємства	завантажити
5	Головний бухгалтер бюджетної установи	завантажити
6	Бухгалтер бюджетної установи	завантажити
7	Головний бухгалтер підприємства, що становить суспільний інтерес	завантажити

Згідно зі ст. 4-2 КЗпП профстандарти виступають основою для розробки внутрішніх посадових та робочих інструкцій.

3. Договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

• Для чого потрібні і що регулюють: Покладають на працівника юридичний обов'язок відшкодувати підприємству пряму дійсну шкоду в повному обсязі в разі нестачі або псування довірених йому цінностей.
• Особливості прийняття: З бухгалтерами, навіть з головним бухгалтером такі договори не укладаються, якщо тільки їх робота не пов’язана із приймання, зберіганням та видачою матеріальних цінностей. Проте, вони укладаються в з касиром під час прийняття на роботу до моменту фактичного надання доступу до готівки, грошових документів і печаток каси.

Наказ про облікову політику та робочий план рахунків

Формування методологічних засад обліку є фундаментом для складання достовірної фінансової звітності. Згідно з принципом послідовності обрані облікові методи мають застосовуватися постійно з року в рік (ст. 4 Закону №996, п. 6 розд. ІІІ НП(С)БО 1).

На цьому етапі розробляють і затверджують такий ключовий розпорядчий документ:

1. Наказ про облікову політику підприємства

• Для чого потрібен і що регулює: Закріплює сукупність обов'язкових принципів, методів і процедур обліку, щодо яких законодавство передбачає варіативність (вибір з кількох альтернатив). До наказу недоцільно дублювати безальтернативні імперативні норми закону (п. 1.3 Методрекомендацій №635).
• Особливості прийняття: Розробляється головним бухгалтером і затверджується наказом керівника підприємства на безстроковій основі на момент початку діяльності. Зміни до наказу вносяться лише у випадках, визначених п. 9 НП(С)БО 6 (зміна статутних вимог, зміна вимог Мінфіну або якщо зміни забезпечать достовірніше відображення операцій).

2. Ключові елементи облікової політики (що обов'язково прописати)

У наказі про облікову політику закріплюють, наприклад, такі практичні параметри:

• Основні засоби та МНМА: вартісну межу для зарахування активів до складу малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА, субрахунок 112); обрані методи амортизації для кожної групи необоротних активів; періодичність зарахування сум дооцінки ОЗ до нерозподіленого прибутку (п. 2.6, 2.7 Методрекомендацій №635).
• Запаси: методи оцінки запасів при їх вибутті (FIFO, ідентифікованої собівартості, середньозваженої собівартості, нормативних затрат або ціни продажу) окремо для кожної класифікаційної одиниці; порядок обліку транспортно-заготівельних витрат (ТЗВ) (п. 2.1–2.3 Методрекомендацій №635).
• Зобов'язання та резерви: метод розрахунку резерву сумнівних боргів (із застосуванням коефіцієнта сумнівності або абсолютної суми сумнівної заборгованості); перелік створюваних забезпечень майбутніх витрат і платежів (на виплату відпусток, виконання гарантійних зобов'язань тощо) (п. 2.8, 2.9 Методрекомендацій №635).
• Критерій суттєвості: кількісні пороги суттєвості для окремих статей фінансової звітності, господарських операцій та помилок минулих років (п. 2.20 Методрекомендацій №635).

3. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку

• Для чого потрібен і що регулює: Встановлює перелік синтетичних і аналітичних рахунків та субрахунків, необхідних для повної деталізації господарських операцій конкретного бізнесу. Зокрема, фіксує використання рахунків класу 9 «Витрати діяльності» з можливістю одночасного відкриття рахунків класу 8 «Елементи витрат».
• Нормативна база: План рахунків бухгалтерського обліку та Інструкція про його застосування, затверджені наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.
• Особливості прийняття: Затверджується керівником як обов'язковий додаток до наказу про облікову політику підприємства.

Підказка!

Докладно про складання Наказу про облікову політику ми розповіли в статтях:

• «Наказ про облікову політику підприємства: як його скласти у 2026 році на прикладі від редакції»
• «Наказ про облікову політику підприємства у 2026 році: коли до нього потрібно вносити зміни в середині року»

Регламентація первинного обліку та графік документообігу

Основою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення таких операцій (ч. 1 ст. 9 Закону №996). Щоб обробка документів відбувалася без затримок і втрати первинних даних, на підприємстві запроваджують внутрішні розпорядчі акти.

