Службові листи: класифікація, склад реквізитів, правила оформлення та зразки за ДСТУ 4163:2020

1. Що таке службовий лист і з яких питань його складають?
2. Як правильно класифікувати листи?
3. На якому бланку оформлюють листи?
4. Який склад реквізитів службового листа?
5. Які особливості мають окремі реквізити службового листа?
6. Які додаткові вимоги до примірника електронного листа?
7. Як складати службові листи конкретній юрособі?
8. Практичні висновки

Що таке службовий лист і з яких питань його складають?

Службовий лист – це документ, який використовують для офіційного обміну інформацією між юрособами, а також між юрособами і громадянами. У Класифікаторі управлінської документації (НК 010:2021) він належить до класу організаційно-розпорядчої документації (код форми 0101047), тому його оформлюють відповідно до вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020).

Згідно з п. 9 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), юрособи в межах своєї компетенції можуть надсилати листи при виконанні оперативних зв’язків з органами вищого рівня, функціональними органами, підлеглими та іншими установами, а також громадянами.

Водночас Правила №1000/5 рекомендують уникати так зване «внутрішнє листування» між структурними підрозділами і застосовувати усні роз’яснення, вирішення питань по телефону тощо. Виняток становить лише внутрішнє листування з територіально відокремленими структурними підрозділами. Таким чином на підприємстві мають обертатися лише два основні потоки службової кореспонденції – вхідні та вихідні листи. 

Важливо!

Службові листи складають із різних питань діяльності юрособи: планування, фінансування, звітності, роботи з кадрами, військового обліку, встановлення виробничих, наукових, культурних та інших зв’язків.

Як правильно класифікувати листи?

Службові листи класифікують за такими ознаками: авторством, сферою взаємовідносин, рівнем управління, місцем у документообігу, призначенням, змістом, складністю, формою носія та способом передання інформації.

За авторством листи поділяють на:

• службові;
• приватні.

Службові листи складають від імені юрособи, її структурного підрозділу або посадової особи в межах її службових повноважень.

Приватні листи надходять від фізичних осіб. Це можуть бути:

• звернення (заяви, пропозиції та скарги) громадян;
• запити від колишніх працівників про видачу їм довідок, копій чи витягів із документів.

За сферою взаємовідносин розрізняють адміністративні, комерційні, претензійні, дипломатичні та інші листи.

Наприклад, адміністративне листування використовується для вирішення управлінських питань між юрособою вищого рівня та підлеглими підприємствами, установами, організаціями; комерційне – під час укладення й виконання договорів, постачання товарів або надання послуг.

За рівнем управління листи можуть надходити:

• від юрособи вищого рівня;
• від юросіб одного рівня;
• від підпорядкованих підприємств, установ та організацій;
• від інших сторонніх юридичних та фізичних осіб.

За місцем у документообігу листи поділяють на:

• вхідні – отримані юрособою;
• вихідні – надіслані юрособою;
• внутрішні – листи, якими обмінюються територіально відокремлені структурні підрозділи однієї юридичної особи.

Найбільше практичне значення має класифікація за призначенням.

За цією ознакою виокремлюють:

• ініціативні листи;
• листи-відповіді.

Ініціативний лист започатковує листування та містить звернення до адресата з певного питання. Проте не всі ініціативні листи потребують відповіді, зокрема не обов’язково відповідати на лист-повідомлення, лист-запрошення, вітальний лист. Водночас листи-прохання, листи-вимоги, листи-запити, листи-звернення та листи-пропозиції передбачають її надання.

Лист-відповідь складають у відповідь на отриманий ініціативний лист. Він може містити згоду, відмову, роз’яснення, підтвердження виконання прохання або іншу інформацію по суті порушеного питання.

За змістом найчастіше виокремлюють листи:

• інформаційні;
• супровідні
• гарантійні.

Інформаційні листи повідомляють адресата про певні факти, події чи рішення. Супровідні надсилають разом з іншими документами, пояснюючи їх призначення або перелік. Гарантійні листи містять письмові зобов'язання щодо виконання певних дій, оплати, поставки товарів чи надання послуг.

