Що таке наказ та які бувають види наказів?
Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником юрособи на правах єдиноначальності й у межах його компетенції.
Залежно від змісту управлінської дії накази поділяють на такі три основні види:
- з основної діяльності (основних питань діяльності) юрособи;
- з адміністративно-господарських питань;
- з кадрових питань.
Видову класифікацію наказів визначено у нормативно-правових актах, обов’язкових для виконання усіма юрособами:
- Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5), а саме – у п. «а», «б» й у ст. 16 Переліку №578/5;
- Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), а саме – в абзаці третьому п. 3 глави 1 розділу ІІ Правил №1000/5;
- Національному класифікаторі України «Класифікатор управлінської документації» (НК 010:2021), затвердженому наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 №526-21.
Зверніть увагу! Вид наказу визначити дуже важливо. Адже різні за видами накази мають різні строки зберігання, окремо реєструються та формуються у відповідні справи, а у подальшому – одні з них підлягають тривалому зберіганню, інші – знищенню. Більш детально строки зберігання наказів розглянемо в окремій публікації.
Накази з основної діяльності юрособи
Зміст наказів з основної діяльності стосується найважливіших питань управлінської та профільної (наприклад, агропромислової, банківської, видавничої, рекламної, торговельної тощо) діяльності юрособи, зокрема таких питань, як:
- планування, звітність та фінансування діяльності;
- організація роботи;
- зміна, скорочення або розширення видів діяльності;
- оптимізація організаційної структури юрособи;
- розподіл функцій та повноважень між посадовими особами;
- створення та внесення змін до складу колегіальних дорадчих органів (правління, дирекції, комісії, ради тощо) юрособи;
- затвердження локальних нормативних документів (інструкцій, положень, правил, порядків, регламентів тощо);
- організація та проведення важливих заходів, пов’язаних з основною діяльністю юрособи.
Приклади заголовків до тексту наказів з основної діяльності:
«Про затвердження положень про структурні підрозділи підприємства»
«Про внесення змін до штатного розпису підприємства на 2025 рік»
«Про створення експертної комісії»
«Про розширення ринку збуту продукції компанії»
«Про ліквідацію структурного підрозділу підприємства»
«Про внесення змін до складу наглядової ради компанії»
«Про затвердження інструкції з діловодства у товаристві»
Накази з адміністративно-господарських питань
Зміст наказів з адміністративно-господарських питань стосується:
- організації та проведення певних адміністративно-господарських заходів у межах юрособи або за участю її працівників. Наприклад: інвентаризації, курсів підвищення кваліфікації, поточного ремонту будівель і приміщень, покращання благоустрою територій, прилеглих до будівлі юрособи тощо;
- призначення відповідальних осіб за напрями роботи, що не належать до основної діяльності юрособи (наприклад, за охорону праці, пожежну безпеку, ведення військового обліку працівників, організацію діловодства у структурних підрозділах тощо);
- забезпечення працівників певними засобами, необхідними для виконання посадових обов’язків (наприклад, транспортирними засобами, питною водою, спеціальним одягом і взуттям, засобами індивідуального захисту тощо);
- облаштування робочих місць комп’ютерною та організаційною технікою;
- запровадження незначних змін у роботі окремих структурних підрозділів або працівників юрособи, встановлення певних заборон або обмежень (наприклад, користування обігрівачами, кондиціонерами та іншими електроприладами).
Приклади заголовків до тексту наказів з адміністративно-господарських питань:
«Про проведення річної інвентаризації»
«Про організацію курсів підвищення кваліфікації для працівників планово-економічного відділу підприємства»
«Про створення комісії з перевірки стану діловодства та архівного зберігання документів на підприємстві»
«Про призначення відповідальних за пожежну безпеку у структурних підрозділах установи»
«Про запровадження системи електронного документообігу на підприємстві»
«Про забезпечення працівників компанії комп’ютерною та організаційною технікою»
«Про виготовлення візитних карток для працівників товариства»
«Про проведення озеленення, прибирання та благоустрою території підприємства»
«Про заборону тютюнокуріння у приміщеннях та на території закладу»
Накази з кадрових питань
До наказів з кадрових питань, зокрема, належать накази про:
- прийняття на роботу (призначення на посаду);
- переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
- сумісництво;
- суміщення посад;
- звільнення;
- атестацію певних категорій працівників (зокрема медичних, наукових, педагогічних, соціальних тощо);
- присвоєння звань, підвищення категорії, розряду, рангу;
- зміну біографічних даних;
- заохочення (нагородження, преміювання);
- оплату праці, нарахування різних доплат, надбавок, матеріальної допомоги працівникам;
- додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці;
- соціальні відпустки, зокрема у зв’язку з вагітністю та пологами, у зв’язку з усиновленням дитини, для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років;
- відпустку без збереження заробітної плати;
- довгострокові відрядження за кордон;
- відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, у тому числі щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій;
- короткострокові відрядження за кордон та в межах України;
- стягнення;
- підвищення кваліфікації;
- стажування;
- надання щорічних основних і додаткових оплачуваних відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, творчих відпусток, відпусток для участі в змаганнях тощо.
Які існують реквізити наказу?
Накази оформлюють на спеціальному бланку – бланку наказу. Якщо такий бланк не заведено в юрособі, то наказ може бути оформлений на загальному бланку юрособи або на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) з дотриманням вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020).
Склад реквізитів наказу залежить від його виду.
У повністю оформленому й опрацьованому наказі максимально можуть бути такі реквізити, встановлені ДСТУ 4163:2020:
- зображення Державного Герба України – тільки для юросіб, які згідно зі статутом мають право використовувати державну символіку!
- зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування), зареєстроване в установленому законодавством порядку (для юросіб, які не мають права використовувати державну символіку на бланках);
- найменування юридичної особи вищого рівня (тільки для підвідомчих підприємств, установ і організацій);
- найменування юрособи – автора наказу;
- код юрособи за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ);
- гриф обмеження доступу до документа (тільки для наказів, що містять службову інформацію, до якої має доступ обмежене коло працівників юрособи);
- назва виду документа – НАКАЗ;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа;
- відмітка про контроль;
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- відмітка про наявність підстави для видання наказу (тільки для кадрових наказів);
- підпис;
- візи посадових осіб;
- гриф погодження документа (за потреби);
- відмітка про ознайомлення з документом (тільки для кадрових наказів);
- відмітка про виконання документа;
- відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації (за потреби).
Пропонуємо вам зразки наказів, створені відповідно до ДСТУ 4163:2020:
- Зразок 1 – це зразок наказу з основної діяльності юридичної особи,
- Зразок 2 – це зразок наказу з адміністративно-господарських питань,
- Зразок 3, відповідно, це зразок наказу з кадрових питань.
Зразок 1.
Наказ про удосконалення організаційної структури підприємства (Завантажити >>)
Зразок 2.
Наказ про проведення річної інвентаризації (Завантажити >>)
Зразок 3.
Наказ про надання відпустки без збереження зарплати (Завантажити >>)
Особливості оформлення деяких реквізитів наказу
Найменування юрособи – автора наказу зазначають повністю відповідно до статуту або положення про компанію. Під повним найменуванням дозволяється зазначати скорочене у дужках або без них;
Дату і реєстраційний індекс проставляють у день підписання наказу керівником юрособи. Дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом. До реєстраційного індексу може додаватися літерне позначення. Система індексації наказів розробляється з урахуванням специфіки їх складання, реєстрації та формування у справи, запровадженої у конкретній юрособи та визначеної в інструкції з діловодства.
Місце складення документа має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було створено наказ.
У заголовку до тексту документа стисло викладають зміст наказу, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про затвердження...», «Про звільнення...») або іменника (наприклад, «Про підсумки...», «Про результати...»). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля та розташовувати центровано над текстом.
Структура та наповнення тексту документа залежать від виду наказу.
Текст наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань зазвичай складається з двох частин – констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення. Констатуючу частину тексту друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані. Розпорядчу частину тексту наказу поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті потрібно зазначати виконавців (структурні підрозділи або конкретних посадових осіб), конкретні завдання (доручення) та строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі узагальнено, наприклад: «начальникам структурних підрозділів». У тексті не можна застосовувати написання неконкретних доручень, що містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Якщо наказом скасовується попередній відповідний наказ, то у розпорядчій частині тексту оформлюють пункт, що починається зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …». Останній пункт розпорядчої частини тексту наказу за потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або конкретну посадову особу функцій з контролю за виконанням цього наказу. При цьому керівник юрособи має право залишити контроль за виконанням документа за собою, наприклад: «Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою».
Текст кадрового наказу, як правило, не містить констатуючої частини.
Розпорядча частина тексту починається з відповідного наказового дієслова «ПРИЙНЯТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «НАДАТИ», «ВІДРЯДИТИ» тощо, яке друкують великими літерами нижче заголовку до тексту без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку.
Рядком нижче з абзацу зазначають: ПРІЗВИЩЕ (великими літерами), власне ім'я, по батькові, назву посади (на яку приймають або з якої звільняють працівника тощо); найменування структурного підрозділу юрособи, в якому працює працівник; дату прийняття (переведення, звільнення, направлення у відрядження тощо); умови на яких приймають на роботу або переводять на іншу посаду чи посилання на статтю КЗпП у разі звільнення тощо.
Більш детально про підготовку кадрових наказів і вимоги до оформлення їх реквізитів ми поговоримо в окремій публікації.
Якщо до наказу додаються інші документи (положення, правила, інструкції, порядки, регламенти тощо), то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту роблять посилання: «що додається» або «(додається)». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу самостійно не оформлюють.
Візування та погодження наказів
Візування проєкту наказу залежить від його виду та змісту.
Візування наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань здійснюється у такій послідовності:
- працівником, який підготував проєкт наказу;
- керівником структурного підрозділу, в якому створено проєкт наказу;
- функціональними, територіальними структурними підрозділами, які згадуються у тексті проєкту наказу;
- конкретними посадовими особами, які зазначені у проєкті наказу як виконавці;
- посадовою особою фінансової служби або головним бухгалтером (якщо проєкт наказу стосується фінансових питань);
- посадовою особою правової служби (юрисконсультом) у разі потреби;
- заступником керівника юрособи, який відповідає за питання, що містяться у проєкті наказу.
Візи проставляють лише на першому примірнику наказу, який долучають до відповідної справи. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа. Якщо у процесі візування до проєкту наказу внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню та повторному візуванню.
Проєкти наказів, що зачіпають інтереси інших юросіб, мають попередньо погоджуватися з їх керівництвом. У такому разі в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який додають до цього документа. За наявності розбіжностей до проєкту наказу додають зауваження або суть розбіжностей зазначають у супровідному листі.
Важливо! Наказ набирає чинності з моменту його підписання керівником юрособи та реєстрації, якщо в тексті наказу не встановлено інший строк. Наказ може бути скасовано, змінено або доповнено лише новим наказом відповідного виду.
***
Висновки:
- Законодавством встановлено три основні види наказів, які має право видавати керівник юрособи: з основної діяльності юрособи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань.
- Наказ може бути оформлений на спеціальному бланку наказу або на стандартних аркушах паперу формату А4.
- Склад та оформлення реквізитів наказу мають відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020.