ДФС в Івано-Франківській області зазначила, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів, тощо.
У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів:
- оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
- роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
- оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.
Окрім цього, якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються:
- прізвище та ініціали відрядженого працівника,
- вартість здійсненого перельоту,
- сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка.
У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:
- роздрукований на паперовому носії посадочний документ;
- у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
- у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
При поверненні електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.
Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.
Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
Нагадуємо, що з 19 квітня працівникам необхідно звітувати за використані під час відрядження кошти за новою формою авансового звіту. Докладніше про зміни у новій формі, а також зразок його заповнення дивіться в аналітичній статті від редакції тут >>>
