Коли можна використовувати копії згідно з ПКУ
Оскільки найчастіше перевіряють наявність первинних документів та вимагають надання їх копій податківці, почнемо саме з них.
За п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Тобто, для ведення податкового обліку та складання податкової звітності платнику податків потрібні виключно оригінали первинних документів!
Відповідно до пункту 44.5 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 ПКУ, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. Згадки або заборони про використання копій первинних документів у цих нормах не зазначено.
Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
Щодо порядку врахування контролюючими органами при проведенні перевірки копій документів, знятих з оригіналів, які були вилучені правоохоронними органами, зазначаємо таке.
Платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки (п. 85.2 ПКУ).
Отже, перевірятимуть податківці наявність та зміст саме оригіналів первинних документів. А ось вимагатимуть за потреби вони надати копії цих документів. При цьому копія документу сам оригінал не замінить. Така копія потрібна податківцям лише для аналізу здійснених платником господарських операцій і підтвердження надання платником оригіналу первинного документу.
Разом з тим, відповідно до пункту 85.9 ПКУ, у разі, коли до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, були вилучені правоохоронними та іншими органами, зазначені органи зобов'язані надати для проведення перевірки контролюючому органу копії зазначених документів або забезпечити доступ до перевірки таких документів.
Такі копії, засвідчені печаткою та підписами посадових (службових) осіб правоохоронних та інших органів, якими було здійснено вилучення оригіналів документів, або яким було забезпечено доступ до перевірки вилучених документів, повинні бути надані протягом трьох робочих днів з дня отримання письмового запиту контролюючого органу.
Тож, у разі якщо зазначені документи було вилучено правоохоронними та іншими органами, терміни проведення документальної перевірки, у тому числі розпочатої, переносяться до дати отримання вказаних копій документів або забезпечення доступу до них.
Інших можливостей врахування копій первинних документів при проведенні перевірок ПКУ не встановлює. Але копії первинних документів можуть використовуватися платником податків і у інших випадках, передбачених ПКУ.
Так, платникам ПДВ треба пам’ятати про норму п. 201.10 ПКУ. За нею відсутність факту реєстрації платником податку — продавцем товарів/послуг податкових накладних в ЄРПН не дає покупцю права на включення сум ПДВ до податкового кредиту та не звільняє продавця від обов'язку включення суми ПДВ, зазначеної в податковій накладній, до суми податкових зобов'язань за відповідний звітний період.
Але, у разі порушення продавцем граничних термінів реєстрації ПН в ЄРПН, а також допущення продавцем помилок при зазначенні обов'язкових реквізитів ПН покупець таких товарів/послуг має право додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву зі скаргою на такого продавця/покупця (додаток 8 до декларації з ПДВ). Таке право зберігається за ним протягом 365 календарних днів, наступних за граничним терміном подання податкової декларації за звітний (податковий) період, у якому не надано ПН або допущено помилки при зазначенні її обов’язкових реквізитів та/або порушено граничні терміни реєстрації в ЄРПН.
До заяви додаються копії товарних чеків або інших розрахункових документів, що засвідчують факт сплати податку у зв’язку з придбанням таких товарів/послуг, або копії первинних документів, складених відповідно до Закону про бухоблік, що підтверджують факт отримання таких товарів/послуг.
Зауважимо, що на сьогодні не реалізовано технічної можливості процедури подання в електронній формі разом із податковою декларацією з ПДВ таких сканованих копій документів. Тому податківці у роз'ясненні, наведеному в ЗIР, підкатегорія 101.20, зазначають, що такі копії документів подаються платниками ПДВ до податкового органу за місцем податкового обліку на паперових носіях у термін, визначений для подання податкової декларації з ПДВ.
Копії первинних документів для ведення бухобліку
Тепер поговоримо про застосовування копій первинних документів у бухобліку.
Наразі за ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язані за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
З 03.01.2017 року первинні документи офіційно будуть складатися у паперовій або в електронній формі. Тому вищенаведена норма теж зазнає змін.
Так, з 03.01.2017 року у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Залишається незмінною норма щодо вилучення копій первинних документів. За ч. 9 ст. 9 Закону про бухоблік копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. При цьому обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством.
За п. 2.3 Положення №88 на вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок зробити копії документів, складених в електронній формі, на паперовому носії.
Згадка про копії первинних документів також міститься у п. 2.6 Положення №88. За нею фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.
Однак відображати в бухгалтерському обліку здійснені господарські операції потрібно все ж таки на підставі оригіналів первинних документів. Цього прямо вимагає ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік.
При цьому строки зберігання таких документів встановлено Наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
Що стосується методики відновлення документів за відсутності регістрів бухгалтерського обліку, то порядок дій у разі втрати первинних документів визначено пунктом 6.10 Положення №88.
Відновлення касових документів
Загальні правила документального оформлення касових операцій такі.
