Затвердження документів на підприємстві згідно ДСТУ 4163:2020: основні правила, типові помилки і готові зразки

1. В яких випадках документ потребує затвердження
2. Три групи документів, що підлягають затвердженню
3. Способи затвердження документів
4. Чотири варіанти оформлення затвердження в документах
5. Типові помилки в оформленні грифу затвердження
6. Практична порада щодо оформлення документів
7. Висновки

В яких випадках документ потребує затвердження

Затвердження – це спосіб засвідчення документа, що надає йому юридичної сили та встановлює обов’язковість його виконання. Документ потребує затвердження у разі, коли це передбачено:

• нормами законодавства;
• статутом або іншими установчими документами підприємства.

Як правило, затверджують документи, які:

• визначають правовий статус, структуру й організацію діяльності підприємства;
• регламентують порядок діяльності колегіальних органів (правління, ради, комісії), структурних підрозділів, працівників та конкретних робочих процесів;
• встановлюють плани, програми, нормативи, обсяги фінансових і кадрових ресурсів;
• підсумовують результати діяльності підприємства загалом, його структурних підрозділів, колегіальних органів та підтверджують виконання планів, програм, цільового використання ресурсів;
• містять правила, норми, завдання та процедури, обов’язкові для всіх або окремих працівників підприємства.

Три групи документів, що підлягають затвердженню

Управлінські документи, що підлягають затвердженню, можна поділити на три основні групи.

До першої групи належать усі організаційні документи підприємства:

• статут або положення про підприємство;
• структура підприємства;
• штатний розпис;
• положення про структурні, зокрема відокремлені, підрозділи підприємства;
• положення про постійно діючі колегіальні органи;
• посадові та робочі інструкції працівників;
• колективний договір;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• номенклатура справ;
• інструкції (з діловодства, охорони праці, цивільного захисту тощо);
• правила, порядки, політики, регламенти, нормативи виконання різних видів робіт.

До другої групи належить планово-звітна документація підприємства, зокрема:

• кошториси витрат і бюджети (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку й освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);
• плани (фінансові, робочі, тематичні, перспективні; науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки і технологій; кооперованого постачання продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; роботи рад – видавничої, експертної, наглядової, методичної, науково-технічної, педагогічної, вченої тощо);
• програми (фінансові, виробничі, науково-технічні, соціальні тощо);
• звіти (фінансові та статистичні; з основної діяльності; про відрядження, виконання робіт / надання послуг, проведення досліджень тощо).

До третьої групи належать деякі види інформаційно-аналітичних документів, а саме:

• акти (списання основних засобів; вилучення документів для знищення; приймання-передавання справ; перевіряння наявності та стану справ (документів) тощо);
• графіки (відпусток, чергувань тощо);
• протоколи засідань постійно діючих комісій, рад, робочих груп (за потреби).

Важливо!

Перелік конкретних управлінських документів, що підлягають затвердженню, підприємство визначає самостійно з урахуванням вимог законодавства й обов’язково додає до Інструкції з діловодства на підприємстві.

Способи затвердження документів

Способи затвердження управлінських документів визначено у главі 7 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.

Документ може бути затверджений:

• посадовою(-ими) особою(-ами), до повноважень якої(-их) належать питання, зафіксовані в цьому документі. Як саме в документі відображати таке затвердження, розповімо далі;
• протоколом колегіального органу підприємства або юрособи вищого рівня, якій підпорядковано це підприємство;
• наказом керівника підприємства з основної діяльності або розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням) керівника юрособи вищого рівня.

При цьому слід враховувати, що посадові особи безпосередньо затверджують документи, які не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження в роботу або виконання. Такими документами є: штатні розписи, кошториси, плани, звіти, протоколи, акти, посадові та робочі інструкції, номенклатури й описи справ, програми заходів, графіки, нормативи тощо.

Протоколом або розпорядчим документом затверджують: положення про структурні підрозділи та колегіальні органи підприємства, інструкції, правила, порядки, регламенти й інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

Чотири варіанти оформлення затвердження в документах

Відповідно до пунктів 5.16 і 7.7 Національного стандарту України (ДСТУ 4163:2020) «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» реквізит «Гриф затвердження» оформлюють у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 100 мм.

Гриф затвердження має кілька варіантів оформлення залежно від способу затвердження документа.

Варіант 1.

Якщо рішення про затвердження певного документа (наприклад, правил внутрішнього трудового розпорядку) ухвалюється на загальних зборах трудового колективу підприємства, то гриф затвердження складається зі:

• слова «ЗАТВЕРДЖЕНО» (без лапок і розділових знаків);
• назви виду, дати і номера документа, в якому зафіксовано рішення про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку.

Приклад:

Варіант 2.

Якщо документ затверджує посадова особа, гриф затвердження складається зі:

• слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок і розділових знаків);
• назви посади (в називному відмінку);
• особистого підпису, власного імені та прізвища цієї особи;
• дати затвердження.

Приклад:

Варіант 3.

У разі затвердження одного управлінського документа кількома посадовими особами або колегіальними органами одночасно оформлюють відповідну кількість грифів затвердження.

Якщо документ затверджують дві посадові особи або два колегіальні органи різних юросіб, грифи затвердження розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше ніж двоє – на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

Приклад:

Варіант 4.

Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням), то гриф затвердження складається зі:

• слова «ЗАТВЕРДЖЕНО» (без лапок і розділових знаків);
• назви виду розпорядчого документа в називному відмінку;
• дати і номера розпорядчого документа.

Приклад:

Типові помилки в оформленні грифу затвердження

Найпоширенішими помилками в оформленні грифу затвердження є такі:

1. Проставлення двокрапки після слів «ЗАТВЕРДЖЕНО» або «ЗАТВЕРДЖУЮ».
2. Зазначення виду документа або назви посади керівника в орудному відмінку, наприклад: «Наказом», «Протоколом», «Директором», «Головою Правління» тощо.
3. Використання слова «від» перед датою розпорядчого документа, яким затверджено інший, зокрема організаційний або інформаційно-аналітичний, документ, наприклад: «від 20.05.2026».

Такі недоліки зазвичай не впливають на чинність документа, проте свідчать про низьку культуру діловодства та недотримання вимог ДСТУ 4163:2020 і можуть знижувати рівень довіри з боку ділових партнерів.

Практична порада щодо оформлення документів

Документи, що підлягають затвердженню, доцільно оформлювати на бланку з кутовим розташуванням реквізитів. Насамперед це пов’язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище реквізиту «Назва виду документа», тому що затверджується сам документ (акт, інструкція, план, звіт, протокол тощо), а не текст документа.

На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів зробити це практично неможливо через відсутність відповідного місця для грифу затвердження у правому верхньому куті бланка.

Правильний варіант:

Неправильний варіант:

Висновки

1. Затвердженню підлягають усі організаційні документи підприємства, планово-звітна документація, деякі види інформаційно-аналітичних документів (акти, графіки, протоколи).
2. Гриф затвердження оформлюють залежно від способу затвердження документа.
3. Якщо документ затверджує безпосередньо керівник, використовують слово «ЗАТВЕРДЖУЮ».
4. Якщо документ затверджено розпорядчим документом або протоколом, застосовують слово «ЗАТВЕРДЖЕНО».
5. На спільних управлінських документах оформлюють кілька грифів затвердження.
6. Перелік конкретних документів, що підлягають затвердженню, підприємство визначає самостійно в інструкції з діловодства.