13 жовтня 2025 року Мін'юст нарешті зареєстрував Постанову ПФУ від 19.08.2025 №28-1 (далі – Постанова), яка змінить форму та правила подання Заяви-розрахунку та Повідомлення про використані кошти для отримання лікарняних та декретних.
Ця постанова набере чинності з дати опублікування, про що ми повідомимо додатково.
З набуттям чинності Постанови №28-1 нарешті втратять чинність:
- постанова правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 №12 «Про затвердження Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України»;
- постанова правління Пенсійного Фонду України від 21.12.2022 №28-3 «Деякі питання фінансування для здійснення виплат та надання соціальних послуг, визначених Законом України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування», зареєстрована в Міністерстві юстиції України 29.12.2022 за №1703/39039.
У Постанові №28-1 врегульовано питання щодо двох основних документів для страхувальників, які отримують кошти від ПФУ за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, а саме:
- Заява-розрахунок (додаток 1). Зразок заповнення Заяви-розрахунку за новою формою за посиланням >>
- Повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам (додаток 2). Зразок заповнення Повідомлення про виплату за новою формою за посиланням >>
А як щодо постанови Фонду соцстраху №13?
Логічно було би також, аби втратила чинність і Постанова ФСС №13 від 19.07.2018 р., якою затверджено Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності.
Нагадаємо, що починаючи з 2023 року в Законі №1105 немає згадки про комісію із соціального страхування, натомість є вимога про уповноважених із соціального страхування. І якщо в Постанові №13 чітко визначено правила та процедуру створення і роботи комісії із соціального страхування, то для уповноважених із соціального страхування таких чітких норм немає.
У ст. 22 Закону №1105 скромно зазначено, що «рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами. Страхувальник або уповноважені ним особи здійснюють контроль за правильністю нарахування і своєчасністю здійснення страхових виплат, приймають рішення про відмову в призначенні або припинення страхових виплат (повністю чи частково), розглядають підстави і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат».
Також виникають запитання щодо того, чи встановлювати доплату уповноваженим особам із соціального страхування.
У Постанові №13 прямо зазначено: «Члени комісії виконують свої обов’язки на громадських засадах», але для уповноважених такої норми не передбачено.
На практиці це спричиняє суперечки: одні вважають, що участь у прийнятті рішень щодо оплати або неоплати лікарняних – це додаткова робота, за яку слід здійснювати доплату; інші наполягають, що оплачувати її не потрібно.
Доплата, безумовно, є позитивним стимулом, але водночас у керівників часто виникають питання щодо доцільності її нарахування в ті місяці чи періоди, коли лікарняних немає.
Оновлена Заява-розрахунок: що змінилося?
В оновленій формі заяви-розрахунку зміни здебільшого технічні:
- Раніше лікарняні та декретні відображалися в одному додатку 1.1. Тепер для них передбачено окремі додатки І та ІІ. Хоча відображатимуться вони так само, як і раніше, різниця полягає лише у формі, тож це не викличе проблем при заповненні.
- У додатку ІІІ, як і раніше, зазначається допомога на поховання. Суттєвих новацій немає, лише до переліку підтвердних документів, на підставі який він заповнюється, додано витяг із Державного реєстру актів цивільного стану про смерть.
- У додатку IV («Допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок нещасного випадку або профзахворювання») тепер, окрім РНОКПП чи серії та номера паспорта, потрібно вказувати номер страхового свідоцтва. Зверніть увагу, що в інших додатках цей номер не використовується.
- Додатки V («Виплата у разі переведення потерпілого на легшу, нижчеоплачувану роботу») та VI («Відшкодування вартості поховання потерпілого та ритуальних послуг») залишилися без принципових змін – оновлення мають суто формальний характер.
Але є і важливе нововведення: у заяви-розрахунку з’являються різні статуси.
Увага! Різні статуси заяви-розрахунку!
З нового, на яке варто звернути увагу, це те, що у заяви-розрахунку з’являються різні статуси.
У проєкті Порядку передбачено декілька статусів заяви-розрахунку:
- «Залишено без руху».
