- Що таке діловодство та робота з документами?
- Який існує Національний стандарт на оформлення документів?
- Хто несе відповідальність за організацію діловодства та архівної справи на підприємстві?
- Які внутрішні документи мають бути створені на підприємстві для організації діловодства?
- Хто має право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства?
- Яка передбачена адміністративна відповідальність за порушення законодавства щодо зберігання документів?
- Якими нормативно-правовими актами слід керуватися під час організації діловодства та створення архіву?
Що таке діловодство та робота з документами?
Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують 1) документування управлінської інформації та 2) організацію роботи зі службовими документами.
Під документуванням управлінської інформації слід розуміти процеси створювання службових документів. Цими процесами, зокрема, є складення текстів та оформлення відповідних видів управлінських документів.
Під організацією роботи зі службовими документами слід розуміти:
- організацію документообігу,
- формування справ,
- зберігання службових документів та
- користування ними у поточній діяльності підприємства.
Кожен з цих процесів потребує створення правил та контроль за їх дотриманням з боку керівництва підприємства, установи або організації.
Зв’язок діловодства з архівною справою реалізується за рахунок того, що більшість документів, нагромаджених внаслідок діяльності підприємства, підлягає зберіганню в архіві, і рівень підготовки цих документів та організації роботи з ними у діловодстві значною мірою впливає на якість документів як джерел архівної інформації, а також на процеси формування архівного фонду підприємства.
Який існує Національний стандарт на оформлення документів?
Із важливих загальнодержавних нормативних документів, що встановлюють вимоги до оформлення документів, на особливу увагу заслуговує Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (чинний від 01.09.2021).
ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі – ОРД) незалежно від носія інформації, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності. Зокрема, на такі підкласи ОРД:
- організаційні (статути, положення, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (накази, розпорядження тощо);
- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи.
ДСТУ 4163:2020 встановлює:
- склад реквізитів документів;
- вимоги до змісту і місця розташування реквізитів у документах;
- вимоги до бланків та оформлення документів;
- вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
Про те, як застосовувати цей стандарт, ми докладно розповідали у статтях:
Хто несе відповідальність за організацію діловодства та архівної справи на підприємстві?
Згідно з законодавством відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник підприємства (п. 6 розділу І Правил №1000/5).
Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
Важливо!
Безпосередня організація діловодства у структурних підрозділах підприємства покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.
Хоча, за можливості, для організації діловодства на підприємстві створюється спеціальний підрозділ – служба діловодства.
Служба діловодства згідно зі структурою підприємства має конкретне найменування, наприклад: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства та контролю тощо. На малому підприємстві функції такої служби може виконувати лише один працівник, як правило – секретар чи діловод, або інша особа, на яку згідно з наказом керівника підприємства покладається відповідальність за організацію діловодства.
Кожне підприємство повинно мати визначений конкретний комплекс службових документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування діяльності цього підприємства.
Створювані управлінські документи мають відповідати правовому статусу підприємства.
Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, статутом підприємства, положеннями про його структурні підрозділи та посадовими інструкціями.
Законодавство передбачає створення на підприємствах архівів для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними зі службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.
Архів може бути самостійним структурним підрозділом підприємства або входити до структури служби діловодства. На малих підприємствах керівником призначається особа, відповідальна за архів (п. 8 розділу І Правил №1000/5).
Які внутрішні документи мають бути створені на підприємстві для організації діловодства?
З метою раціональної організації діловодства та архівної справи працівниками служби діловодства за участю фахівців кадрової служби та архіву підприємства мають бути розроблені, а керівником підприємства затверджені такі локальні нормативні документи:
- положення про архівний підрозділ;
- положення про експертну комісію;
- положення про службу діловодства;
- посадові інструкції працівників, які здійснюють діловодне та архівне обслуговування;
- інструкція з діловодства;
- номенклатура справ підприємства;
- альбом або збірник форм (зразків) документів, які створюються у результаті діяльності підприємства.
