Наближаються різдвяно-новорічні свята, які в нас традиційно тривають з кінця грудня по середину січня (а дехто святкує і довше). Звісно, що в цей період багато хто з роботодавців воліє не лише привітати своїх працівників, а й порадувати їх матеріально.
Напевно, для більшості цього року ідеальний подарунок – це гроші. Хоча діти й досі радіють солодощам, тому про те, як організувати роздачу новорічних дитячих подарунків ми писали тут. Тож, перейдемо до дорослих подарунків.
ПКУ на сьогодні розглядає чотири варіанти, якими можна скористатися в цьому випадку:
- Подарунок, але у негрошовій формі.
- Додаткове благо.
- Благодійна допомога.
- Зарплата.
Почнемо з оподаткованих варіантів, а далі розповімо, як на податках можна зекономити.
Матеріальна допомога як складова фонду оплати праці
Напевно, найпростіший шлях заохотити своїх працівників для субєктів господарювання приватного права власності – це підвищити їм зарплату. До речі, якщо Закон про Держбюджет – 2021 набере чинності з тим розміром мінімальної зарплати, який наразі заплановано, то з 1 січня більшість роботодавців перегляне оклади своїх працівників, орієнтуючись на новий мінімум – 6000 грн.
Проте, якщо йдеться про разове заохочення, то працівнику можна виплатити місячну або квартальну премію, річну винагороду або навіть матеріальну допомогу. Усі ці види доходів передбачені Інструкцією зі статистики заробітної плати.
Правила призначення та оформлення премій та річних винагород ми докладно розглядали тут. Одразу зазначимо, що ці види доходів належать до фонду оплати праці, а отже, оподатковуються 18% ПДФО, 1,5% ВЗ та 22% (8,41% для осіб з інвалідністю) ЄСВ.
Щодо матеріальної допомоги, то її Інструкція зі статистики зарплати поділяє на два види: одноразову (яка до фонду оплати праці не належить) та іншу (яку ми умовно назвемо багаторазовою), яка є різновидом зарплати.
Однією зі складових ФОП є інші заохочувальні та компенсаційні виплати. До них належать усі виплати, передбачені у п. 2.3 Інструкції №5, зокрема: матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників (пп. 2.3.3 Інструкції №5).
Критерії визнання матдопомоги зарплатою:
- її надання має бути передбачено колективним та/або трудовим договором тощо;
- вона надається систематично, тобто частіше, ніж раз на рік;
- вона надається всім або більшості працівників.
Але в Інструкції №5 не визначено, що є більшістю працівників для цього випадку. Тож слід користуватися математичними правилами: якщо матдопомога одночасно надається більше ніж половині працівників, це означає її виплату більшості працівників. Але буде цілком припустимо надати таку допомогу, наприклад, в грудні одній половині працівників, а в січні – іншій половині. У такому разі правило «більшості» не буде порушено!
Нагадаємо, що усі складові фонду оплати праці відображаються і у звіті з ЄСВ, і у формі №1ДФ сумарно, але у розрізі працівників-одержувачів таких доходів. При цьому у формі №1ДФ такі доходи працівників відображаються за ознакою «101» як доходи у вигляді заробітної плати.
Матеріальна допомога разового характеру, що її підприємство надає окремим працівникам у зв’язку зі сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, відповідно до п. 3.31 Інструкції №5 не належить до фонду оплати праці.
На разову матеріальну допомогу не нараховується ЄСВ. А якщо її ще й оформити як нецільову благодійну допомогу, то можна зекономити і на ПДФО та ВЗ. Докладно про це ми писали тут і тут.
Тож зараз лише нагадаємо:
- у 2020 році розмір неоподаткованої нецільової благодійної допомоги становить 2940 грн;
- а якщо надати таку допомогу у січні 2021 р. (за умов, що з 01.01.2021 р. розмір прожиткового мінімуму для працездатних осіб зросте до 2270 грн), то неоподаткований розмір нецільової благодійної допомоги становитиме 3180 грн.
Матеріальна допомога як додаткове благо
Сам термін «додаткове благо» ми зустрічаємо лише в ПКУ і лише стосовно оподаткування доходів фізосіб. При цьому чіткого визначення цього терміну немає, але є перелік доходів за пп. 164.2.17 ПКУ, які з метою оподаткування вважаються додатковим благом.
Одним з таких доходів є безповоротна фінансова допомога. Що це таке з метою оподаткування, наведено в пп. 14.1.257 ПКУ. Зокрема, безповоротна фінансова допомога – це сума коштів, передана платнику податків згідно з договорами дарування, іншими подібними договорами або без укладення таких договорів. Головна умова тут дуже проста – кошти надаються фізособі без умови їх повернення.
При цьому згідно з розділом IV ПКУ зарплата і додаткове благо – це різні види оподаткованого доходу фізособи (адже вони прописані у різних підпунктах – 164.2.1 та 164.2.17 відповідно). А як відрізнити безповоротну фіндопомогу від багаторазової матеріальної допомоги, яка є складовою фонду оплати праці? На жаль, чіткої відповіді на це питання немає, тому доведеться спиратися лише на різне документальне оформлення.