Порядок складання прибуткових та видаткових касових ордерів встановлено у п. 3.10 Положення № 637. Так, прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості мають заповнюватися бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.
Прямої заборони на відновлення касових ордерів не встановлено. Тобто не зважаючи на важливість таких документів, для них діють загальні правила, встановлені п. 6.10 Положення № 88.
Але ось щодо такої форми документу як фіскальний чек, тут все складніше.
Відповідно до п. 1 розд. ІІ Положення №13 фіскальний касовий чек на товари (послуги) (далі - касовий чек) - розрахунковий документ, надрукований реєстратором розрахункових операцій при проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги). На практиці, якщо такий фіскальний чек буде втрачено, то інформацію щодо нього відновлювали шляхом взяття у контрагента копії даних з контрольної стрічки. Але така копія не має статусу первинного документу, тож підтвердити таким документом, наприклад, витрати підзвітних коштів, наразі неможливо.
Якщо ж йдеться про так званий Z-звіт, то, як роз’яснюють податківці, друкування дублікату фіскального касового чеку у разі його втрати функціями РРО та нормами чинного законодавства не передбачено (див. тут).
Відмінності оригіналу, дублікату, копії та примірника
Ні в одному із діючих законодавчих актів не має конкретного визнання понять оригіналу, дублікату, копії та примірника.
Як ми зазначали вище, про копії первинних документів йдеться у ПКУ та Закону про бухоблік.
На підставі вищенаведеного можна для себе виявити, що є оригіналом. Так, оригінал документа – сам документ, який є першоджерелом.
Примірник – це оригінал, який створюється у випадках складання одного документа в декількох екземплярах. Прикладом такого документу може бути товарно-транспортна накладна, яка складається не менш ніж в чотирьох екземплярах (п. 11.4 гл. 11 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні).
Дублікат – це новий оригінал документа, який видається у разі втраченого оригінала. На відміну від примірника, видача дубліката тягне за собою втрату оригіналом юридичної сили.
Копія – це точне відтворення оригінала документа, виконане ручним або механічним способом. Для надання копії юридичної сили в багатьох випадках закон вимагає належного її завірення.
Юридична сила копії первинних документів
Як ми розглянули вище, крім випадків, прямо обумовлених чинним законодавством, копії первинних документів суб’єктами господарювання не застосовуються. Вони не мають юридичної сили первинного документу, хоча, наприклад, як доказ в суді, суб’єкти господарювання можуть надавати як оригінали, так і копії оригіналів первинних документів (якщо суд вирішить, що цього достатньо).
Відповідно до ст. 69 КАСУ доказами в адміністративному судочинстві є будь-які фактичні дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин, що обґрунтовують вимоги і заперечення осіб, які беруть участь у справі, та інші обставини, що мають значення для правильного вирішення справи. Ці дані встановлюються судом на підставі пояснень сторін, третіх осіб та їхніх представників, показань свідків, письмових і речових доказів, висновків експертів.
Але при цьому потрібно пам’ятати, що за ч. 2 ст. 69 КАСУ докази суду надають особи, які беруть участь у справі. Суд може запропонувати надати додаткові докази або витребувати додаткові докази за клопотанням осіб, які беруть участь у справі, або з власної ініціативи.
При цьому за ст. 70 КАСУ належними є докази, які містять інформацію щодо предмету доказування. Суд не бере до розгляду докази, які не стосуються предмету доказування.
Сторони мають право обґрунтовувати належність конкретного доказу для підтвердження їхніх вимог або заперечень.
Відповідно до ч. 3 ст. 86 КАСУ суд оцінює належність, допустимість, достовірність кожного доказу окремо, а також достатність і взаємний зв’язок доказів у їх сукупності. Але ніде не говориться про заборону надавати копії первинних документів, як докази.
За ст. 36 ГПКУ письмовими доказами є документи i матеріали, які містять дані про обставини, що мають значення для правильного вирішення спору.
При цьому письмові докази можуть подаватися в оригіналі або в належним чином засвідченій копії. Якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг з нього.
Зверніть увагу: в роз’ясненні ВАСУ від 25 лютого 1992 р. вказується, що в разі сумніву судді щодо наданих йому копій документів, він має право витребувати оригінали цих документів.
Отже, оригінали документів подаються, коли обставини справи відповідно до законодавства мають бути засвідчені тільки такими документами, а також в інших випадках на вимогу господарського суду. При цьому ч. 4 ст. 79 КАСУ регламентує порядок дій суду з оригіналами письмових доказів щодо справи. Оригінали письмових доказів, що є у справі, повертаються судом після їх дослідження, якщо це можливо без шкоди для розгляду справи, або після набрання законної сили судовим рішенням у справі за клопотанням осіб, які їх надали. У справі залишається засвідчена суддею копія письмового доказу.