Відновлення первинних документів при їх втраті у 2026 р.: граничний строк залежить від податкової адреси

1. Якщо документи втрачено на умовно безпечній території України?
2. Три головні кроки платника податків у разі втрати документів
3. Якщо документи втрачено на територіях активних бойових дій або на ТОТ?
4. Інвентаризація: нагадування від ДПС
5. Рекомендації та практичні висновки для бізнесу
6. Таблиця. Алгоритми дій платника податків у разі втрати первинних документів
7. Де почитати більше про втрату первинних документів?

Втрата первинної документації — це завжди додаткові клопоти для бухгалтера і керівника, незалежно від обставин. Але і самі обставини можуть бути різними: від затоплення офісу чи пожежі в «мирному» регіоні (навіть за умови, що форс-мажор був викликаний ракетним обстрілом, наприклад) до влучання ворожої ракети та руйнування архівів в зоні активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях (ТОТ).

Натомість законодавство чітко розмежовує ці ситуації, пропонуючи два різні алгоритми дій: загальний (стандартний) та спеціальний (воєнний). Розглянемо детально кожен із них, спираючись на консультації податківців.

Якщо документи втрачено на умовно безпечній території України?

Якщо бізнес розташований в регіоні, де немає активних бойових дій (адреса суб’єкта господарювання не входить в Перелік ТОТ), втрата документів вимагає суворого дотримання процесуальних строків щодо їх відновлення.

Які терміни зберігання документів?

ПКУ зобов’язує платників формувати показники звітності виключно на підставі підтверджених первинних документів та зберігати їх протягом чітко визначених строків:

• 2555 днів — для документів щодо ТЦУ, КІК та оподаткування доходів нерезидентів (пп. 44.3.1 ПКУ);
• 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухобліку та фінзвітності платників податку на прибуток, постійних представництв, неприбуткових організацій та підприємств-спрощенців  (пп. 44.3.2 ПКУ);
• 1095 днів — для інших документів та для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.3 та пп. 44.3.4 ПКУ).

Перебіг цих строків розраховується з дня подання звітності, для складення якої використовуються втрачені документи. Для документів, пов’язаних з виконанням вимог неподаткового  законодавства, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (пп. 44.3.4 ПКУ).

Три головні кроки платника податків у разі втрати документів

У разі настання таких форс-мажорних обставин від платника податків вимагається здійснити такі кроки:

1. Повідомити ДПС у 5-денний строк з дня настання події (втрати або пошкодження документів). Платник повинен письмово повідомити податковий орган за місцем обліку (а за наявності митних операцій — і відповідну митницю) з наданням підтверджуючих документів від компетентних органів (п. 44.5 ПКУ).
2. Платник зобов’язаний повністю відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до ДПС (п. 44.5 ПКУ).
3. Оперативне інформування ДПС про втрату документів перед початком податкової перевірки – привід (але не обов’язок!) для ДПС відкоригувати строки перевірки. Якщо проведення перевірки неможливе через втрату документів, строки її проведення (крім перевірок з відшкодування ПДВ за ст. 200 ПКУ) переносяться до дати відновлення документів, але не більше ніж на 120 днів (п. 44.5 ПКУ).

Увага!

Якщо документи не будуть відновлені у 90-денний строк (або відбудеться їх повторна втрата), вважається, що такі документи були відсутні у платника на час складення звітності (п. 44.5, п. 44.6 ПКУ). Це тягне за собою зняття витрат, податкового кредиту та нарахування штрафних санкцій.

Докладно про позицію ДПС читайте у ЗІР.

Якщо документи втрачено на територіях активних бойових дій або на ТОТ?

Для суб’єктів господарювання, чиї офіси та архіви опинилися в зоні активних бойових дій або на ТОТ, діє окремий режим, передбачений пп. 69.28 підрозділу 10 розділу XX ПКУ.

Коли застосовується пп. 69.28?

Правило діє у разі втрати (знищення чи зіпсуття) первинних документів або їх знаходження на територіях бойових дій / ТОТ, якщо вивезення документів неможливе чи пов’язане з ризиком для життя і здоров'я людей або через адміністративні перешкоди.

Які наслідки інформування ДПС?

У разі неможливості вивезення первинних документів платник податків  повинен подати до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером.  У ньому зазначаються обставини неможливості вивезення, звітні періоди та загальний перелік документів (за можливості — з реквізитами).

