Усе про первинні документи: обов'язкові реквізити, правила оформлення та зберігання, що робити при втраті

Навіщо бухгалтеру первинні документи?

Для кожного бухгалтера первинні документи – це фундамент, на якому будується вся фінансова діяльність підприємства. Це підстава для бухгалтерського обліку кожної господарської операції (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік») (див. таблицю 1).

Таблиця 1.

Чому первинні документи важливі?

Важливо! Первинні документи створюються під час здійснення операції або безпосередньо після її закінчення, якщо це неможливо зробити одразу. 

Обов'язкові реквізити первинного документа

Щоб первинний документ мав юридичну силу, він обов'язково повинен містити такі дані (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік»; п. 2.3 Положення №88):

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Додаткові (необов'язкові) реквізити первинного документа

Залежно від специфіки операції та технології обробки інформації, до первинних документів можуть включатися й додаткові реквізити (п. 2.3 Положення №88; лист Мінфіну від 21.03.2023 №41010-07-5/7607; лист Мінфіну від 24.03.2023 №41010-06-5/7983; лист Мінфіну від 14.12.2021 №41010-06-5/38675):

• печатка;
• ідентифікаційний код підприємства з ЄДР;
• номер документа;
• підстава для здійснення операції;
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Що робити, якщо якогось реквізиту в первинному документі немає

Бухгалтери часто хвилюються через те, чи правильно оформлений первинний документ. І не дарма!

Адже відсутність обов'язкового реквізиту призведе до того, що цей документ вважатиметься недооформленим і він не матиме статусу первинного документа. А отже, на його підставі буде неможливо відобразити господарську операцію в обліку.

Найяскравіший приклад цього: надання послуг чи виконання робіт вже відбулося, але замовник не поспішає підписати акт приймання-передачі. Як бути в такій ситуації виконавцю і коли відображати надання послуг або виконання робіт в бухгалтерському обліку, ми розповідали в статті «Акт виконаних робіт має різні дати складання та підписаня: що врахувати бухгалтеру?».

Буває і так: всі обов'язкові реквізити в документі є, але також в ньому є дрібні помилки.

В більшості випадків неістотні недоліки в первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік»; п. 2.3 Положення №88). Головне, щоб ці недоліки не перешкоджали можливості ідентифікувати:

• особу, яка брала участь в операції;
• дату складання документа;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції.

Це вже не кажучи про те, що в більшості випадків помилки в первинних документах можна виправляти, не переоформляючи їх наново – це нам дозволяє глава 3 Положення №88.

Однак, існують деякі первинні документи, у яких помилки не припустимі і виправляти їх в самому документі заборонено.

Найяскравіший приклад цьому: касові документи. Ані в касових ордерах, ані у видаткових відомостях виправлення робити не можна (п. 32 розділу ІІ Положення №148). Що ж до касової книги, то тут норма закручена так, що, з одного боку, виправлення не допускаються, а з іншого – прописується, як оформити таке виправлення. І все це в одній нормі (п. 39 розділу IV Положення №148). Що означає, що краще уникати помилок, але якщо вони все ж таки виникли — у касовій книзі їх можна виправити. 

Бланки первинних документів: типові, спеціалізовані чи виготовлені самостійно?

Первинні документи можуть складатися на (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік», п. 2.6 Положення №88):

• бланках типових та спеціалізованих форм, затверджених відповідними державними органами (наприклад, Мінфіном, Мінагрополітики, Міністерством статистики) (див. таблицю 2).
• виготовлених самостійно бланках, якщо вони містять усі обов'язкові реквізити.

Таблиця 2.

Бланки типових та спеціалізованих форм первинних документів

Деталізація у первинних документах

Міру деталізації змісту та обсягу господарської операції в первинному документі визначають особи, відповідальні за її здійснення та оформлення.

Ця деталізація має забезпечувати розкриття змісту операції та ідентифікацію пов’язаних активів, зобов’язань, доходів або витрат (листи Мінфіну від 18.03.2019 №35210-06-5/7548, від 06.12.2013 №31-08410-07-27/35654).

Електронні первинні документи: законодавчі основи

Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік» дозволяє складати первинні документи як у паперовій, так і в електронній формі.

Електронні первинні документи застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік», п. 2.2 Положення №88). Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, і його допустимість як доказу також не може заперечуватися з цієї причини (ст. 8 Закону України «Про електронні документи»).

Обов'язкові реквізити для електронних первинних документів ті ж самі, що й для паперових (див. вище).

Електронний підпис та печатка

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка (ст. 6 Закону України «Про електронні документи», ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги»). Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису та/або електронної печатки (ст. 6 Закону України «Про електронні документи»).

