Загальний підхід до обліку витрат ФОПа на ЄП, неплатника ПДВ
Для потреб оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (абз. 1-2 п. 44.1 ПКУ).
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абз. 1 п. 44.1 ПКУ.
Облік доходів та витрат можна вести в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет платника податків (абз. 4 п. 296.1 ПКУ).
Фізособи-підприємці — платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів (абз. 1 п. 296.1 ПКУ).
З наведених вище норм ПКУ випливає, що фізособи-підприємці на спрощеній системі оподаткування — неплатники ПДВ не повинні підтверджувати документами (в тому числі первинними документами) витрати на придбання товарів/послуг, а повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ.
Так само відповідає ДПС на запитання в ЗІР (підкатегорія 107.01.06): «Чи повинні ФОПи — платники ЄП першої — третьої груп, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), вести облік доходів та витрат?».
Чи потрібно вести облік палива?
Паливо — це витратна частина діяльності ФОПа. Тобто це витрати, які потрібно зробити, щоб отримати доходи. Вище ми зазначили, що для фізособи-підприємця на спрощеній системі оподаткування — неплатника ПДВ немає обов’язку вести облік витрат. Таким чином, для такого підприємця, на наш погляд, немає обов’язку вести облік палива.
Чи потрібно оформляти шляхові (подорожні) листи?
Чинними нормативними документами не встановлено форму таких листів і не встановлено обов’язку складання таких документів.
Тому, на наш погляд, фізособа-підприємець на спрощеній системі оподаткування — неплатник ПДВ не зобов’язаний оформляти шляхові (подорожні) листи.
Необхідність оформлення таких листів чи інших подібних документів виникає тільки для підприємців на спрощеній системі оподаткування — платників ПДВ.
Чи повинні водії складати авансові звіти?
Згідно з оновленою з 01.04.2023 редакцією пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку на доходи фізосіб (а отже, і військового збору);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо ж оподатковуваного доходу не виникає і розрахунки були суто безготівковими, зокрема, за допомогою платіжних карток, то подавати авансовий звіт ПКУ не передбачено.
Водії повинні лише надати первинні документи, які підтверджують витрачання коштів, наприклад, на придбання пального тощо.
Докладніше про відрядні та підзвітні кошти ми писали в статті "Відрядні та підзвітні кошти: зміни з 1 квітня".