Первинні документи ФОП: кому і що треба вести, облік, терміни зберігання, ризики і практичні поради

На підставі первинних документів контролюючі органи оцінюють правильність ведення ФОПом обліку доходів та дотримання податкового законодавства.

Те, які документи належать до первинних, визначають: 

• Закон №996 – Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» 
• Положення №88 – Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 №88.

А складання, зберігання та облік первинної документації ФОПа регламентують інші нормативні акти:

• Закон №265 – Закон України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». 
• Порядок №496 – Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, від 03.09.2021 №496.
• ПКУ – Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI. 

Важливо пам’ятати, що не кожен документ є первинним. Якщо хочемо зафіксувати господарську операцію, то маємо врахувати вимоги ст. 9 Закону №996 та п. 2.3 Положення №88 щодо обов’язкових реквізитів. На цьому наголошують і податківці у ЗІР 104.05. 

Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону №996). Інші визначення цього терміну дивіться у нашому Словнику.

Обов’язкові реквізити первинних документів:

• назва документа (форми);
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посада і прізвище (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації, до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо) (ст. 9 Закону №996 та п. 2.3 Положення №88).

Порядок №496 також містить визначення первинного документа.

За ним первинні документи – це опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару (найменування суб'єкта господарювання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) або код згідно з ЄДРПОУ суб'єкта господарювання, серія та номер паспорта/номер ID-картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті), дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару (п. 2 розділу I Порядку №496).

Фактично це визначення деталізує вимоги, визначені ст. 9 Закону №996. Тому не можна говорити, що це різні визначення. Всі вони спрямовані на те, щоб користувач отримав повну інформацію щодо господарської операції:

• хто продає;
• хто купує;
• що купується/продається (опис товару, кількість назва);
• коли здійснена операція.

Важливо! Первинні документи мають бути складені державною (українською) мовою. Документі, складені іноземною мовою, повинні мати переклад (п. 1.4 Положення №88). Те саме бачимо у ЗІР 102.18. 

Хто має складати первинні документи?

Вести бухгалтерський облік ФОПи не зобов’язані (хоча за бажанням і можуть). Тому Закон №996 і Положення №88 здебільшого не для них. Однак визначення, що таке первинні документи, міститься саме в них, а складання та зберігання первинних документів ФОПом вимагають інші нормативні акти.  

Тож розглянемо, що від нас вимагає законодавець:

1. ПКУ визначає, що для цілей оподаткування платники податків мають вести облік доходів, витрат та інших показників на основі первинних документів (ст. 44.1 ПКУ).
2. Усі суб’єкти господарювання, які проводять розрахунки готівкою або карткою при продажу товарів чи наданні послуг, зобов’язані вести облік товарів, що перебувають у продажу.

Не зобов’язані вести облік товарів ФОПи-єдинники, які не є платниками ПДВ. Проте це правило не діє, якщо підприємець продає такі категорії товарів:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарські засоби та медичні вироби;
• ювелірні вироби та вироби з дорогоцінного каміння й металів (п. 12 ст. 3 Закону №265).

Враховуючи зазначене, ключові фактори, що визначають перелік первинки ФОПа:

• система оподаткування;
• використання РРО/ПРРО та чи є суб’єкт господарювання платником ПДВ або ж продає відповідні категорії товарів.

Важливо! Якщо ФОП веде облік в електронній формі, то він надає контролюючому органу документи в електронній формі. Тобто підстав для відмови у наданні документів немає. Про це йдеться у ЗІР 130.06 

Первинні документи для ФОП – платника єдиного податку

ФОПи І та ІІ груп платників ЄП не можуть бути платниками ПДВ, навіть якщо б і захотіли – їх ставка податку не передбачає сплату ПДВ. А от ІІІ група платників ЄП має вибір – обрати ставку 3% і бути платниками ПДВ чи обрати ставку 5% і платниками ПДВ не бути. Усі ці три групи ФОПів ведуть облік доходів. І тому повинні мати первинні документи на отримані доходи. 