Наслідками подання такого повідомлення стане запровадження мораторію на проведення документальних перевірок щодо зазначених у ньому періодів.

Якщо платник згодом подасть повідомлення саме про втрату документів, згадані у ньому  періоди не підлягатимуть перевірці контролюючим органом взагалі, у тому числі після завершення воєнного стану.

Що робити, якщо ДПС відмовляє?

Обов'язок доведення відсутності підстав для застосування спеціальних правил покладається виключно на податковий орган. Податкова може відмовити у застосуванні пп. 69.28, видавши вмотивоване рішення протягом 1 місяця. Таке рішення можна оскаржити в адміністративному або судовому порядку. При цьому до винесення остаточного рішення за скаргою/позовом ДПС не має права піддавати сумніву показники звітності або ініціювати перевірки за вказані періоди.

Докладно про позицію ДПС читайте у ЗІР.  

Інвентаризація: нагадування від ДПС

Врахуйте, що в обох випадках інвентаризація архівів та іншого майна — не просто бухгалтерська процедура. Вона фіксує реальний стан справ і може стати важливим доказом.

Тим паче, що податківці самі нагадали, що, за загальним правилом, у разі встановлення фактів крадіжок, зловживань або псування цінностей обов'язково проводиться інвентаризація на день встановлення таких фактів (п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879).

Натомість підприємства, майно або документи яких розташовані в районах бойових дій чи на ТОТ, проводять інвентаризацію тільки тоді, коли з'явиться безпечний та безперешкодний доступ до активів і первинних документів (п. 8 розд. I Положення №879). Вони зобов'язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу.

Рекомендації та практичні висновки для бізнесу

Для бізнесу з прифронтових територій повідомлення про втрату документів — це не просто формальність, а реальний захист від перевірок навіть після війни. Тому з таким інформуванням не варто зволікати: щойно з’явилася можливість — подавайте повідомлення.  

Для всіх інших СГ - п’ятиденний строк на повідомлення і 90 днів на відновлення. І це теж не рекомендація, а обов’язок. Його ігнорування може дорого коштувати. Адже якщо до повідомлення прийде податкова перевірка, то для неї відсутність документів буде свідчити про не ведення (або поганий стан ведення) обліку і відсутність підстав для показників звітності.

Отже, ПКУ захищає платників податків, які втратили первинні документи. Але цей захист працює лише тоді, коли платник податків робить правильні кроки:

1. Визначте свій статус. Якщо втрата сталася через військові дії, перевірте, чи входить ваша територія до офіційного Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих. Це визначає вибір норми ПКУ (п. 44.5 чи пп. 69.28 п. 69 підрозділу 10 розділу XX).
2. Деталізуйте повідомлення до ДПС. У разі подання повідомлення за пп. 69.28 максимально докладно опишіть обставини (влучання, пожежа, окупація) та надайте перелік зіпсованих/втрачених документів із зазначенням звітних періодів.
3. Фіксуйте руйнування. За можливості отримайте витяги з ЄРДР (якщо було заведено кримінальне провадження за фактом обстрілу/мародерства), довідки ДСНС, фото- та відеофіксацію. Це стане беззаперечним аргументом, якщо ДПС спробує винести відмову.
4. Не зволікайте з оскарженням. Якщо ДПС надіслала рішення про відмову в застосуванні пп. 69.28, негайно подавайте адміністративну скаргу або позов до суду. Це автоматично блокує право ДПС проводити перевірки або коригувати ваші податкові показники до завершення судового процесу.
5. Проведіть інвентаризацію після відновлення доступу до активів. 

Таблиця. Алгоритми дій платника податків у разі втрати первинних документів

Де почитати більше про втрату первинних документів?

• Знищення документів на підприємстві й у ФОПа: за правилами і без
• Суд підтримав ДПС у справі про донарахування 1,3 млн грн ПДВ через втрату документів під час війни
• Усе про первинні документи: обов'язкові реквізити, правила оформлення та зберігання, що робити при втраті
• Повідомлення про неможливість вивезення/втрату первинних документів: як подати до ДПС?
• Втрата первинних документів до чи під час перевірки ДПС: як діяти підприємству і що про це думає Верховний Суд
• Втратили документи на території бойових дій чи окупованій території: алгоритм дій від ДПС
• Внаслідок ворожої атаки знищено первинні документи: як діяти платнику податків у 2026 році