На цьому етапі розробляють і затверджують такі документи:

1. Наказ про затвердження Графіка документообігу

• Для чого потрібен і що регулює: Встановлює чіткі маршрути й терміни створення, перевірки, передачі до бухгалтерії, обробки та архівування первинних документів кожним підрозділом підприємства. Мінімізує час перебування документів у виконавців і закріплює, що вимоги головного бухгалтера щодо порядку надання документів є обов'язковими для всіх служб (п. 5.1–5.5 Положення №88).
• Нормативна база: Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
• Особливості прийняття: Затверджується керівником у формі схеми або таблиці з визначенням посадових осіб, відповідальних за складання кожного типу документа.

2. Наказ про право підписання первинних документів

• Для чого потрібен і що регулює: Визначає вичерпний перелік посадових осіб, які уповноважені давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних із відпуском грошових коштів, дефіцитних і коштовних матеріальних цінностей. Кількість таких осіб має бути суворо обмеженою (п. 2.12 Положення №88).
• Нормативна база: Частина 2 ст. 9 Закону №996, п. 2.12–2.13 Положення №88.
• Особливості прийняття: Затверджується наказом керівника підприємства та регулярно оновлюється в разі кадрових перестановок.

3. Наказ про затвердження переліку та форм первинного обліку

• Для чого потрібен і що регулює: Фіксує бланки первинного обліку, які підприємство використовує у своїй діяльності. Суб'єкти господарювання мають право застосовувати сучасні типові форми обліку основних засобів та запасів або розробляти власні форми за умови наявності всіх обов'язкових реквізитів (п. 2.6 Положення №88). Наприклад, такі недержавні підприємства такі форми можуть створити на підставі затверджених для державних установ:
  • Для необоротних активів: типові форми згідно з наказом Мінфіну від 13.09.2016 №818 (акт приймання-передачі, акт введення в експлуатацію, акт передачі/приймання на ремонт чи реконструкцію, акт списання тощо).
  • Для запасів: типові форми згідно з наказом Мінфіну від 13.12.2022 №431 (акт про приймання запасів, накладна (вимога) на внутрішнє переміщення, акт списання запасів тощо).
• Особливості прийняття: Затверджується окремим наказом керівника або у вигляді додатків до наказу про організацію бухобліку.

4. Регламент контролю та перевірки документів («вето» бухгалтера)

• Для чого потрібен і що регулює: Встановлює порядок обов'язкової перевірки документів бухгалтером за формою (наявність реквізитів) і змістом (законність операції). У разі виявлення незаконних операцій бухгалтер письмово інформує керівника та приймає документ до обліку лише за окремим письмовим розпорядженням керівника, який і несе повну відповідальність за таку операцію (п. 2.14–2.15 Положення №88).
• Особливості прийняття: Включається як окремий розділ до Положення про бухгалтерську службу або наказу про організацію бухобліку.

Внутрішній контроль, постійно діючі комісії та інвентаризація

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємство зобов'язане проводити інвентаризацію активів і зобов'язань (ч. 1 ст. 10 Закону №996). Це фінальний та безперервний контур контролю за збереженням майна підприємства.

На цьому етапі приймають такі накази та регламенти:

1. Наказ про створення постійно діючої інвентаризаційної комісії

• Для чого потрібен і що регулює: Створює постійно діючий орган для організації перевірок наявності майна, списання активів та контролю за роботою матеріально відповідальних осіб. За великого обсягу робіт цим же або окремим наказом створюють робочі інвентаризаційні комісії безпосередньо на місцях зберігання чи виробництва (п. 2.1–2.2 розд. ІІ Положення №879).
• Особливості прийняття: Очолює головну комісію керівник (або його заступник). До складу робочих комісій заборонено включати самих матеріально відповідальних осіб (комірників, касирів), проте перевірка активів здійснюється виключно в їхній присутності (п. 2.4 розд. ІІ Положення №879). Заборонено призначати голову робочої комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб два роки поспіль.