Дохід ФОПа І-ІІІ груп – це сума, отримана протягом податкового (звітного) періоду у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій) та у матеріальній або нематеріальній формі (п. 292.3 ПКУ).

До доходу не включаються:

• пасивні доходи (проценти, дивіденди, роялті);
• страхові виплати і відшкодування;
• доходи у вигляді бюджетних грантів;
• доходи від продажу рухомого чи нерухомого майна, що належить ФОПу і використовується у госпдіяльності (ст. 292.1 ПКУ).

ФОП - неплатники ПДВ мають вести облік доходів у довільній формі (паперовий зошит, таблиця Excel, спеціалізоване ПЗ) шляхом щомісячного відображення отриманих доходів. На вимогу податкової ФОП повинен надати ці записи.

ФОПи ІІІ групи – платники ПДВ мають вести облік не тільки доходів, а і витрат. Для цього існує Типова форма, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.2022 №405.

Читайте також: 

• Типова форма обліку доходів і витрат ФОПа - платника ЄП ІІІ групи (платника ПДВ): інструкція із заповнення  
• Книга обліку доходів для ФОПа – платника ЄП І–ІІІ груп (не платника ПДВ) не обов'язкова. Але облік треба вести! 

Основні документи, що підтверджують дохід ФОПа - "єдинника"

1. Електронна або паперова банківська виписка. Підтверджують надходження безготівкових коштів на рахунок ФОПа.

Зрозуміло, що це має бути виписка з підприємницького рахунку. А якщо у ФОПа є особисті – не підприємницькі рахунки, чи має він зберігати виписки з них і надавати їх податковій під час документальної перевірки?

Наразі є достатньо дискусійне роз’яснення у ЗІР 130.06:

«Оскільки виписки з рахунків є первинними документами, то під час проведення документальної перевірки (у т. ч. у зв’язку з припиненням діяльності) фізична особа – підприємець зобов’язана надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, у тому числі виписки зі своїх рахунків, які відкриті як для здійснення підприємницької діяльності, так і для власних потреб».

З цим можна не погоджуватися, але свою позицію ДПС визначила.

2. Фіскальні чеки та Z-звіти. Якщо ФОП приймає готівкові або карткові платежі через РРО/ПРРО.

Що зберігати – щоденні Z-звіти та фіскальні чеки.

Що не зберігати – квитанції платіжних терміналів не є розрахунковими документами (лист НБУ від 28.11.2019 №57-0007/62082). 

3. Договори з клієнтами (письмові договори або публічні оферти). Як правило, договір не є первинним документом (хоча якщо він містить інформацію про вже здійснені господарські операції, він може бути визнаний таким). Так чи інакше, договори містять інформацію про те, які доходи ФОП може отримати, і на них іде посилання при оплаті товарів, робіт та послуг. Тому їх теж треба зберігати.

4. Акти виконаних робіт/наданих послуг. Підтверджують факт виконання робіт або надання послуг.

5. Рахунки-фактури (інвойси). У деяких випадках рахунок-фактура є первинним документом та може заміняти акти виконаних робіт/наданих послуг. Зокрема, Мінфін та ДПС наполягають, що інвойс є первинним документом лише в разі його оплати.

Читайте також: Рахунок-фактура: зразок бланку, інструкція із заповнення, та коли він потрібен 

Які є ризики для ФОП - платника ЄП?

Хоча об’єктом оподаткування для платника ЄП є дохід, проте ризик щодо підтвердних документів походження товару завжди є. І ось чому: п. 292.3 ПКУ визначає, що до доходу платника єдиного податку включається вартість безоплатно отриманих товарів, робіт чи послуг.

Під «безоплатно отриманими» розуміються ті, що передані за письмовими договорами дарування або іншими письмовими договорами без компенсації, а також товари, передані на зберігання, але використані у госпдіяльності ФОПа.

