«YANKIV. Юридична компанія» розповідає про зберігання первинки ФОПом.
Базові строки зберігання документів
Стаття 44.3 ПКУ встановлює кілька різних строків залежно від типу документів:
- 1095 днів (3 роки) – для більшості первинних документів ФОП: виписки, договори, акти, накладні, касові документи та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків.
- 1825 днів (5 років) – для первинних документів ФОП, які виплачували нерезидентам доходи з джерелом походження з України, що оподатковуються згідно з п. 141.4 ПКУ. Цей же строк застосовується до юридичних осіб на спрощеній системі.
- 2555 днів (7 років) – для документів, пов’язаних із трансфертним ціноутворенням (ст. 39 ПКУ) та контрольованими іноземними компаніями (ст. 39-2 ПКУ).
Відлік строку починається з дня подання звітності, для якої використовувалися ці документи. Якщо звітність не подавалася – з граничного строку її подання.
Якщо перевірки не було – зберігати потрібно довше
Ось де більшість підприємців потрапляє в пастку, тому що насправді не знають скільки зберігати первинні документи ФОП, бо є одна умова.
Строки, встановлені п. 44.3 ПКУ – це мінімум. Але якщо за весь час діяльності ФОП документальна перевірка так і не проводилася – підприємець зобов’язаний зберігати первинні документи до її фактичного проведення.
Логіка проста: під час перевірки платник зобов’язаний надати всі документи, що стосуються предмету перевірки (п. 85.2 ПКУ). Якщо документи вже знищені – виконати цей обов’язок неможливо. А відповідальність нікуди не дівається.
Тому навіть якщо стандартний строк зберігання формально минув, але перевірки ще не було – документи продовжують зберігатися.
Воєнний стан подовжує строки додатково
Окрім загального правила про перевірки, діє ще один механізм продовження. Відповідно до пп. 69.36 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ, на період воєнного стану зупиняється відлік строку давності щодо документальних перевірок, які не проводяться через обмеження воєнного часу.
Відповідно до абзацу четвертого пп. 44.3.4 ПКУ строки зберігання документів подовжуються на весь цей період зупинення. Тобто дні, коли перевірки фактично не проводилися через воєнний стан, не зараховуються в загальний строк.
Що це означає на практиці
Якщо ви ФОП і за весь час роботи у вас ніколи не було документальної перевірки – стандартні три або п’ять років не є для вас фінальним орієнтиром. Зберігайте документи до фактичного проведення перевірки.
Якщо перевірка відбулася – строк зберігання документів, які перевірялися, вже не продовжується понад стандартний.
Також не забувайте: при ліквідації ФОП документи за останні 1825 днів діяльності (або 2555 – для КІК і трансфертного ціноутворення) передаються до архіву в установленому порядку.
