В які строки проводиться інвентаризація розрахунків?
Як передбачає п. 10 розділу І Положення №879, інвентаризація активів та зобов’язань перед складанням річної фінансової звітності в частині розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування проводиться до дати балансу в період двох місяців. Тобто перевірку стану цих розрахунків можна починати вже зараз.
А ось решта розрахунків з працівниками (зокрема, і з підзвітними особами) та з контрагентами доцільно проводити вже наприкінці грудня. Та відкладати їх на останній момент теж не варто, адже інвентаризація має бути закінчена до складання річної фінансової звітності.
Інвентаризація розрахунків з бюджетом (в тому числі з ЄСВ)
Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюється правильність розрахунків з контролюючими органами (п. 7.4 розділу ІІІ Положення № 879). Це, власне, і все, що говорить про проведення такої інвентаризації порядок її проведення.
А що на практиці?
Спочатку треба провести цю документальну перевірку. Тобто порахувати на підставі первинних документів, звітності суму податків, зборів та ЄСВ, яку треба було нарахувати і сплатити у звітному періоді. Потім перевірити, яка ж сума була сплачена. Все це робиться, звісно, в розрізі кожного податку, збору та ЄСВ окремо.
Після цього, вже маючи на руках точні дані, можна отримувати інформацію від ДПС (або ФСС чи іншого контролюючого органу) і порівнювати її з даними документальної перевірки.
Але як цю інформацію від контролерів отримати?
Як консультувала свого часу ДФС, тим, хто листується з податківцями в електронній формі (а серед юросіб на сьогодні це більшість), в цьому допоможе Електронний кабінет платника податків.
Електронний кабінет забезпечує можливість реалізації платниками податків прав та обов’язків, визначених ПКУ та нормативно-правовими актами, що прийняті на підставі та на виконання ПКУ, законами з питань митної справи, в тому числі, шляхом, зокрема проведення звірки розрахунків платників податків з державним та місцевими бюджетами, а також одержання документа, що підтверджує стан розрахунків, який формується автоматизовано шляхом вивантаження відповідної інформації з Електронного кабінету із накладенням електронного підпису посадової особи контролюючого органу та печатки контролюючого органу.
Меню «Листування з ДФС» приватної частини Електронного кабінету дозволяє надіслати лист (запит тощо) до відповідного органу ДФС. Форма підготовки такої кореспонденції передбачає заповнення або вибір із запропонованих наступних реквізитів:
- регіон, в якому знаходиться орган ДФС;
- орган ДФС, до якого відправляється лист;
- тип документа;
- тематика звернення;
- короткий зміст листа;
- сканований документ, який необхідно завантажити (файл повинен бути у форматі pdf із обмеженням розміру не більше 2 МБ).
Створений проект листа зберегти, натиснувши кнопку «Зберегти». Збережену чернетку можна підписати та надіслати до органу ДПС в меню «Вхідні/вихідні документи» у вкладці «Відправлені документи», натиснувши кнопки «Підписати» та «Відправити». Протягом одного робочого дня після надсилання листа до органу ДПС автора електронного листа буде повідомлено про вхідний реєстраційний номер та дату реєстрації запиту в органі ДПС, до якого даний запит направлено.
Робота у приватній частині Електронного кабінету здійснюється з використанням електронного цифрового підпису, отриманого у будь-якому Акредитованому центрі сертифікації ключів.
Вхід до Електронного кабінету здійснюється за адресою https://cabinet.tax.gov.ua/, а також через офіційний веб-портал ДПС.
Отже, платник податків має право надіслати запит щодо звірки стану розрахунків з державним та місцевим бюджетами, цільовими фондами за податками, зборами та ЄСВ у довільній формі через меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету.
Відповідь на запит, в якому суб’єктом господарювання зазначено платежі і період щодо яких здійснюється звірка стану розрахунків з бюджетами з урахуванням строків давності, надсилається платнику у довільній формі поштою не пізніше 15 робочих днів з дня отримання податківцями запиту. У відповіді відображаються нараховані і сплачені суми за зазначеними в запиті платежами.
Що робити, якщо внаслідок інвентаризації виникли розбіжності?
По-перше, слід ще раз ретельно перевірити дані власної документальної перевірки. Можливо, помилились саме ви, а не податківці. Якщо це так, то дані бухгалтерського обліку потрібно відкоригувати: ненараховану суму податку (штрафу, пені тощо) треба нарахувати, а списану податківцями – списати. Звісно, що такі операції вплинуть на фінансовий результат підприємства, а отже, і на суму його нерозподіленого прибутку. Тому виправляти таку помилку доведеться відповідно до П(С)БО 6, залежно від того, у якому році (поточному чи минулому) вона виникла.
Тобто, якщо йдеться про суму податку, збору чи ЄСВ, який слід донарахувати у поточному році, то це робиться шляхом визнання витрат у певному місяці такого року (Дт 92 Кт 64, 65). Нарахування штрафів та пені, застосованих контролерами, відображається за дебетом субрахунку 948. А ось якщо це сума минулого року, то витрати не визнаються, а зменшується сума залишку нерозподіленого прибутку на початок поточного року (Дт 441 Кт 64,65).
