Правове регулювання строків зберігання та процедури знищення документів в Україні, а також передачі іх в архів здійснюється на підставі таких документів:
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5);
- Порядок передачі документів до архівних установ державної та комунальної форм власності, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 №1004 (далі – Порядок №1004);
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5);
- Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 №430/5.
Про строки зберігання документів та критерії їх обрахунку читайте у матеріалах:
Як документи мають знищуватися правильно (за планом)
Це робить їх власник (тобто підприємство або ФОП). Як саме знищити, теж вирішує власник документів (хоча від державних установ подекуди вимагають здачі паперових документів на макулатуру, тож цей момент можна узгодити з керівною організацією).
Знищити документи можна в різний спосіб та з урахуванням таких умов:
- власники можуть передати організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу паперової макулатури, переданої для переробки;
- дату здавання документів, їх вагу та номер накладної фіксують в актах про вилучення документів для знищення;
- акти вилучення документів для знищення додають у справу архівного фонду та зберігають в архіві підприємства;
- якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний або якщо власник не бажає витрачатися на перевезення макулатури, вони можуть бути спалені, про що в акті роблять відповідну позначку.
Увага! Для того щоб отримати право знищити, недостатньо того, щоб минув строк зберігання документа! Перш ніж знищити документи, потрібно провести експертизу їх цінності (п. 6 Порядку №1004).
Експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи (п. 3 Порядку №1004). Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що ґрунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджує керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юрособи (за згодою).
Документи для знищення оформляють актом. Форму акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, наведено в додатку 15 до Правил №1000/5. Акт про вилучення документів для знищення складають у двох примірниках, як правило, на всі справи установи загалом.
У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.
Далі цей акт подають на затвердження до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради). Затверджений комісією акт затверджується керівником підприємства (організації, установи) – і лише після цього виникає право знищувати відібрані документи.
Якщо документи знищені (втрачені) через форс-мажорні обставини
На жаль, це буває доволі часто. І до війни траплялися крадіжки документів, їх псування, помилкове знищення, втрата тощо.
У зв’язку з широкомасштабним вторгненням рф та активним військовими діями, щоденними обстрілами ракетами та шахедами, іншими БПЛА на території України, низка підприємств опинилася у ситуації, коли документи було знищено не планово, а внаслідок обстрілів, пожеж, окупації території тощо.
Приклад 1: Підприємство у Харківській області втратило частину первинних бухгалтерських документів у результаті артобстрілу, що призвів до пожежі складу. Комісією було складено акт про втрату документів із зазначенням цих обставин, також було отримано документи від ДСНС про наслідки обстрілу, витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань та було повідомлено податковий орган про втрату первинної документації за приписами пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Приклад 2: Виробниче підприємство з Донецькій області повідомило ДПС про повну втрату фінансової документації через повне знищення будівлі офісного приміщення під час бойових дій. На підставі документів (актів) від військової адміністрації, ДСНС та акта внутрішньої комісії втрату всіх документів разом з офісним майном було зафіксовано. Оскільки була призначена перевірка, яка мала розпочатись за кілька днів після знищення будівлі, було подане повідомлення про втрату первинних документів відповідно до пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Важливо! Для запобігання проблем з податківцями і швидкого відновлення втраченої документації платнику податків варто:
- зберігати всі можливі електронні дублікати та резервні копії документів або у максимально короткі строки перейти на електронний документообіг, оцифрувати всі існуючі документи (за можливості);
- у разі пожежі після обстрілу – зафіксувати факт втрати документів та отримати офіційні акти/довідки від ДСНС, поліції, військової адміністрації, провести інвентаризацію (за можливості);
- повідомити податкові органи (інші контролюючі органи) протягом встановленого терміну в порядку, визначеному пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Судова практика про наслідки знищення документів
1. Знищення архіву через окупацію
2 травня 2022 р. підприємство – платник податків дізналося, що документи, які перебували на зберіганні, було знищено в період окупації наприкінці березня 2022 внаслідок вибуху та пожежі. За наслідком знищення приміщення та документів відкрито кримінальне провадження від 20.04.2022. Наказом від 03.05.2022 на підприємстві була створена комісія, якою був встановлений орієнтовний перелік оригіналів первинних та бухгалтерських документів, які перебували на той час за адресою, що потрапила в окупацію, що зафіксовано в акті. 12.09.2022 платник податків звернувся до податкового органу з повідомленням про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на території, на якій велися бойові дії, та втрату (знищення) в лютому – березні 2022 року документів, яке містить фактичні обставини знищення та підтвердні документи.
Орган ДПС відмовив у можливості застосування спеціальних правил для підтвердження даних, визначених у податковій звітності за пп. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.
