Минюст приказом от 07.09.2015 г. № 1656/5 определил, что документы, подлежащие архивному хранению, вывезенные с временно оккупированной территории и территории проведения АТО юрлицами, которые прекращают свою деятельность, передаются в архивные учреждения по месту прекращения этих юрлиц, если они не имеют правопреемников или органов высшего уровня на территории других регионов Украины.
Передача документов на архивное хранение осуществляется в порядке, установленном Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в госорганах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Архивное учреждение, орган высшего уровня, которые приняли на хранение архивные документы от юрлица, которое прекращает свою деятельность, должны отправить сообщение Государственной архивной службе о приеме на хранение архивных документов. В таком сообщении указываются следующие сведения:
- наименование юрлица, которое прекращает свою деятельность;
- идентификационный код юрлица с Единого госреестра предприятий и организаций;
- местонахождение юрлица (старое) (индекс, область, город (поселок или село), улица, дом);
- место прекращения юрлица (индекс, область, город (поселок или село));
- количество дел по описи дел постоянного хранения, крайние даты;
- количество дел по описи по кадровым вопросам (личному составу), крайние даты.
Юрлица, которые изменили местонахождение, должны стать на учет в государственном архивном учреждении (архивном отделе городского совета) по месту регистрации юрлица и обеспечить хранение документов, вывезенных с временно оккупированной территории и территории проведения АТО, а также документов, образующихся в процессе их деятельности.
Кроме этого, признан утратившим силу приказ Минюста от 13.01.2015 № 21/5 «О месте хранения документов, вывезенных из Автономной Республики Крым и города Севастополя юридическими лицами, которые прекращают свою деятельность».