Якщо ви визначили певну суму податку до сплати, а у податківців вона чомусь не відображається, факт узгодження такої суми слід підтвердити копією поданої декларації (та квитанції №2). Якщо ви, навпаки, зменшили суму податку шляхом подання уточнюючого розрахунку, а в даних податківців це не враховано, варто зробити теж саме.
А от якщо розбіжність виникла за штрафом, щодо якого ви не отримували ППР, то про це слід повідомити податківців обов’язково! Адже у такого штрафу є ще й строки сплати, порушення яких тягне новий штраф та пеню. Фізосіб про це попереджають самі податківці, але і юрособам варто скористатися їхньою порадою.
Якщо все ж таки ви впевнені, що помиляються саме податківці, про це варто їм повідомити. Оскільки на сьогодні звірка розрахунків відбувається шляхом листування, то можна надіслати податківцям лист, у якому навести виявлену розбіжність. До листа можна додати документи, які підтверджують розрахунки.
Якщо податківці не погодяться з вашими даними, то не виключено, що єдиним шляхом, щоб поставити крапку в цьому питанні і вийти на однакову суму залишків розрахунків, буде проведення документальної перевірки з відповідного податку, збору, ЄСВ. Її має право ініціювати і саме підприємство за власною заявою. Але при цьому слід враховувати, що таке запрошення податківців на позапланову податкову перевірку не означає їх обов’язку таку перевірку призначити (про це ми писали тут). Тому цілком можливо, що сторони звірки кожна залишаться при своїй думці, а істина буде встановлена вже під час перевірки (тоді, коли вона буде проводитись). Або ж і не буде встановлена, якщо мине строк давності, передбачений ст. 102 ПКУ, а перевірка відповідного звітного періоду не буде проведена вчасно.
Інвентаризація розрахунків з працівниками
Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки також установлюються правильність розрахунків (п. 7.4 розділу ІІІ Положення №879) із:
- працівниками з оплати праці та громадянами (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами;
- підзвітними особами, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками.
Тобто під таку інвентаризацію підпадає перевірка всього спектру розрахунків із працівниками. Алгоритм дій тут зрозумілий: звіряємо дані, наведені в бухобліку, із даними первинних документів.
Але це ще не все! Якщо на дату балансу є сальдо за такими розрахунками, треба перевірити й те, коли цей борг буде погашено. І в разі, якщо заплановані строки розрахунків порушено, слід подбати про усунення цього порушення.
Якщо усунути порушення сам бухгалтер не може, то він має повідомити про такий факт керівника. Адже таке порушення може мати суттєво негативні наслідки.
Зокрема, несвоєчасна виплата заробітної плати тим працівникам, які ще перебувають із підприємством у трудових відносинах, загрожує штрафом за ст. 265 КЗпП. Якщо строк боргу до одного місяця, то це так зване «інше» порушення, і штраф буде в розмірі 1 мінімальної зарплати. А ось якщо строк боргу більший, то підприємству загрожує штраф в 3 мінімальні зарплати.
Ще гірші наслідки, якщо розрахунок проведено несвоєчасно із працівником, який вже звільнився. Адже відповідно до ст. 117 КЗпП у разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку. При цьому в такому випадку право працівника на звернення до суду з позовом про стягнення заробітної плати, яка йому належить, не обмежується будь-яким строком.
Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає у перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання у встановленому порядку.
Якщо йдеться про борг за матеріальну шкоду, яку працівник наніс підприємству, то тут теж варто не відкладати справу з його відшкодування. Адже, навіть, якщо винну особу знайдено, щодо такої заборгованості існує строк давності. Відповідно до ч. 3 ст. 233 КЗпП для звернення власника або уповноваженого ним органу до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди. Тобто, якщо підприємство своєчасно не подбало про стягнення такої суми, заборгованість з відшкодування треба буде списати – і це теж один з наслідків інвентаризації. Нагадаємо, що при визнанні такої заборгованості робиться проведення Дт 375 Кт 719 (746). Відповідно при її списанні у зв’язку зі спливом строку давності робиться проведення Дт 944 Кт 375.
Щодо розрахунків із підзвітними особами слід врахувати наступне. Якщо працівник винен підприємству кошти, отримані під звіт, вони відображаються за дебетом субрахунку 372. Але у такої заборгованості є запланований строк погашення, встановлений пп. 170 9.2 ПКУ, і це строк подання авансового звіту. Тобто, якщо був виданий аванс, то працівник має або надати авансовий звіт на всю суму авансу (із документами, які підтверджують понесені витрати, крім добових), або повернути невикористану суму в касу або на поточний рахунок підприємства до або під час подання зазначеного звіту.
Порушення цього правила робить отриманий аванс оподаткованим доходом підзвітної особи. Тобто щодо нього слід нарахувати ПДФО та ВЗ і сплатити його до бюджету. Якщо цього не було зроблено вчасно, це треба зробити за наслідками інвентаризації. Зверніть увагу: утримати ПДФО та ВЗ слід з інших доходів працівника. При розрахунку ПДФО треба застосовувати «натуральний» коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ.