2. Наказ про проведення річної (або позапланової) інвентаризації

• Для чого потрібен і що регулює: Встановлює конкретні строки початку та закінчення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності, перелік об'єктів перевірки та склад задіяних комісій. Регламентує також обов'язкове негайне проведення позапланової інвентаризації у разі зміни матеріально відповідальної особи, встановлення фактів крадіжок, псування цінностей або стихійного лиха (п. 7 розд. І Положення №879).
• Особливості прийняття: Видається щороку перед початком обов'язкової суцільної інвентаризації у визначені законом строки (зазвичай у період з 1 жовтня по 31 грудня) або оперативно в день настання надзвичайних подій чи зміни МВО.

3. Наказ про затвердження результатів інвентаризації

• Для чого потрібен і що регулює: Юридично закріплює висновки інвентаризаційної комісії щодо врегулювання виявлених лишок, нестач, пересортиці чи сумнівної заборгованості. Є підставою для відображення інвентаризаційних різниць у бухгалтерському обліку того звітного періоду, в якому закінчено інвентаризацію (п. 3 розд. IV Положення №879).
• Особливості прийняття: Керівник розглядає та затверджує складений комісією Протокол інвентаризаційної комісії протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.

Підказка!

Зразок наказу про призначення інвентаризаційної комісії та проведення інвентаризації ви можете знайти в нашій статті «Інвентаризація–2025: правила, строки і нюанси проведення (та що треба зробити вже у вересні 2025 року)».

4. Інструкція з порядку поточного та архівного зберігання первинних документів і захисту даних

• Для чого потрібен і що регулює: Визначає місця та відповідальних осіб за зберігання оброблених первинних документів у бухгалтерії (у зачинених шафах або окремих кімнатах), обов'язкове зберігання бланків суворої звітності в сейфах, порядок передачі справ до архіву підприємства, а також регламент резервного копіювання комп'ютерних баз обліку. Видача документів іншим підрозділам допускається лише за письмовим дозволом головного бухгалтера.
• Нормативна база: Розділ 6 Положення №88, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5).
• Особливості прийняття: Затверджується наказом керівника як внутрішній постійний регламент безпеки даних.

Підказка!

Про організацію діловодства на підприємстві в цілому і у підрозділі бухгалтерії ми докладно розповідали в статтях:

• «Організація діловодства та архівного зберігання документів згідно ДСТУ 4163:2020: практичні питання»
• «Інструкція з діловодства на підприємстві: алгоритм розроблення, затвердження і внесення змін + шаблон за ДСТУ»
• «Номенклатуру справ бухгалтерії на 2026 рік слід розробити до 15 листопада! (Але штрафів за це немає)»

Висновки

Підсумовуючи алгоритм побудови ефективної та юридично захищеної бухгалтерської служби на підприємстві, виділимо ключові практичні тези:

• Відповідальність керівника за форму обліку. Організація бухгалтерського обліку є прямою компетенцією власника або керівника (ст. 8 Закону №996), який зобов'язаний видати наказ про обрання форми обліку, затвердити штатний розпис і Положення про бухгалтерську службу.
• Чітке кадрове розмежування обов'язків. Безперебійна робота бухгалтерії досягається через затвердження детальних посадових інструкцій за вимогами Довідника професій працівників (Випуск 1) та обов'язкове укладення договорів про повну індивідуальну матеріальну відповідальність із касирами за ст. 135-1 КЗпП.
• Варіативність наказу про облікову політику. Розпорядчий документ про облікову політику (Методрекомендації №635) має бути постійним і містити лише ті методи оцінки, амортизації, створення резервів та межі МНМА, щодо яких закон передбачає вибір із кількох альтернатив, без зайвого дублювання імперативних норм.
• Дисципліна документообігу та право підпису. Вчасне відображення операцій гарантує затверджений Графік документообігу, обмежене коло осіб із правом підпису документів (Положення №88), затвердження форм обліку ОЗ і запасів, а також реалізація процедури контролю («вето» бухгалтера на сумнівні операції).
• Контроль через інвентаризаційні комісії. Достовірність звітності забезпечується діяльністю постійно діючої інвентаризаційної комісії (Положення №879), обов'язковим проведенням річних і позапланових перевірок майна, швидким врегулюванням різниць та надійним архівним зберіганням первинних документів.