- «Прийнято».
- «Відмовлено».
- «Оплачено».
Далі розглянемо детально кожен із статусів.
Статус «Залишено без руху»
Після того як заява-розрахунок разом з додатковими прикріпленими документами надійде до територіального органу ПФУ, її перевіряють. У разі виявлення помилок або недостовірних відомостей ПФУ таку заяву залишає без руху і повідомляє про це страхувальника.
В особистому кабінеті така заява-розрахунок набуває статусу «Залишено без руху», а у повідомленні, надісланому страхувальнику, зазначаються:
- Виявлені недоліки.
- Спосіб та строк усунення недоліків.
- Порядок та строк оскарження рішення про залишення заяви-розрахунку без руху.
Далі страхувальник створює нову заяву-розрахунок, вже з правильними даними, і наново надсилає її до ПФУ.
Статус «Прийнято»
Звісно, найбільш бажаним результатом для роботодавця-страхувальника вважається заява-розрахунок із статусом «Прийнято». Статус «Прийнято» означає, що за страховим випадком чи випадками, зазначеними в заяві-розрахунку, буде здійснено фінансування.
Статус «Відмовлено»
ПФУ може відмовити у фінансуванні страхувальника у таких випадках:
- Відмова або перешкоджання страхувальником проведенню перевірок.
- Виявлення фактів подання страхувальником недостовірних відомостей.
- Порушення порядку використання страхових коштів.
Рішення про відмову надсилається страхувальнику рекомендованим листом з повідомленням про вручення або в електронній формі засобами інтегрованої комплексної інформаційної системи ПФУ.
В особистому кабінеті страхувальника на порталі ПФУ всі заяви-розрахунки, щодо яких прийняте таке рішення, набувають статусу «Відмовлено», а підстави відмови зазначають у квитанції на відправлену заяву-розрахунок.
Поновлення фінансування здійснюється на підставі наказу керівника ПФУ за умови усунення обставин, що спричинили відмову у фінансуванні.
Втім, рішення про відмову у фінансуванні страхувальника може бути оскаржено в адміністративному порядку або ж до суду – тут нічого не зміниться. Якщо страхувальник виграє процедуру оскарження, то відмова у фінансуванні (і відповідний статус) теж будуть скасовані.
Статус «Оплачено»
Якщо заява-розрахунок набула статус «Прийнято», ПФУ має здійснити фінансування страхувальників протягом трьох робочих днів. Після перерахування коштів заява-розрахунок отримує статус «Оплачено».
Після отримання коштів страхувальник не пізніше тридцяти календарних днів з дати отримання страхових коштів на окремий рахунок має подати Повідомлення про виплату страхових коштів (додаток 2 до Порядку).
Унаочнимо у таблиці 1 способи подання заяви-розрахунку.
Таблиця 1
Способи подання Заяви-розрахунку
| 1 | Паперова форма з додаванням на електронному носії копії файлу у форматі EXCEL додатка 1 (Заява-розрахунок): | Особисте звернення до ПФУ |
| Надсилання поштовим відправленням | ||
| 2 | Електронна форма | Через портал ПФУ із застосуванням КЕП |
| Засобами порталу Дія |
Інформація, зазначена в поданій заяві-розрахунку, буде перевірятися шляхом електронної взаємодії з державними електронними інформаційними ресурсами. Якщо зазначені в заяві-розрахунку відомості відсутні у електронних інформаційних ресурсах, до заяви-розрахунку слід подати додаткові документи.
При цьому подаються скановані копії чи фотокопії документів, які підтверджують:
- Настання страхового випадку та його обставини.
- Особливості статусу застрахованої особи.
- Або інші обставини, що впливають на умови і тривалість здійснення страхових виплат, які підтверджують усунення виявлених помилок або недостовірних відомостей.
Важливо! Вимоги до сканованих копій:
- Кольоровий формат з оригіналів документів;
- Мають містити всі сторінки та поля.
- Дані про серію та номер бланків документів.
- Придатні для сприйняття їх змісту.
- Рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300dpi.
