Південне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків вказує, що відповідно до Порядку у стовпчику «Обов’язковість заповнення» наявність позначки «*» означає, що показник (інформація) повинен обов’язково бути заповнений, відсутність такої позначки означає, що показник може бути заповнений у разі його наявності.
У таблиці 6 «Опис елементів SAF-T UA» Детального технічного опису елементів SAF-T UA наведено структуру таблиці з описом та призначенням кожного стовпця для правильної роботи з технічним описом елементів SAF-T UA.
Обов’язковість (Status) вказує, чи є елемент обов’язковим («Mandatory») або необов’язковим («Optional»). Під час передачі даних до ДПС технічний статус обов’язковості передбачає таку реалізацію положень Порядку:
- статус «Mandatory» означає, що показник (інформація) повинен обов’язково бути заповнений;
- необов’язкові елементи («Optional»), які передбачені Порядком, повинні бути заповнені в разі їх наявності;
- необов’язкові елементи («Optional»), які не передбачені Порядком, можуть бути заповнені, якщо, на думку платника податків, це забезпечує більш повне відображення даних, що належать або пов’язані з предметом перевірки.
У деяких випадках статус «Optional» технічно реалізований через атрибут «minOccurs="0"» у визначенні елементів вищого рівня XSD-схеми. Це означає, що елемент може бути не включений у XML-документ без порушення валідності, що, в свою чергу, робить усі вкладені (дочірні) елементи необов’язковими до заповнення.
Використання порожніх елементів можна інтерпретувати, ніби вони мають значення, тому порожні елементи не слід використовувати взагалі, якщо немає даних для заповнення необов’язкового елемента
Необов’язкові елементи («Optional»), які не передбачені Порядком, заповнюються у разі, якщо суб’єкт господарювання вважає, що у зв’язку зі специфікою ведення бухгалтерського обліку та/або особливостями роботи автоматизованого програмного забезпечення, яке використовується суб’єктом господарювання, доцільно внести додаткові елементи обліку та дані, які забезпечать більш повне та достовірне відображення інформації щодо обліку доходів, витрат, фінансового результату та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування, повнотою та своєчасністю сплати податків.
При цьому слід звернути увагу, що файл SAF-T UA розроблений на основі Рекомендацій ОЕСР щодо стандартного аудиторського файлу (версія 2.0), згідно з якими основне припущення полягає в тому, що всі елементи, включені в модель ОЕСР, є потенційно корисними для аудиторів.
Формування SAF-T UA повинно здійснюватися на основі даних вихідної системи обліку відповідно до обраної підприємством форми бухгалтерського обліку як певної системи регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.