За складністю змісту листи поділяють на:

• прості;
• складні.

Прості листи присвячені одному питанню й зазвичай мають лаконічний текст.

Якщо ж зміст листа одночасно порушує кілька різних питань, його вважають складним. Проте в діловодстві рекомендують уникати багатоаспектних листів, адже окремі питання можуть потребувати різних виконавців або різних термінів розгляду та виконання.

За формою носія інформації листи поділяють на паперові та електронні.

Паперові листи мають матеріальну форму та підписуються посадовою або фізичною особою власноруч кульковою ручкою. Електронні – створюються та підписуються виключно в електронній формі із застосуванням електронного підпису.

За способом передання інформації листи поділяють на такі, що надсилаються:

• поштовим зв’язком;
• кур'єрською службою доставки;
• електронною поштою;
• системою електронного документообігу.

На якому бланку оформлюють листи?

Службові листи оформлюють на бланку листа, спроєктованому відповідно до вимог розділу 6 ДСТУ 4163:2020.

Відзначимо, що бланк листа повинен мати такі поля у міліметрах:

• 30 – ліве;
• 10 – праве;
• 20 – верхнє та нижнє.

Бланки листа за вибором юрособи можуть бути як кутовими, так і поздовжніми. Саме від цього залежить і місце розташування конкретних реквізитів у листі. 

У кутовому бланку постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша (див. зразок 1).

Зразок 1. Шапка кутового бланка листа

(Завантажити)

У поздовжньому бланку – уздовж верхньої частини аркуша (див. зразок 2)

Зразок 2. Шапка поздовжнього бланка листа

(Завантажити)

Який склад реквізитів службового листа?

Службовий лист, складений юрособою – автором, максимально може мати такий склад реквізитів згідно з ДСТУ 4163:2020:

• зображення Державного Герба України або емблеми юрособи (торговельної марки, знака для товарів і послуг);
• найменування юрособи вищого рівня (за наявності);
• найменування юрособи;
• найменування структурного підрозділу юрособи;
• довідкові дані про юрособу;
• код юрособи;
• назва виду документа (тільки у гарантійних листах);
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (тільки у листах-відповідях);
• гриф обмеження доступу до документа;
• адресат;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• відмітка про наявність додатків (тільки у супровідних листах);
• підпис;
• відбиток печатки;
• віза документа;
• відомості про виконавця документа.

Звертаємо увагу на те, що серед зазначених реквізитів, обов’язковими для будь-якого листа є такі: «Найменування юрособи», «Довідкові дані про юрособу», «Код юрособи», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Адресат», «Заголовок до тексту документа», «Текст», «Підпис», «Відомості про виконавця». Наявність інших реквізитів залежить від виду листа, особливостей його змісту, деяких інших факторів.

В юрособі – адресаті службового листа, після його отримання, опрацювання і виконання, до нього максимально можуть додатися такі реквізити згідно з ДСТУ 4163:2020:

• резолюція;
• відмітка про контроль;
• відмітка про засвідчення копії документа;
• відмітка про виконання документа;
• відмітка про надходження документа до юрособи;
• відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.

Обов’язковими з них є: «Резолюція», «Відмітка про надходження документа до юрособи», «Відмітка про виконання документа». Наголосимо, що ця вимога стосується як паперових, так і електронних листів.

Які особливості мають окремі реквізити службового листа?

Зображення Державного Герба України дозволяється розміщувати на бланках листів державних органів та органів місцевого самоврядування, а також деяких інших юросіб, для яких зазначені органи є юрособами вищого рівня.

Цей реквізит на кутових бланках розташовують на верхньому полі над серединою рядків із найменуванням юрособи (див. зразок 1), а на поздовжніх – у центрі верхнього поля. Розмір зображення Державного Герба України становить: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

Зображення емблеми юрособи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) відтворюють на бланках листів юросіб, які не мають права зображувати державну символіку. Це зображення можна застосовувати на бланках у тому разі, якщо воно офіційно зареєстроване і право на його використання закріплене в установчому документі (статуті) юрособи.