- Формат має бути jpg або pdf.
- Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ.
Оновлене Повідомлення про виплату страхових коштів: що змінилося?
В самій формі Повідомлення мало що змінилося. Хіба що зараз ми вказуємо щодо особи, якій виплатили страхові кошти, номер її страхового свідоцтва або індивідуальний податковий номер.
Увага! В новій формі треба буде вказувати РНОКПП або серію (за наявності) та номер паспорта такої особи (якщо вона офіційно відмовилась від РНОКПП і про це зазначено в її паспорті).
Як і раніше, слід чимшвидше подати Повідомлення про виплату страхових коштів до ПФУ в один із допустимих способів (див. таблицю 2).
Таблиця 2
Способи подання Повідомлення про виплату страхових коштів до ПФУ
| 1 | Паперова форма з додаванням на електронному носії копії файлу у форматі EXCEL додатка 1 (Заява-розрахунок): | Особисте звернення до ПФУ |
| Надсилання поштовим відправленням | ||
| 2 | Електронна форма | Через портал ПФУ із застосуванням КЕП |
| Засобами порталу Дія |
Неподання страхувальником Повідомлення протягом трьох місяців з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» є підставою для проведення ПФУ позапланової перевірки використання страхувальником страхових коштів.
Унаочнимо для зручності у таблиці 3 етапи роботи з заявою-розрахунком та Повідомленням.
Таблиця 3
Ключові строки роботи з заявою-розрахунком та Повідомленням
| №з/п | Етапи | Граничний строк |
| 1 | Подання заяви-розрахунку до ПФУ | Не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення страхувальником про призначення страхової виплати |
| 2 | Фінансування страхувальника | Протягом 3-х робочих днів після надходження заяви-розрахунку, яка має статус «Прийнято» |
| 3 | Рішення про відмову у фінансуванні страхувальника | Протягом 3-х робочих днів після настання/виявлення порушень вчинених страхувальником |
| 4 | Надсилання Повідомлення про виплату страхових коштів | Не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» |
Страхові кошти: нарахування, перерахування, виявлення помилок та повернення їх у ПФУ
Стаття 26 Закону №1105 встановлює правила відкриття рахунку, на який будуть зараховуватися кошти у вигляді фінансування від ПФУ, а також правила бухобліку (!) таких коштів.
- По-перше, це має бути окремий поточний рахунок (для небюджетникіа – в банку).
- По-друге, обліковувати кошти на такому рахунку слід на окремому субрахунку бухгалтерського обліку. Як правило, застосовується субрахунок 313.
Кошти, що надходять на окремий рахунок, обліковуються страхувальником окремо від інших коштів на банківських рахунках. На думку автора, це має бути окремий аналітичний субрахунок субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті».
Страхові кошти, зараховані на окремий рахунок, можуть бути використані страхувальником виключно для здійснення страхових виплат застрахованим особам.
Увага! У жодному разі не перераховуйте кошти з рахунку, призначеного для страхових коштів, на рахунок підприємства!
Із цього рахунку кошти можуть бути спрямовані лише на рахунок застрахованої особи. Погоджується ПФУ і на використання таких коштів для сплати податків (ПДФО та військового збору) з лікарняних.
Страхові кошти, зараховані на окремий рахунок, не можуть бути використані для задоволення вимог кредиторів або стягнення за виконавчими та іншими документами, за якими проводиться примусове стягнення відповідно до закону.
У разі якщо сума отриманих страхувальником від ПФУ страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання страхових виплат, невикористані кошти повертаються на рахунок ПФУ протягом трьох робочих днів (п. 8 Порядку).
Якщо страхувальник виявив помилки при нарахуванні страхових виплат, він повертає надміру перераховані та/або виплачені кошти на рахунок ПФУ та одночасно надсилає до Фонду обґрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів (п. 14 Порядку).
Штрафи та пеня
Згідно з ч. 6 ст. 8 Закону №1105, у разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавець відшкодовує ПФУ в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів і сплачує штраф у розмірі 50% такої суми.
За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку накладається штраф розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів.
Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.