Законодавство з бухгалтерського обліку не містить особливостей щодо застосування кваліфікованого, удосконаленого чи іншого формату електронного підпису на первинних документах, складених в електронній формі (лист Мінфіну від 10.10.2022 №41010-06-62/23254; лист Мінфіну від 22.09.2021 №41020-07/К-64/1/2109). Важливо, щоб підпис давав змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та відповідав вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг (лист Мінфіну від 10.10.2022 №41010-06-62/23254, ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік», п. 2.3 Положення №88).

• Автоматично створені документи. Первинні документи, створені автоматично програмним забезпеченням в електронній формі, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік», п. 2.2 Положення №88).
• Факсиміле. Використання факсимільного відтворення підпису для оформлення первинних документів допускається у встановленому законом порядку (лист Мінфіну від 18.03.2019 №35210-06-5/7548, п. 2.4 Положення №88). Однак, за Правилами організації діловодства, факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах не допускається (лист Мінфіну від 18.03.2019 №35210-06-5/7548).

Важливо! Навіть при електронному документообігу підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити копії електронних документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік», п. 2.2 Положення №88). 

Виправлення помилок в електронних документах

Якщо в електронному первинному документі виявлено помилку, її можна виправити. Виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, здійснюється способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень (п. 4.10 Положення №88).

Під час виправлення помилок необхідно зберегти інформацію, що виправляється, а також відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, які склали виправлений електронний документ (особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати цих осіб) (п. 4.10 Положення №88). Виправлення вносяться до документів у тому звітному періоді, у якому виявлені помилки (п. 4.11 Положення №88).

Графік документообігу: внутрішній розпорядок

Підприємство також самостійно затверджує правила документообігу та технологію обробки облікової інформації (п. 5, ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік»). Але як це має бути оформлено?

Якщо йти за вимогою закону, то так.

Щоб упорядкувати рух документів та забезпечити їх своєчасне надходження до бухгалтерії, керівник підприємства має затвердити наказом графік документообігу (п. 5.1 Положення №88).

У графіку документообігу вказуються:

• Дата створення або одержання документів.
• Прийняття їх до обліку.
• Передача в обробку та до архіву.

Графік оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт і має забезпечити оптимальний рух документів, мінімальний термін їх знаходження в підрозділі (п. 5.2, 5.3 Положення №88). Кожному виконавцю видається витяг із графіка, де вказані його обов'язки та терміни (п. 5.4 Положення №88). Контроль за дотриманням графіка здійснює головний бухгалтер (п. 5.5 Положення №88).

На практиці за відсутність такого графіку підприємство (або керівника) не оштрафують. Бо стан бухгалтерського обліку Мінфін не перевіряє, а податківців радше цікавить наявність первинних документів і тільки за звітний період, який вони перевіряють. Але погодьтеся, як було б гарно, якби на кожному підприємстві такі графіки були і щоб вони виконувалися!

«Запізнілі» первинні документи від контрагента: 4 кроки для бухгалтера

На практиці ж часто буває, що на кінець звітного періоду ви не отримали всі первинні документи від контрагентів. Далі дивимося, як діяти.

• Крок 1. Складіть внутрішній документ

Якщо на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента не отримано первинного документа, підставою для відображення операції є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт). Його складає посадова особа, відповідальна за приймання-відпуск цінностей, робіт або послуг (п. 2.5 Положення №88).

Таким внутрішнім документом може бути і бухгалтерська довідка (без складання іншого акта), за умови, що вона містить усі обов'язкові реквізити (листи Мінфіну від 21.03.2023 №41010-07-5/7607, від 10.10.2022 №41010-06-62/23254, від 22.04.2016 №31-11410-06-5/11705).

• Крок 2. Коригування при отриманні оригіналу

У місяці надходження первинного документа від контрагента, інформація про операцію, раніше відображена за внутрішнім документом, переноситься до регістрів бухгалтерського обліку. При цьому обсяг операції коригується на суму різниці між оцінкою за внутрішнім документом та первинним документом, отриманим від контрагента (п. 3.4 Положення №88).

• Крок 3. Методика оцінки витрат без документів

Підприємства можуть самостійно визначати методику оцінки розрахункової суми витрат, щодо яких на момент складання фінансової звітності не отримано первинних документів від контрагентів. Таку методику доцільно включати до розпорядчого документа про облікову політику. Джерелами інформації можуть бути умови договорів, статистична інформація за попередні періоди, зміни тарифних ставок тощо.

• Крок 4. Відображення різниць

Різниця між розрахунковою та фактичною сумою витрат, яка виникла після отримання оригіналів документів, визнається у складі витрат періоду, коли виникли підстави для уточнення суми (наприклад, фактичне одержання документів). Це не є підставою для коригування попередньо визнаної суми витрат попереднього періоду, якщо тільки така різниця не є суттєвою помилкою, що впливає на фінансову звітність попередніх періодів.