З посиланням на Перелік територій №309 суд визнав протиправним та скасував рішення про неможливість вивезення первинних документів від 13.10.2022 і зобов’язав орган ДПС прийняти повідомлення платника податків про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на території, на якій велися бойові дії, та втрату (знищення) документів від 12.09.2022 (Ухвала ВС від 18.09.2024 справа №320/4439/23).
2. Втрата первинних документів не завжди означає перенесення податкової перевірки
Під час проведення перевірки платнику податків було вручено письмовий запит про надання інформації, первинних документів та їх копій. Наступного дня платник податків листом повідомив перевіряльників про втрату первинних документів підприємства та надав копію наказу «Про створення комісії для проведення службового розслідування по факту втрати документів», копію акта розслідування пропажі (втрати) документів; копію заяви з додатками до управління поліції ГУНП в м. Києві.
Суд вказав:
1) втрата відповідних документів не є безумовною підставою перенесення термінів проведення перевірки.
Обов’язковою підставою перенесення терміну проведення податкової перевірки є саме неможливість проведення перевірки за відсутності документів, які втрачені платником податків!
2) основні первинні документи, що стосувались предмета перевірки, були наявні на момент її проведення та були надані перевіряльникам. А відсутність певного (незначного) переліку документів, зміст яких не міг вплинути на предмет аналізу під час контрольного заходу, не давала підстав вважати, що провести перевірку без таких документів неможливо.
Податкові повідомлення-рішення, прийняті за результатами перевірки, суд залишив в силі, перевірка була законною та не мала бути зупинена (Постанова ВС від 13.05.2021 у справі №640/15297/19).
3. Неправильно задокументували втрату/знищення документів
На платника податків покладено обов’язок зі зберігання первинної документації, встановлений порядок дій в разі її знищення, але після втрати первинних та інших документів платником жодного документа, який би свідчив про створення комісії для з’ясування причин втрати документів і був би свідченням дотримання платником податків приписів чинного законодавства або актів як результатів роботи такої комісії, контролюючий орган не отримував. Платник на надав і повідомлення про застосування положень пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ в будь-які інші періоди часу. Відповідних звернень до правоохоронних органів також надано не було.
Платник податків стверджував, що ним було втрачено первинні документи в різних містах України, зокрема в Донецькій області (такі міста як Бахмут, Волноваха, Маріуполь, Вугледар, Мар’їнка, Курахове, Авдіївка, Мангуш, Лиман, Торецьк), а також в м. Енергодарі. І він не знає точної дати втрати документів, які повинні бути у разі створення комісії.
Суд же вирішив, що кожний випадок втрати документів повинен фіксуватися окремим актом за результатами розгляду комісії про причини втрати таких документів та реквізитами втрачених документів за можливості.
При поданні до ДПС повідомлення про втрату документів платник податків має:
- конкретизувати обставини втрати первинних документів в кожному з міст,
- комісії має бути створена щодо кожного міста окремо (як щодо кожного окремого факту втрати документів) з підтвердженням кожного факту знищення документів та переліком втрачених документів за кожним фактом,
- також у повідомленні повинна бути зазначена й інша інформація, яка дає можливості контролюючому органу самому дослідити всі фактичні обставини втрати таких документів та встановити обсяг втраченої документації як за кожним фактом, так і в цілому.
Окрім того, повідомлення про втрату первинної документації ГУ ДПС було отримано 20.03.2024, про можливість проведення стосовно платника податків перевірки він дізнався 04.03.2024. Відповідь на лист ГУ ДПС, повідомлення про втрату документів та застосування мораторію датовані 20.03.2024.
Отже, суд зауважує, що майже за місяць до отримання платником податку наказу про проведення перевірки платник податків мав розуміти можливість проведення перевірки стосовно нього.
Від себе додамо, що суд в цьому випадку абсолютно має рацію: п. 44.5 ПКУ чітко говорить, що в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в п. 44.1 і 44.3 ПКУ, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, яка призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку.
Тобто не треба чекати, що колись прийде документальна перевірка, і тільки тоді повідомляти податківців про втрату документів. Це треба зробити майже одразу після того, як було встановлено таку втрату!
Мало того, саме по собі повідомлення податківців про втрату документів не означає, що про них (та про документальні перевірки періоду, у якому було складено ці документи) можна забути. Навіть під час війни діє правило щодо відновлення документів після повідомлення.
Важливо! Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу (п. 44.5 ПКУ)!
Оскаржуваний наказ на проведення позапланової документальної перевірки залишений в силі (Рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 15.07.2024 у справі №160/11858/24).