- Підприємці повинні зберігати первинні документи і відповідають за їх втрату
- Який розмір штрафів за незбереження первинних документів?
- Чи можна уникнути штрафу?
- Що для цього потрібно зробити?
Підприємці повинні зберігати первинні документи і відповідають за їх втрату
Нагадаємо, що за п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, яку вони використовували для складання податкової звітності та обчислення податків, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ПКУ;
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується строк зберігання 2555 днів;
- 1095 днів – для інших документів, які використовувалися для складання податкової звітності та обчислення суми податків;
- 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Ця норма стосується і ФОПів. Звісно, вони не здійснюють контрольовані операції, і не всі з них провадять ЗЕД, але навіть ті, хто працює суто в Україні, не мають найманих працівників і визначають свій оподаткований дохід без ведення обліку витрат – повинні зберігати первинні документи про надходження коштів не менш ніж 1095 днів. Тобто славнозвісні три роки!
Зауважимо, що п. 44.3 ПКУ говорить і про продовження зазначених строків, проте зараз ми в це заглиблюватися не будемо. Головне, ми встановили факт: підприємці повинні зберігати первинку і відповідають за її втрату.
Який розмір штрафів за незбереження первинних документів?
У разі втрати первинних документів про це треба повідомити ДПС, а втрачене – відновити протягом 90 днів з дати такого повідомлення. Про це говорить п. 44.5 ПКУ. Тобто просто «загубити» первинку не вийде, податківці вимагатимуть її надання під час перевірки, а в разі відсутності оштрафують ФОПа за незбереження документації (п. 121.1 ПКУ).
Штраф за незбереження первинних документів – 1020 грн.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.
Чи можна уникнути штрафу?
Так, проте таким звільненням можуть скористатися не всі, а лише платники податків/податкові агенти, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих рф територіях України (пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ). Про це розповів бізнес-адвокат Богдан Янків на своєму каналі у Телеграм.
Важливо: підставами неможливості пред’явлення первинних документів є: втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих рф територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.
Що для цього потрібно зробити?
Подати до контролюючого органу в довільній формі повідомлення* про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначити:
- обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;
- податкові (звітні) періоди;
- загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).
Повідомлення подається до:
- контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків – в електронному вигляді («Листування з ДПС» Електронного кабінету);
- або будь-якого діючого центра обслуговування платників – на паперових носіях (особисто/уповноваженою на це особою або поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення).
* При цьому повідомлення адресується контролюючому органу за основним місцем обліку платника податків.
Зверніть увагу!
Втрата документів, що не пов’язана з вище переліченими обставинами, не надає права платнику податків/податковому агенту застосовувати положення пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ. При цьому обов’язок доведення відсутності підстав для звільнення від відповідальності покладається на контролюючий орган.
Платник податків/податковий агент, який безпідставно застосував ці положення ПКУ, вважається таким, що ухиляється від сплати податків, та несе відповідальність, передбачену ПКУ та іншими законами України.
Ознайомитися із розʼясненням ДПС в системі «ЗІР» можете тут.