А що ж далі? А далі слід подбати про те, щоб цей борг все ж таки був погашений. При цьому видати наказ про відрахування суми боргу зі зарплати працівника можна лише протягом місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу (ст. 127 КЗпП). Якщо цього не зробити, то далі доведеться або домовлятися із працівником, або йти до суду. І для цього теж є строк давності, встановлений ст. 233 КЗпП – протягом одного року з дня виникнення права на відрахування відповідних сум (постанова Пленуму ВС від 24.12.1999 р. №13).
Пам’ятайте: видача підзвітній особі нової суми готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми (п. 19 розділу II Положення №148).
Якщо ж навпаки, роботодавець винен працівнику суму відшкодування понесених ним витрат (на підставі затвердженого авансового звіту), тут, на нашу думку, діють звичайні строки давності – три роки (ст. 257 ЦКУ).
Таким чином, за наслідками інвентаризації розрахунків із працівниками можуть виникнути:
- коригування бухобліку щодо відображення в ньому коштів, які належать до виплати або які були раніше виплачені;
- визнання дебіторської заборгованості за шкодою, яку має погасити працівник;
- списання тих сум заборгованості, які були погашені або щодо яких сплинув строк давності. Може бути прийняте рішення і щодо прощення боргу.
Якщо відповідні операції були здійснені до проведення інвентаризації, але помилково не були відображені в бухобліку, це треба виправити відповідно до П(С)БО 6. Принципи такого виправлення ми наводили вище.
Інвентаризація розрахунків з контрагентами
Про таку інвентаризацію в п. 7.4 розділу ІІІ Положення №879 сказано наступне. Під час інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюються:
- правильність розрахунків із банками, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
- правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув.
Що це означає на практиці?
Знову ж таки, спочатку перевіряємо власні цифри – звіряємо дані бухобліку із первинними документами, договорами тощо. Раптом щодо якогось боргу строк давності вже минув або є додаткова угода про прощення боргу, а ви цього в обліку не відобразили? Виправлення таких помилок, це теж наслідок інвентаризації.
Потім було б добре звірити ці цифри з даними контрагентів. Раніше Інструкція №69 наполягала на тому, що під час проведення інвентаризації розрахунків підприємство-кредитор мало надіслати або передати дебіторам підприємства скріплені підписом та печаткою виписки з регістрів аналітичного обліку у формі акта звіряння розрахунків, в яких зазначаються номер договору, дата і сума перерахування коштів тощо. Тепер такої вимоги немає, тому звірятися з контрагентами чи вірити даним власного обліку, кожне підприємство вирішує самостійно. Зокрема, вимогу до бухгалтерії складати, надсилати такі акти і контролювати отримання відповіді за ними, можна передбачити в обліковій політиці підприємства або в наказі про проведення інвентаризації.
Пам'ятайте: акти звірки (навіть якщо ви їх отримаєте) не є первинним документом в розумінні Закону №996, а тому не призводять до обов’язку відображення їх даних в бухобліку підприємства. Відображати певну заборгованість або її списання слід лише на підставі накладних, актів приймання-передачі, банківських виписок, бухгалтерських довідок, складених на підставі договорів тощо.
Якщо внаслідок інвентаризації виявиться, що якась сума заборгованості стала безнадійною, її слід списати.
Згідно з п. 11 П(С)БО 10 поточна дебіторська заборгованість, щодо якої створення резерву сумнівних боргів не передбачено, у разі визнання її безнадійною списується з балансу. У разі якщо на підприємстві було створено резерв сумнівних боргів, вилучення безнадійної дебіторської заборгованості з активів відбувається за рахунок такого резерву. А у разі недостатності суми нарахованого резерву (або його відсутності) безнадійна дебіторська списується з активів до складу інших операційних витрат (дебет субрахунку 944)
Кредиторську заборгованість також може бути списано з балансу, якщо вона не підлягає погашенню (п. 5 П(С)БО 11). При цьому, якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання визначається як таке, що не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду (кредит субрахунку 717). Про це ми писали тут.
Документальне оформлення інвентаризації
Підприємству обов’язково треба скласти акт інвентаризації розрахунків. Типова форма такого акту затверджена для бюджетників наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. №572. Небюджетні юрособи можуть скористатися як зразком або цією формою, або формою, затвердженою наказом Держкомстату СРСР від 28.12.1989 р. №241. Вони досить схожі, але форма від Мінфіну складена державною мовою (що важливо).
В акті інвентаризації вказуються найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув.
До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, із зазначенням найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ – листи до установ вищого рівня з приводу виділення коштів для погашення такої заборгованості).
В акті інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків вказуються прізвище боржника, за що і коли виник борг, дата прийняття судового рішення або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди, а якщо таке рішення не прийняте, то зазначаються дата пред’явленого підприємством позову і сума заборгованості на дату інвентаризації.
Окремо складається акт інвентаризації кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. В бюджетних установах такий акт затверджується керівником бюджетної установи.