Що потрібно знати про оподаткування витрат на відрядження

Нещодавно у розпорядженні ЗМІ з’явився минулорічний лист ДПА у м. Києві №9445/10/31-606, в якому черговий раз йдеться про визначальні моменти податкового обліку витрат на відрядження.
Інформація, яка міститься у коментованому документі, не є новою, але варта уваги. Коротко наведемо принципові моменти щодо розміру добових та документального підтвердження витрат на відрядження, описані в листі.
Так, відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ при визначенні об'єкта обкладення податком на прибуток враховуються витрати на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах з платником податку або є членами керівних органів платника податку. Зокрема, до таких витрат відносяться:
? витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати). Це витрати, понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної зарплати (214,60 грн), встановленої законом на 1 січня податкового року, в розрахунку за кожен к. д. такого відрядження, а для відряджень за кордон ? не більш як 0,75 розміру мінімальної зарплати (804,75 грн).
Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. №59 (у редакції наказу МФУ від 17.03.2011 р. №362), є обов'язковою для органів державної влади та для бюджетників. Інші підприємства та організації можуть використовувати цей документ як допоміжний (довідковий).
Аналогічне роз'яснення з цього питання розміщено на веб-сайті ДПАУ (www.sta.gov.ua) у рубриці «Єдина база податкових знань» банера «Інформаційно-довідковий департамент» (http://sts.gov.ua/ebpz/) .
Щодо загальної суми добових витрат на відрядження (сума добових, помножена на кількість днів відрядження) ДПА зазначила, що кількість днів відрядження має визначатись у разі відрядження:
1) у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), ? згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (наявність відміток відряджаючої та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження);
2) до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), ? згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
Крім того, ДПА нагадує, що будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку. Зокрема, таких:
? запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку;
? укладеного договору чи контракту;
? інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
? документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з госпдіяльністю платника податку.
Таким чином, до складу витрат, що враховуються при визначенні об'єкта оподаткування, включаються суми добових за наявності наказу про відрядження, відміток Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті, а також документів, що підтверджують зв'язок відрядження з госпдіяльністю платника податку.
За відсутності відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку.
Крім того, нагадуємо, що вся необхідна інформація щодо обліку відряджень (новини, бланки, консультації, статті, нормативні документи) є у тематичній добірці «Відрядження»