Цей реквізит розміщують з лівого боку від найменування юрособи (див. зразок 2) або на верхньому полі бланка листа над цим найменуванням. Розміри такого зображення не обмежуються, втім згідно з ДСТУ 4163:2020 рекомендована висота зображення має бути не більшою ніж 17 мм.

Найменування юрособи вищого рівня (державного органу, органу місцевого самоврядування, приватної компанії чи корпорації) вказують тільки на бланку листа підпорядкованої юрособи. Зазвичай це найменування зазначають у скороченій формі, якщо скорочення офіційно зареєстровано, наприклад: МОН України, Укрдержархів, НАК «Нафтогаз України» (див. зразок 2).

Найменування юрособи зазначають повністю відповідно до статуту (положення) юрособи, а під повним найменуванням за потреби наводять скорочене найменування у дужках або без них (див. зразки 1, 2, 3).

Найменування структурного підрозділу юрособи зазначають лише тоді, коли структурний підрозділ (філія, управління, відділення тощо) є автором службового листа, і при цьому його керівник має право підписувати листи, офіційно зафіксоване у положенні про відповідний структурний підрозділ юрособи.

Довідкові дані про юрособу мають містити таке: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, телефаксів, адреси електронної пошти та офіційного веб-сайту) (див. зразки 1, 2, 3).

Цей реквізит розміщують нижче найменування юрособи або структурного підрозділу. Складові елементи поштової адреси зазначають згідно з постановою КМУ від 05.03.2009 №270 «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку» у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Код юрособи визначають за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) і розміщують нижче реквізиту «Довідкові дані про юридичну особу» (див. зразки 1, 2, 3).

Назву виду документа у службовому листі не оформлюють, виняток становлять лише гарантійні листи.

Дату та реєстраційний індекс документа проставляють у день підписання службового листа. Місце розташування цих реквізитів залежить від виду бланка (див. зразки 1, 2, 3). Реєстраційний індекс листу надають за Журналом реєстрації вихідних документів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, проставляють тільки у листі, який надсилають у відповідь на ініціативний лист сторонньої юридичної або фізичної особи (див. зразок 3).

Гриф обмеження доступу до документа оформлюють лише у листах, що містять інформацію з обмеженим доступом згідно із законодавством. Цей реквізит розміщують у правій верхній частині лицьового боку першого аркуша листа над реквізитом «Адресат».

Адресатом листа можуть бути юридичні особи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, а також громадяни (див. зразок 3).

Заголовок до тексту документа оформлюють у спеціально відведеному місці на бланку листа (див. зразки 1, 2, 3). Заголовок має бути коротким, граматично узгодженим з текстом і починатися з прийменника «Про» або «Щодо». Наприклад: «Про узгодження проєкту договору», «Щодо встановлення виробничих зв’язків», «Про зміну вартості оренди», «Щодо проведення конференції».

Текст містить інформацію, заради фіксування якої було створено службовий лист, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту листа.

Відмітку про наявність додатків обов’язково оформлюють у супровідних листах; в інших службових листах – у разі надсилання разом з листами інших видів документів з будь-яким носієм інформації. Цей реквізит розташовують під текстом документа (див. зразок 3).

Підпис у паперовому листі містить такі елементи: назву посади особи, яка підписує лист, її особистий підпис, власне ім’я та прізвище, надруковане великими літерами. Електронний службовий лист має бути підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або удосконаленим електронним підписом (УЕП) відповідної посадової особи.

Відбиток печатки у паперових листах проставляють так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ, але не її особистий підпис у гарантійних листах та деяких інших службових листах, зміст яких стосується фінансових питань. Електронний лист фінансового характеру засвідчують кваліфікованою електронною печаткою.

Віза документа проставляється на примірнику службового листа, що залишається на зберігання у справі юрособи, що є автором цього листа. Візу оформлюють у разі потреби на службових листах, зміст яких потребує внутрішнього погодження.