ДПС іноді трактує норми розширено, і навіть за відсутності письмового договору може поставити під сумнів реальність придбання товару без належних первинних документів (накладних, актів приймання-передачі). Це особливо ризиково у випадках, коли:

• постачальник – фізична особа без статусу підприємця (тоді ФОП стає податковим агентом, зобов’язаним утримати ПДФО та ВЗ);
• оплата або передача товару відбулися без формального підтвердження (готівкою, без розрахункових документів);
• відсутні документи, які можуть підтвердити, що товар отриманий саме від суб’єкта господарювання.

Увага! Штраф за сам факт незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг, ФОПи І та ІІ груп і платники єдиного податку ІІІ групи, які не є платниками ПДВ відповідно до п. 121.1 ПКУ, не застосовується. На цьому також наголошують податківці у ЗІР 107.01.06. 

Облік товарних запасів та ризики його не ведення

Якщо ви є ФОПом, що відповідає вимогам, наведеним п. 12 ст. 9 Закону №266, тоді ви маєте вести ще й облік товарних запасів. А отже, треба мати та зберігати і первинні документи щодо товарів. 

Форма ведення обліку товарних запасів, затверджена наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496. 

Бланк Форми ведення обліку товарних запасів ви можете знайти на нашому сайті за посиланням. 

ФОП щодо надходження товарів вносить до Форми обліку товарних запасів відомості в такому порядку:

1. у графі 1 зазначається порядковий номер рядка, в якому здійснено відповідний запис;
2. у графі 2 – дата здійснення запису;
3. у графах 3 - 6 – реквізити первинного документа, який підтверджує надходження або вибуття товару (вид первинного документа, дата його складання, номер первинного документа (за наявності), найменування суб'єкта господарювання – постачальника або отримувача, його РНОКПП або код згідно з ЄДРПОУ/номер ID-картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті); 
4. у графах 7 - 8 – вартість товару відповідно до первинного документа про надходження товару або його вибуття.

Крім зазначеної Форми, ФОП зобов’язаний надати контролюючим органам під час проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження товарів, що на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті) (Порядок №496).

І додатково податківці дещо деталізували в ЗІР 109.02, які документи підтверджують облік та походження товарів з метою ведення обліку товарних запасів для ФОПів, у тому числі платників ЄП:

«Документами, які підтверджують облік та походження товарних запасів, є, зокрема, але не виключно, документи щодо інвентаризації товарних запасів, документи про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання та/або документи на внутрішнє переміщення товарів), які на момент перевірки знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), та відображаються у Формі ведення обліку товарних запасів».

Якщо ФОП не веде облік товарних запасів, веде їх не за встановленою формою або ж не має первинних документів, які підтверджують дані такого обліку, то до нього буде застосована фінансова санкція (штраф) – у розмірі вартості таких товарів, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі – н.м.д.г.) (ст. 20 Закону №265). Тобто мінімальний розмір такого штрафу становить 170 грн. 

Зверніть увагу: «воєнний» мораторій на застосування цього штрафу діяв тимчасово, з 1 січня 2022 року до 1 жовтня 2023 року (див. п. 12 розділу ІІ Закону №265). Зараз існує лише одне звільнення від такого штрафу – для ФОПів, які зареєстровані на ТОТ (див. п. 14 розділу ІІ Закону №265). 

Крім того, податківці в такому разі можуть застосувати й адміністративний штраф, передбачений ст. 155-1 КУпАП (див. ЗІР 109.02). Він не спеціальний (за неведення товарного обліку), а загальний (за порушення проведення порядку розрахунків, під яким податківці розуміють порушення норм Закону №265). Втім, розмір цього штрафу наразі невеликий: 

• від 2 до 5 н.м.д.г. (тобто 34 – 85 грн) за перше порушення;
• від 5 до 10 н.м.д.г. (тобто 85 – 170 грн) за наступні, якщо ФОПа вже штрафували протягом року за цією статтею КУпАП.   

Така ж позиція ДПС і якщо платник веде облік товарних запасів не за встановленою формою.  