Докладніше про це читайте в наших статтях:
Хто має право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства?
Відповідно до ст. 42 Закону №3814-ХІІ центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.
Особи, відповідальні за архів підприємства, користувачі архівними документами та інші особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні, незаконному вивезенні за межі України або незаконній передачі іншій особі архівних документів, а також у порушенні порядку щодо доступу до зазначених документів та інших порушеннях законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, несуть відповідальність згідно з законом.
У разі виявлення зазначених порушень уповноважені посадові особи складають протоколи про адміністративні правопорушення згідно з Інструкцією №2013/5. Втім, адмінштраф наразі дуже невеликий.
Яка передбачена адміністративна відповідальність за порушення законодавства щодо зберігання документів?
Згвдно ст. 92-1 КУпАП, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану – тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб – від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Тобто для відповідальних працівників перше порушення загрожує штрафом від 85 до 170 грн.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з таких порушень, – тягнуть за собою накладення штрафу на громадян від семи до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб – від десяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Тобто повторне протягом року порушення збільшує штраф, але не критично, від 170 до 680 грн.
Проте ці штрафи – дрібниця у порівнянні з тим, які штрафи можуть загрожувати підприємству в разі незберігання первинних документів, за якими ведеться бухгалтерський облік, складаються податкові накладні та звітність. Про строки зберігання цих документів, розмір штрафів і про те, що робити в разі їх втрати, ми розповідали у цій статті.
Тому, як правило, обережний платник податків нічого не знищує і все зберігає так, щоб будь-який документ можна було швидко знайти. А правильна організація діловодства в цьому допоможе!
Якими нормативно-правовими актами слід керуватися під час організації діловодства та створення архіву?
На сьогодні в Україні сформовано значну нормативно-правову, нормативну і методичну базу, спрямовану на забезпечення функціонування документо-інформаційної сфери на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – підприємство). Провідну роль у формуванні цієї бази відіграє Державна архівна служба України (далі – Укрдержархів), яка згідно з законодавством є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері діловодства й архівної справи, та Міністерство юстиції України, якому підпорядковується Укрдержархів.
Зверніть увагу!
Основним законодавчим актом, що регулює державну політику у сфері діловодства й архівної справи, є Закон України від 24.12.1993 №3814-ХІІ «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Закон №3814-ХІІ). Згідно з цим Законом юридичні та фізичні особи зобов’язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його поповненню.
Також слід зазначити Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», що встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.
До зазначених законів уряд країни видав низку підзаконних актів, вимоги яких стосуються сфери діловодства й архівної справи (зокрема, запровадження електронного документообігу та приймання-передавання електронних документів на архівне зберігання) і доповнюють, роз’яснюють та деталізують положення відповідних законів, а саме такі:
- Постанова КМУ від 14.04.1997 №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа»;
- Постанова КМУ від 08.08.2007 №1004 «Про проведення експертизи цінності документів»;
- Постанова КМУ від 19.10.2016 №736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію»;
- Постанова КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»;
- Наказ Мін'юсту від 10.02.2012 №232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»;
- Наказ Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів» (далі – Перелік №578/5);
- Наказ Мін'юсту від 19.06.2013 №1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»;
- Наказ Мін'юсту від 25.09.2013 №2013/5 «Про затвердження Інструкції з оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи»;
- Наказ Мін'юсту від 11.11.2014 №1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» (далі – Порядок №1886/5);
- Наказ Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (далі – Правила №1000/5);
- Наказ Мін'юсту від 30.12.2020 №4555/5 «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання».
Зазначимо, що вимоги до ведення електронного документообігу, організації роботи з електронними документами у діловодстві підприємстві та підготовки цих документів до передання на архівне зберігання встановлені Порядком №1886/5. А загальні засади документування управлінської інформації, особливості організації діловодства та архівного зберігання документів у паперовій формі визначаються Правилами №1000/5.
Для визначення строків зберігання типових документів, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних усіма юрособами незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документації, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності підприємств, застосовують Перелік №578/5.
