- Хто з ФОПів-«єдинників» повинен вести облік витрат?
- Хто з ФОПів-«єдинників» повинен вести товарний облік?
- Як ФОПу 3 групи – неплатнику ПДВ вести облік доходів?
- Чи повинен ФОП 3 групи – неплатник ПДВ мати первинні документи на придбання та списання пального?
- Чи повинні водії складати авансові звіти?
Хто з ФОПів-«єдинників» повинен вести облік витрат?
Відомий факт, що ФОПи не зобов’язані вести бухгалтерський облік. Адже дія Закону №996, який встановлює цей обов’язок, поширюється лише на юросіб та на їх філії і представництва (ч. 1 ст. 2 Закону №996).
Проте ФОПи 1-3 груп ЄП повинні вести облік, нехай і у спрощеній формі. Цьому присвячена ст. 296 ПКУ.
Який облік ведуть ФОПи 1-3 груп ЄП:
- ФОПи 1-2 груп та ФОПи 3 групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік отриманих доходів у довільній формі.
- ФОПи 3 групи, які є платниками ПДВ, ведуть облік доходів і витрат за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.2022 №405. Бланк цієї типової форми ви можете знайти за посиланням.
Докладніше про це ви можете прочитати в наших статтях:
- Як у 2026 році обліковувати доходи ФОПа – платника єдиного податку І – ІІІ груп (не платника ПДВ)?
- Типова форма обліку доходів і витрат ФОПа - платника ЄП ІІІ групи (платника ПДВ): інструкція із заповнення
Тобто витрати ФОПа 3 групи цікавлять податківців, тільки якщо він є платником ПДВ. Які витрати несуть інші ФОПи-«єдинники», залишається їх власною справою. Вони, звісно, рахують витрати, але роблять це виключно для себе.
Хто з ФОПів-«єдинників» повинен вести товарний облік?
Облік товарних запасів зобов'язані вести ФОПи, які здійснюють розрахункові операції та:
- перебувають на загальній системі оподаткування;
- або є платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками ПДВ;
- або є платниками єдиного податку, які торгують технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту, ліками та виробами медичного призначення, ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівкоштовного каміння.
Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496.
Зверніть увагу!
Відповідно до Порядку ведення обліку товарних запасів платники податків, які відповідно до законодавства проводять розрахункові операції із застосуванням РРО або ПРРО, зобов’язані вести облік всіх товарних запасів, а не певних товарів, за місцем їх реалізації.
Облік товарних запасів ведуть фізичні особи – підприємці шляхом постійного внесення до форми ведення обліку товарних запасів інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід'ємною частиною такого обліку.
Про те, які це первинні документи, ми докладно розповідали у статті "Товарний облік у ФОПа: які документи треба мати?".
І ось тут виникає запитання: чи зобов’язані вести товарний облік ті ФОПи-«єдинники», які надають послуги, як у нашому випадку – послуги вантажного перевезення?
Технічно складними побутовими товарами, які підлягають гарантійному ремонту, ліками або виробами медичного призначення, ювелірними виробами цей ФОП не торгує. Тобто ця підстава відпадає.
Він перебуває у 3 групі, але не є платником ПДВ. Тобто і ця підстава не діє також.
Виходить, що вести товарний облік пального йому не потрібно!
Як ФОПу 3 групи – неплатнику ПДВ вести облік доходів?
Для потреб оподаткування такий ФОП зобов’язаний вести облік доходів та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (абз. 1 п. 44.1 ПКУ).
Адже всім платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абз. 1 п. 44.1 ПКУ.
Облік доходів можна вести в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет платника податків (абз. 4 п. 296.1 ПКУ).
ФОПи — платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів (абз. 1 п. 296.1 ПКУ).
Важливо!
З наведених вище норм ПКУ випливає, що ФОПи 3 групи — неплатники ПДВ не повинні підтверджувати документами (в тому числі первинними документами) витрати на придбання пального, а повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ.
Так само відповідає ДПС у «ЗІР» (підкатегорія 107.01.06) на запитання: «Чи повинні ФОПи — платники ЄП першої — третьої груп, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), вести облік доходів та витрат?».