Перевірка первинних документів бухгалтерією

Працівники бухгалтерської служби обов'язково перевіряють первинні документи за формою та змістом. Це означає перевірку наявності обов’язкових реквізитів та відповідності господарської операції чинному законодавству, а також логічний зв'язок показників (п. 2.14 Положення №88).

Якщо виявлено невідповідність первинного документа вимогам законодавства, такий документ з письмовим обґрунтуванням передається керівнику підприємства. До окремого письмового рішення керівника такі документи не приймаються до виконання (п. 2.15 Положення №88).

• Відмітка про обробку

Усі оброблені первинні документи повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання. При ручній обробці це дата запису в регістр, при електронній – відтиск штампу оператора або відмітка, придатна для електронної обробки (п. 2.16 Положення №88).

• Погашення

Документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також ті, що стали підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом «Одержано» або «Сплачено» із зазначенням дати (п. 2.17 Положення №88).

• Вільні рядки

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню (п. 2.10 Положення №88).

Хто відповідає за первинні документи?

Відповідальність за первинні документи розподіляється на кількох рівнях.

• Перший. Загальна організація обліку та фіксування операцій

Власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством, несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах (ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік»). Ця ж особа відповідає за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну.

• Другий. За своєчасність та достовірність даних

Особи, які склали та підписали первинні документи, несуть відповідальність за несвоєчасне їх складання, а також за недостовірність відображених у них даних (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік»).

Головний бухгалтер або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку, відповідає за дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності (ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік»). Він також забезпечує збереження та передачу оброблених документів до архіву (п. 6.7 Положення №88).

Якою мовою має бути складений первинний документ?

Усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою (п. 1.4 Положення №88).

Якщо ж документ складено іноземною мовою, для цілей бухгалтерського обліку та податкової звітності він повинен мати упорядкований автентичний переклад на українську мову.

Зберігання первинних документів: правила та безпека

Після обробки, всі первинні документи та регістри бухгалтерського обліку обов'язково передаються до архіву (п. 6.1 Положення №88, лист Мінфіну від 10.10.2022 №41010-06-62/23254). До того, як потрапити до архіву, їх слід зберігати в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю призначених осіб (п. 6.2 Положення №88). Якщо мова йде про бланки суворої звітності, то для них передбачені сейфи, металеві шафи або спеціальні приміщення, що забезпечують їх збереження (п. 6.3 Положення №88).

Загальний строк зберігання документів становить не менше трьох років, і він визначається згідно з Переліком типових документів, затвердженим Міністерством юстиції (ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік», п. 6.6 Положення №88, Перелік №578/5). Обчислення строку зберігання починається з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх ведення (п. 2.10 Переліку №578/5).

Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

• 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і 39-2, п. 141.4 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ);
• 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ (пп. 44.3.2 ПКУ);
• 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ);
• 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абзац перший пп. 44.3.4 ПКУ).

Електронні первинні документи необхідно зберігати на електронних носіях у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність, протягом строку, що не повинен бути меншим, ніж для паперових (п. 6.4 Положення №88, ст. 13 Закону України «Про електронні документи»). При цьому обов'язково має бути забезпечена можливість відновлення документа у його оригінальному форматі, а також збережено інформацію, що дозволяє встановити походження, призначення, дату та час відправлення/отримання (ст. 13 Закон України «Про електронні документи»).

Втрата або знищення первинних документів

Заспокоїмо – за це одразу не штрафують. Навіть якщо у вас на порозі вже стоїть податкова перевірка (її в такому випадку перенесуть).

У випадку пропажі або знищення первинних документів, керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та призначити комісію для розслідування причин і встановлення переліку відсутніх документів, оформлюючи результати актом (п. 6.10 Положення №88).

Про втрату податкових документів також слід повідомити контролюючий орган протягом п'яти днів (п. 44.5 ПКУ).

Але це не крапка в історії, а лише її початок. Адже втрачені документи треба відновити. І зробити це протягом 90 календарних днів з дати повідомлення ДПС. Про це говорить п. 44.5 ПКУ.

Просто «загубити» первинку не вийде, через 120 днів податківці прийдуть на перевірку знову і вимагатимуть надання відновлених документів, а в разі відсутності – донарахують податки, так, наче такої первинної документації і не було, а також оштрафують за її незбереження. Тобто, губити первинку не вигідно двічі.

Штраф за незбереження первинних документів

На сьогодні відповідальність передбачена п. 121.1 ПКУ – це штраф у розмірі 1020 грн (повторне порушення протягом року – 2040 грн).