Цей реквізит проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша листа.

Відомості про виконавця документа обов’язково зазначають в усіх вихідних листах. Цей реквізит містить такі елементи: прізвище, власне ім’я виконавця та номер його контактного телефону, і розташовується у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша листа (див. зразок 3).

Увага!

Резолюцію на вхідному паперовому листі проставляє рукописно керівник юрособи нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі листа, призначеному для підшивання. В електронному листі резолюцію щодо його виконання вносять до реєстраційно-моніторингової картки (РМК), що є невід’ємною частиною цього документа.

Відмітку про контроль проставляють на вхідних листах, узятих на контроль для забезпечення їх виконання в установлений в резолюції термін. У паперовому листі цей реквізит оформлюють у вигляді великої літери «К» або слова «Контроль» (рукописно чи з використанням штампа) на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту. Контроль за виконанням електронних службових листів здійснюється автоматично системою електронного документообігу (СЕД), запровадженою в юрособі.

Відмітку про виконання службового листа проставляють рукописно на виконаному паперовому листі перед долученням його до справи згідно з номенклатурою справ.

Відмітку про надходження службового листа до юрособи в паперовому вигляді проставляють рукописно або з використанням штампа (автоматичного нумератора) у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу вхідного листа під час його реєстрації в день одержання.

Які додаткові вимоги до примірника електронного листа?

У разі створення примірника електронного листа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрих-код або QR-код, що містить: скорочене найменування юрособи, дату реєстрації, реєстраційний індекс.

Крім того, QR-код містить:

• відомості про підписувача електронного листа або накладача електронної печатки, а саме: прізвище, власне ім’я, по батькові підписувача або найменування юрособи (для електронної печатки), номер сертифіката і строк його дії;
• дати накладання КЕП / УЕП і печаток на електронний лист, що їх беруть із кваліфікованих електронних позначок часу.

Зразок 3. Службовий лист, оформлений на бланку листа з поздовжнім розташуванням реквізитів

(Завантажити)

Як складати службові листи конкретній юрособі?

Вимоги до оформлення службових листів та організації роботи з ними у конкретній юрособі мають бути визначені в інструкції з діловодства цієї юрособи.

Зокрема в інструкції детально прописують:

• порядок приймання, попереднього розгляду, реєстрації, опрацювання вхідної кореспонденції, передання службових листів на розгляд керівництва та безпосереднім виконавцям після накладення резолюції керівником;
• процес виконання та контролю за виконанням, формування виконаних листів у справи згідно з номенклатурою справ;
• порядок складення, оформлення, погодження та підписання вихідних листів, їх реєстрації та надсилання адресатам.

Крім того, до інструкції з діловодства обов’язково має додаватися зразок бланку відповідної юрособи.

Практичні висновки

1. Службовий лист – це організаційно-розпорядчий документ, який складають з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020.
2. Службовий лист оформлюють на бланку листа юрособи з кутовим або поздовжнім розташуванням постійних реквізитів бланку.
3. Зміст службових листів може стосуватися будь-яких питань діяльності юрособи, зокрема планування, фінансування, звітності, роботи з кадрами, військового обліку, встановлення виробничих, наукових, культурних та інших зв’язків.
4. Обов’язковими реквізитами будь-якого листа є «Найменування юрособи», «Довідкові дані про юрособу», «Код юрособи», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Адресат», «Заголовок до тексту документа», «Текст», «Підпис», «Відомості про виконавця».
5. Порядок оформлення окремих реквізитів та місце їх розташування в паперових і електронних службових листах мають певні відмінності, які необхідно враховувати під час їх створення.
6. Підписи посадових осіб у службових листах, зміст яких стосується фінансових питань, засвідчують відбитком основної круглої печатки юрособи – на паперових листах, або кваліфікованою електронною печаткою – на електронних листах.
7. Вимоги до оформлення службового листа мають бути визначені в інструкції з діловодства юрособи.