Основні правила та документальні підтвердження
Нагадаємо, що витрати на відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ) — це витрати на:
- проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті);
- оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) або на найм інших житлових приміщень;
- оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат (плата за видовищні заходи, суми «чайових» (за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування), вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів включаються до оподатковуваного доходу).
Зазначені витрати не будуть складовою оподатковуваного доходу лише за умови документального підтвердження. Підтвердними документами можуть бути транспортні (електронні) квитки (за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту. Сьогодні більшість користується смартфоном для отримання посадкового талона, який слід роздрукувати, див. «ДК» №14/2019) та розрахункові документи, рахунки з готелів (мотелів), страхові поліси тощо.
До оподатковуваного доходу фізособи не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, — добові у граничному розмірі з розрахунку за кожен календарний день відрядження (у 2020 році — 472,30 грн у межах території України або 80 євро за курсом НБУ для відряджень за кордон). Сума добових визначається в разі відрядження:
- у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
- до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (позначок прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Тож основним документом про скерування особи у відрядження буде наказ, у якому слід зазначити термін та мету такого відрядження. Мало того, мета поїздки має збігатися з основною діяльністю підприємства. Наприклад, це може бути документальне підтвердження участі засновника у переговорах і, як наслідок, укладений контракт або участь у конференції, тематика якої збігається з діяльністю підприємства. Зрозуміло, якщо йдеться про навчання, підвищення кваліфікації, стверджувати, що поїздка є відрядженням, не вдасться.
Члени керівних органів підприємства
Iноді присутність засновника на переговорах є просто необхідною. I як оподатковувати понесені витрати на відрядження, якщо особа не перебуває у трудових відносинах із підприємством, розглянуто у коментованій IПК. Податківці відповідають позитивно, проте якось невпевнено, зокрема щодо поняття «член керівних органів підприємства». Це пов'язано з тим, що в чинному законодавстві немає такого поняття. На думку Мін'юсту, особи, обрані (призначені) до органів управління юрособи, є посадовими особами (Свого часу цю проблему вирішував Мін'юст у листі від 08.02.2012 р. №10-0-3-12/8.1). Тобто виходить, що коло таких членів є обмеженим.
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ сума відшкодованих витрат на відрядження в межах фактичних витрат, про які ми зазначили вище, не є доходом фізособи, яка є членом керівних органів підприємств.
Хто ж належить до керівних органів підприємства, які документи можуть підтвердити це?
У статуті товариства зазначаються, зокрема, органи управління товариством, їх компетенція, порядок прийняття ними рішень (ст. 88 ЦКУ). Управління діяльністю господарського товариства здійснюють (ст. 89 ГКУ):
- його органи;
- посадові особи, склад і порядок обрання яких визначається залежно від виду товариства;
- у визначених законом випадках учасники товариства.
Учасники товариства мають право брати участь в управлінні товариством у порядку, передбаченому Законом про ТОВ та статутом товариства (ст. 5 Закону про ТОВ). У статуті товариства зазначають відомості про органи управління, а це наглядова рада (у разі створення), виконавчий орган товариства, що здійснює управління поточною діяльністю товариства. Голова та члени правління наглядової ради, а також голова ревізійної комісії акціонерного товариства відповідно до законодавства є членами керівних органів.
Для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення) призначає керівника підприємства, який є підзвітним власнику, його уповноваженому органу чи наглядовій раді. Керівник підприємства, головний бухгалтер, члени наглядової ради (у разі її утворення), виконавчого органу та інших органів управління підприємства відповідно до статуту є посадовими особами цього підприємства. Статутом підприємства посадовими особами можуть бути визнані й інші особи (ч. 3 ст. 65 ГКУ).
Вищеперелічені особи є членами керівних органів підприємства. Таким чином, витрати на відрядження засновника не будуть оподатковуваним доходом у разі, якщо засновник товариства перебуває з товариством у трудових відносинах або є головою чи членом виконавчого органу і це передбачено у статуті.
Комерційне представництво
За договором (ст. 243, 244 ЦКУ) засновник представлятиме ТОВ перед контрагентами. У такому договорі можна зазначити порядок відшкодування понесених витрат та механізм відшкодування: або всі витрати нестиме одразу підприємство, тобто воно зобов'язується придбати квитки, замовити номер у готелі та надати кошти для щоденного перебування на зустрічі (добові), або перелічені та інші витрати будуть відшкодовані засновникові після його повернення на підставі складеного звіту про використання коштів.
Тож робимо висновок: особи, обрані (призначені) до органів управління підприємства, є посадовими особами, і засновник може бути членом керівного органу. Але якщо установчі документи не передбачають участі засновника у госпдіяльності підприємства, то витрати на відрядження є додатковим благом.
Відшкодування витрат можливе також за договором ЦПХ. Проте статусу відрядження така поїздка не має!
Відображення у ф. №1ДФ
Витрати на відрядження, які не є оподатковуваним доходом, не відображають у ф. №1ДФ. Якщо працівник (член керівництва) порушив умови, встановлені п. 170.9 ПКУ, то такі витрати оподатковуються ПДФО (із застосуванням коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ) і ВЗ. I називаються надмірно витраченими коштами — див. пп. 164.2.11 ПКУ. У ф. №1ДФ такий дохід відображається з ознакою доходу «118».
Коли засновник не перебуває в трудових відносинах з підприємством, а поїздка не є відрядженням, понесені витрати на проїзд, проживання тощо є оподатковуваним доходом засновника, додатковим благом (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Тоді суму доходу, нарахований ПДФО та ВЗ слід показати у ф. №1ДФ з ознакою доходу «126».
ПДФО та ВЗ сплачуються до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу. Якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується, то податок підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду (пп. 168.1.2, 168.1.5 ПКУ).