Одяг працівників згідно КзПП та Закону про працю: порядок забезпечення, бухгалтерський облік, оподаткування

1. Одяг працівників: визначення та класифікація
2. Вимоги законодавства стосовно забезпечення працівників спеціальним одягом
3. Бухгалтерський облік видачі одягу
4. Бухгалтерський облік виданого одягу
5. Оподаткування виданого одягу
6. Практичні висновки
7. Де прочитати більше про облік та оподаткування одягу від роботодавців?

Одяг працівників: визначення та класифікація

Роботодавець може забезпечувати працівників одягом, який залежно від призначення відносять до наступних категорій:

• спеціальний (захисний) або спецодяг – для захисту працівників на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, а також роботах, пов'язаних із забрудненням або несприятливими метеорологічними умовами,
• спеціальний (формений) – одяг єдиного зразка, що вказує на приналежність до певної організації,
• фірмовий (корпоративний) – для підвищення пізнаваності, виділення серед конкурентів і покращення запам'ятованості підприємства або бренда.

Вимоги законодавства стосовно забезпечення працівників спеціальним одягом

Питання забезпечення спецодягом визначені законодавством – ст. 163 КЗпП та ст. 8 Закону про охорону праці.

Під час забезпечення працівників спецодягом необхідно враховувати наступне:

• забезпечення спецодягом – один з елементів заходів з охорони праці,
• забезпечення спецодягом здійснюється за рахунок роботодавця,
• видача спецодягу в межах установлених норм є обов'язковою,
• роботодавець, може видавати працівникові спецодяг понад встановлені норми, якщо фактичні умови праці цього працівника вимагають їх застосування,
• перелік робіт із шкідливими та небезпечними умовами праці різний для різних галузей економіки.

Зараз забезпечення спецодягом працівників здійснюється на підставі НПАОП, перелік яких наведено у Покажчику нормативно-правових актів з охорони праці, який затверджено наказом Державної служби України з питань праці від 15.05.2024 №74.

Спеціальним форменим одягом забезпечуються працівники підприємств окремих галузей (залізничний транспорт, тощо). Порядок забезпечення, перелік та граничні строки використання спеціального (у тому числі форменого) одягу встановлюються КМУ та/або відповідними галузевими нормами та/або нормативними актами з питань охорони праці (далі – НПАОП).

Не може вважатися форменим одяг, використання якого передбачено локальними документами роботодавця або його вищого керівного органу (наприклад, обленерго чи ДТЕК).

Видача фірмового одягу законодавством не передбачена і регулюється лише внутрішніми документами роботодавця. Тобто роботодавець може забезпечувати працівників фірмовим одягом на власний розсуд, як безкоштовно, так і за плату.

Бухгалтерський облік видачі одягу

Документальне оформлення порядку забезпечення одягом

Документальне оформлення порядку забезпечення одягом впливає на його облік та оподаткування.

Всі питання стосовно забезпечення працівників одягом повинні бути детально пропрацьовані у внутрішніх локальних документах роботодавця (наказах або положеннях), які повинні містити:

• мету забезпечення,
• перелік посад, які забезпечуються одягом,
• вид одягу (залежно від професії, посади, статі, тощо),
• умови та норми забезпечення,
• порядок видачі, повернення та компенсації у випадку пошкодження, тощо.

Зразок. Положення про порядок забезпечення працівників спецодягом

(Завантажити)

Забезпечення спецодягом

Питання забезпечення спецодягом повинні міститися у Колективному договорі.

Колективний договір може включати умови забезпечення спецодягом працівників понад встановлені законодавством норми, якщо фактичні умови їх праці цього потребують.

Забезпечення форменим одягом

Забезпечення форменим одягом визначено Порядками (Положеннями), затвердженими відповідними державними органами або галузевими керівними органами.

Забезпечення фірмовим одягом

Забезпечення фірмовим одягом потребує затвердження роботодавцем Положення про фірмовий одяг або відповідного наказу.

Бухгалтерський облік виданого одягу

Порядок бухгалтерського обліку одягу залежить від віднесення його до категорії активів – малоцінні швидкозношувані предмети (далі – МШП) або малоцінні необоротні матеріальні активи (далі – МНМА).Ключові відмінності між МШП та МНМА наведені у вигляді таблиці.

Таблиця 1. Ключові відмінності між МШП та МНМА

З метою аналітичного обліку спецодягу можна використовувати Особисту картку обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, форма якої наведена у додатку 1 до Мінімальних вимог безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці, затверджених Наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 №1804.

Незалежно від віднесення до категорії, виданий одяг є власністю підприємства і підлягає обов'язковому поверненню у випадку:

• звільнення працівника,
• переведення працівника на іншу роботу, де наявність одягу не передбачена,
• після завершення строків носіння, замість одержаного нового.

З особливостями обліку МНМА у 2026 році можна ознайомитись у наступному матеріалі.

Питання обліку МШП у 2026 році розглянуті у цій статті.