Критерії визнання безповоротної фіндопомоги:
- надається за договорами дарування або іншими схожими договорами. Тобто не буде сумнівів, якщо із працівником укладено договір дарування на певну суму коштів або договір про надання безповоротної фінансової допомоги;
- може надаватися і без укладання таких договорів. У цьому випадку треба оформити наказ про надання безповоротної фінансової допомоги (у якому саме так цей вид доходу зазначити);
- сама виплата допомоги оформлюється або видатковим касовим ордером (якщо йдеться про готівку), або платіжним дорученням і випискою з банківського рахунку. В обох випадках зазначається призначення платежу – безповоротна фінансова допомога;
- але не забувайте про наведені вище критерії визнання матеріальної допомоги складовою фонду оплати праці. Тобто, як не назви цю допомогу у наказі, безпечніше, щоб вона надавалася не частіше ніж раз на рік і не більшості працівників одночасно.
Безповоротна фіндопомога оподатковується 18% ПДФО та 1,5% ВЗ. Але якщо вона має разовий характер, на неї не нараховується ЄСВ! Про це ми писали тут.
Отже, така разова фіндопомога не відображається у звіті про ЄСВ. А у формі №1ДФ вона відображається з ознакою доходу «126» (як додаткове благо).
Подарунки працівникам: оподатковані та не оподатковані
Вище ми говорили про додаткове благо і зазначали, що перелік доходів, які є додатковим благом, визначений пп. 164.2.17 ПКУ. Але справа в тому, що додатковим благом можуть бути не лише грошові кошти, а й інші види майна, які надаються фізособі без обов’язку повернення.
Водночас існує інший вид доходу – «дарунок», якому знову ж таки чіткого визначення в ПКУ немає. Проте є пп. 165.1.39 ПКУ, який говорить, що вартість дарунків у частині, що не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі, є неоподаткованим доходом фізособи.
Як відрізнити додаткове благо від подарунку? Знову ж таки, доведеться спиратися на різницю в оформленні. При цьому, якщо оформити на певне майно (крім грошей) саме договір дарування, довести, що це не дарунок буде вкрай важко.
Проте в разі надання дрібних або не дуже коштовних подарунків до свят, мало хто з роботодавців та працівників укладають договір дарування. Як правило, при цьому оформлюється наказ керівника про придбання та/або видачу дарунку і первинний документ (накладна, акт, відомість) про приймання-передачу (для списання дарунку з балансу).
Тепер щодо оподаткування.
Зверніть увагу: у 2020 році вартість неоподаткованих подарунків становить 1180,75 грн. Але якщо з 1 січня 2021 року розмір мінімальної зарплати збільшиться (як заплановано) до 6000 грн, то вартість неоподаткованих подарунків у 2021 році буде 1500 грн.
Сума перевищення вартості подарунку над неоподаткованим розміром оподатковується 18% ПДФО та 1,5%. При цьому податківці наполягають:
- з метою нарахування ПДФО база оподаткування визначається за допомогою коефіцієнта 1,21951 (п. 164.5 ПКУ);
- такий оподаткований дохід є додатковим благом (пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ – вартість безоплатно отриманих товарів), і саме так його слід відображати у формі №1ДФ;
- зважаючи на те, що нарахування цього доходу здійснює роботодавець, то саме він як податковий агент повинен сплатити ПДФО та ВЗ з вартості такого доходу, перерахувавши його суму до державного бюджету.
Щодо ЄСВ, то на думку податківців, вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам є базою нарахування ЄСВ. Податківці вважають, що згідно з пп. 2.3.2 Інструкції №5 одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці відносяться до фонду додаткової заробітної плати (див рубрику ЗІР підкатегорія 201.03). Не є базою нарахування ЄСВ вартість дитячих новорічних подарунків, придбаних за рахунок коштів роботодавця (відповідно до п. 3.23 Інструкції №5 та п. 8 Переліку №1170.
Приклад: 4 000 грн – вартість подарунка. Ця сума перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати. Тому сума перевищення оподатковується на підставі пп. 165.1.39 ПКУ. Оподаткуванню ПДФО і ВЗ підлягає вартість подарунка у частині перевищення 1180,75 грн., тобто 4000 – 1180,75 = 2819,25 грн.
Базою оподаткування ПДФО є вищезазначена оподатковувана частина подарунка, збільшена на «натуральний» коефіцієнт: 2819,25 грн × 1,21951 = 3438,10 грн.
З цієї суми подарунка (оподатковуваного нарахованого «натурального» доходу) підприємство як податковий агент самостійно сплачує (перераховує) до бюджету ПДФО в сумі: 3438,10 грн × 18% = 618,86 грн.
Водночас утримується 1,5% військового збору: 2819,25 грн × 1,5% = 42,29 грн.
Нарахований у грудні 2020 р. дохід у вигляді подарунка відображається у формі №1ДФ за IV квартал 2020 р.
У розділі І в графі «3а» сума нарахованого доходу відображатиметься двома рядками:
- у першому слід показати неоподатковану частину вартості подарунка – 1180,75 грн (в графах 3 та 3а). Відповідно графи 4 та 4а не заповнюються, а ознака доходу в цьому рядку буде «160»;
- у другому рядку слід показати оподатковану частину вартості подарунка (з врахуванням суми коефіцієнта). Тобто у графах 3 і 3а буде сума 3438,10 грн, у графах 4 та 4а сума нарахованого і сплаченого податку – 618,86 грн, з ознакою доходу «126».
У розділі II форми №1ДФ суму військового збору відображаємо без коефіцієнта у складі загальної суми. У графі 3а сума нарахованого доходу – 4 000,00 грн, у графі 3 сума виплаченого доходу – 4 000,00 грн, у графі 4а сума нарахованого збору – 42,29 грн, у графі 4 сума перерахованого збору – 42,29 грн.
ЄСВ нараховується на усю вартість подарунка: 4000,00 х 22% = 880,00 грн. У Звіті з ЄСВ такий подарунок відображається як складова зарплати працівника.