Первинні документи для ФОП на загальній системі оподаткування

Для ФОПів-платників, які працюють на загальній системі оподаткування, питання ведення первинної документації не є дискусійним. У цьому випадку витратна частина має вирішальне значення при визначенні об’єкта оподаткування, тому документи, що підтверджують витрати, є обов’язковими.

• Бланк Типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.

• Форма, затверджена наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення».

• Про складання цієї форми читайте у статті «Типова форма обліку доходів та витрат ФОПів на загальній системі та «незалежників»: інструкція із заповнення».

Відповідно до п. 1 розд. І Порядку №261 на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати, здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.

Документи, що підтверджують витрати ФОПа:

• платіжні доручення,
• прибуткові касові ордери,
• квитанції,
• фіскальні чеки,
• акти закупівлі, виконаних робіт або наданих послуг,
• інші документи, що підтверджують факт оплати.

Термін зберігання первинних документів

За ПКУ загальний термін зберігання первинних документів для ФОПа – 1095 днів (3 роки) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовувалися зазначені документи. 

Якщо звітність не подавалася, – то з передбаченого законом граничного терміну її подання (пп. 44.3 ПКУ). 

На цьому наголошують і податківці в ЗІР 129.01. 

Але ПКУ не єдиний нормативний акт, який встановлює строки зберігання документів, і документи у ФОПа можуть бути не лише первинні. Тому не забуваємо і про наказ Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5. Ним затверджено Перелік документів та строки їх зберігання. 

З 10 лютого 2024 року строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються і ФОПами, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин. Ми про це писали тут. 

Тобто: 

• строк зберігання для документів та інформації, що пов'язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, для ФОПів встановлюється відповідно до ПКУ та становить 3 роки;
• а от щодо інших документів, наприклад з кадрового обліку, якщо ФОП має найманих працівників, строки зберігання треба шукати у Переліку №578/5. 

Практичні поради для ФОПів щодо обліку та зберігання первинних документів

1. Організуйте системний облік.

Створіть окрему папку (паперову чи електронну) для кожного виду документів: банківські виписки, чеки, договори, акти, інвойси.

Використовуйте цифрові сервіси для автоматизації обліку доходів і витрат.

2. Дотримуйтеся вимог до реквізитів.

Перевіряйте, щоб у документах були всі обов’язкові дані: дата, сторони угоди, опис товару/послуги, підпис або електронна ідентифікація.

Якщо документ іноземною мовою, – робіть офіційний переклад.

3. Ведіть електронний облік паралельно з паперовим.

Зберігайте сканкопії та електронні форми у хмарних сервісах або спеціалізованих програмах. Це захистить від втрати даних у разі пожежі, затоплення чи форс-мажору.

• Контролюйте терміни зберігання.
• Робіть щоденні записи доходів і витрат у формах, визначених законом.
• Від контрагентів – суб’єктів господарювання завжди вимагайте накладні чи акти при купівлі товарів/послуг.

Особливо обережно працюйте з постачальниками – фізичними особами без статусу ФОПа. Вони не зобов’язані складати первинні документи, але якщо вам як ФОПу такі документи потрібні, про наявність таких документів доведеться подбати вам. У таких випадках саме ФОП складає накладну або акт, а постачальник лише підписує його зі своєї сторони. 

***

Читайте також: 

• ФОП придбав товари (роботи, послуги) у фізособи: якими документами це підтвердити?
• Хто з ФОПів має вести товарний облік: нагадування від редакції   
• Хто з ФОПів повинен мати документи на придбання товарів: правила 2025 року
• Товарний облік у ФОПа: які документи треба мати?
• Як визначити дохід ФОПа-«загальносистемника», якщо реалізація товару відбулася раніше, ніж понесено витрати на його придбання?
• Як заповнити типову форму обліку фізособі-«незалежнику» у разі збитку?
• Фізособа-«загальник» отримала збиток: як заповнити типову форму обліку?