Чи повинен ФОП 3 групи – неплатник ПДВ мати первинні документи на придбання та списання пального?
Чинними нормативними документами не встановлено для ФОПа 3 групи – неплатника ПДВ обов’язку складання таких документів.
Тому, на наш погляд, він не зобов’язаний зберігати первинні документи про придбання такого пального й оформляти первинні документи щодо його використання та списання (шляхові (подорожні) листи, акти тощо).
Йому це не потрібно ані для бухгалтерського обліку (якого він не веде), ані для податкового обліку щодо єдиного податку (адже він визначає об’єкт оподаткування тільки через облік доходів).
Однак є два нюанси, через які все ж таки первинні документи щодо придбання пального краще мати, зберігати і вести хоча б у довільній формі облік використання пального.
По-перше, згідно з п. 292.3 ПКУ, до суми доходу платника єдиного податку 1-3 груп включається вартість безоплатно отриманих протягом звітного періоду товарів (робіт, послуг).
Зверніть увагу!
Безоплатно отриманими вважаються товари (роботи, послуги), надані платнику єдиного податку згідно з письмовими договорами дарування та іншими письмовими договорами, укладеними згідно із законодавством, за якими не передбачено грошової або іншої компенсації вартості таких товарів (робіт, послуг) чи їх повернення, а також товари, передані платнику єдиного податку на відповідальне зберігання і використані таким платником єдиного податку.
Але податківці при документальних перевірках трактують цю норму значно ширше. І вони часто вимагають від ФОПів-«єдинників» первинні документи на придбання товарів, робіт чи послуг, які ті використовують у підприємницькій діяльності. А відсутність таких документів вважають доказом безоплатного отримання цих товарів, робіт чи послуг. Та намагаються збільшити суму оподаткованого доходу на їх ринкову вартість. Тому, щоб уникнути зайвих спорів, краще все ж таки документи на заправку транспорту мати і вести хоча б довільний облік придбання, а краще – і використання пального.
По-друге, якщо ФОП має найманих працівників-водіїв, яким доводиться заправляти транспорт за власний рахунок або за виданими їм під звіт коштами, з використанням корпоративної чи паливної картки тощо, ФОПу доведеться вести вже інший облік – розрахунків з підзвітними особами.
Вже не кажучи про те, що якщо пальне придбавається з використанням паливних карт, тобто йдеться не про разові придбання пального на випадкових АТС, а про договір з постачальником пального на певну суму, варто зберігати в себе і договір, і документи про його виконання – виписку банку про оплату пального, фіскальні чеки про заправку, відомості від постачальника про відвантажене пальне тощо. Це допоможе проводити звіряння розрахунків із такими постачальниками і для захисту інтересів ФОПа як покупця в разі виникнення спорів.
Чи повинні водії складати авансові звіти?
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають у разі:
- наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і військового збору);
- використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо ж оподатковуваного доходу не виникає і розрахунки були суто безготівковими, зокрема за допомогою платіжних карток, то подавати авансовий звіт не обов’язково. Водії повинні лише надати первинні документи, які підтверджують витрачання коштів, зокрема на придбання пального.
Докладніше про це ми розповідали у статтях:
- Авансовий звіт: інструкція із заповнення та подання (+ зразок заповнення)
- Службове відрядження – 2026: від наказу до звіту (+ зразки заповнення усіх потрібних документів)
Таким чином, хоча для визначення об’єкта оподаткування ЄП ФОПу і не потрібні документи про придбане пальне, ці документи потрібні йому для розрахунків із підзвітними особами – працівниками й оподаткування ПДФО та ВЗ надміру витрачених коштів (або для доказу, що надані під звіт кошти були використані за призначенням). Тож їх треба буде отримувати від працівників та зберігати для податкових перевірок.
- Бланк Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (частіше використовується як Авансовий звіт), а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму Звіту затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239).
- Інструкцію із заповнення та подання Авансового звіту від редакції «Дебет-Кредит» читайте за посиланням.