Оподаткування виданого одягу

ПДФО

Відповідно до пп. 165.1.9 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (надалі – дохід) не включається вартість безоплатного спецодягу, яким роботодавець забезпечує відповідно до Закону про охорону праці, та спеціального (форменого) одягу, які надаються роботодавцем у тимчасове користування особі, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

Увага!

Вартість безкоштовно наданого спеціального одягу вважається додатковим благом працівника та відповідно з пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ включається до доходу, якщо надання одягу:

• не зумовлено виконанням трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи
• не передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах.

Якщо спецодяг передається у власність працівників і вже не повертається роботодавцю, його вартість також є додатковим благом.

Вартість (або некомпенсована залишкова вартість) спецодягу, який підлягав поверненню та неповернений працівником при звільненні, є базою оподаткування ПДФО (див. «ЗІР», категорія 103.04).

Доходи працівника у натуральній формі (у випадку визнання вартості спецодягу як додаткового блага), оподатковуються за правилами, визначеними п. 164.5 ПКУ – із врахуванням «натурального» коефіцієнта.

Стосовно оподаткування ПДФО вартості фірмового робочого одягу, ДПС у своїй ІПК від 10.04.2025 №1939/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК повідомила наступне: вартість безоплатно наданого фірмового одягу, яким роботодавець тимчасово забезпечує платника податків, який перебуває з ним у трудових відносинах, включається до доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО на загальних підставах із застосуванням коефіцієнту, визначеного п. 164.5 ПКУ.

Військовий збір

Згідно вимог пп. 1.7 п. 16-1 підр. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ, звільняються від оподаткування військовим збором доходи, які не включаються до загального оподатковуваного ПДФО доходу.

Тобто, якщо витрати на забезпечення працівників одягом оподатковуються ПДФО, то вони оподатковуються і військовим збором.

При цьому до військового збору натуральний коефіцієнт не застосовується.

ЄСВ

Якщо вартість одягу оподаткована ПДФО як додаткове благо, то ЄСВ нібито нараховувати не потрібно.

Але відповідно до п. 3.19 Інструкції зі статистики заробітної плати до фонду оплати праці не включається лише вартість виданого згідно з діючими нормами спецодягу. А за п. 5 розділу ІІ Переліку №1170 ЄСВ не нараховується лише на суми відшкодування працівникам витрат на придбання ними спецодягу в разі невидачі роботодавцем або вартість виданого згідно з діючими нормами спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту.

Тому, якщо спецодяг видається понад норму або не повертається, тобто, коли в працівника виникає оподаткований дохід – безпечніше нарахувати ЄСВ. Ставка ЄСВ залежить від категорії працівника: 22% базова ставка, 8,41% для працівників з інвалідністю. А базою нарахування ЄСВ буде вартість такого одягу.

ПДВ

Операції з надання працівникам засобів індивідуального захисту (у т.ч. спеціального одягу та взуття), необхідних для виконання ними професійних обов’язків, в межах переліку, затвердженого Постановою №994, та передбачених у нормативно-правових актах з охорони праці за нормами безоплатної видачі працівникам ЗІЗ, не є операціями з постачання товарів. На цьому ДПС наголошує у «ЗІР».

Натомість якщо працівник звільняється, але термін використання спецодягу не настав і його вартість утримується із заробітної плати працівника, у зв’язку з тим, що такий одяг не повертається платнику податку, то роботодавець – платник ПДВ повинен нарахувати податкове зобов’язання з ПДВ, виходячи з бази оподаткування, визначеної згідно зі ст. 188 ПКУ. Тобто, якщо спецодяг обліковувався як МШП, то базою оподаткування буде ціна його придбання (без ПДВ). А якщо спецодяг обліковується як МНМА (тобто, належить до необоротних активів) – то базою оподаткування буде його балансова залишкова вартість.

Практичні висновки

1. Забезпечення працівників спеціальним одягом регламентоване законодавством, є обов'язком роботодавця та здійснюється відповідно до галузевої специфіки.
2. Питання забезпечення працівників фірмовим одягом роботодавець вирішує самостійно.
3. Не оподатковується ПДФО, військовим збором та ЄСВ вартість спеціального одягу (у т. ч. фірмового), який видається працівнику, відповідно до вимог законодавства чи внутрішніх локальних документів.
4. Оподатковується ПДФО, військовим збором та ЄСВ:
   • вартість (або некомпенсована залишкова вартість) спецодягу, який підлягав поверненню та неповернений працівником при звільненні,
   • вартість фірмового одягу, виданого працівникам.
5. Порядок бухгалтерського обліку одягу залежить від віднесення його до категорії активів – МШП) або МНМА.

Де прочитати більше про облік та оподаткування одягу від роботодавців?

• Безоплатна видача брендованих футболок працівникам: як оподаткувати?
• Малоцінні необоротні матеріальні активи: облік у 2026 році – від придбання до ліквідації
• Не повернуто спецодяг при звільненні: що з оподаткуванням?
• Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів у 2026 році: правила та поради експерта
• Спецодяг та уніформа: норми видачі
• Чи має роботодавець забезпечити працівника теплим одягом при роботі на відкритому повітрі взимку?