Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений Наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496 (далі – Порядок №496). Детально, хто з ФОПів має вести облік, ми писали тут.
Товарний облік зобов'язані вести:
- ФОПи, які здійснюють розрахункові операції та перебувають на загальній системі оподаткування,
- ФОПи ІІІ групи ЄП, які є платниками ПДВ
- та ФОПи ІI - IV, які не є платниками ПДВ, але торгують технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту, ліками та виробами медичного призначення, ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівкоштовного каміння.
Відповідно до Порядку №496 платники податків, які відповідно до законодавства проводять розрахункові операції із застосуванням РРО або ПРРО, зобов’язані вести облік всіх товарних запасів, за місцем їх реалізації.
Підприємець, який здійснює діяльність у декількох місцях продажу (господарських об'єктах), веде облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу (господарським об'єктом) на підставі:
- первинних документів, які підтверджують отримання товарів таким ФОПом або окремим місцем продажу (господарським об'єктом),
- та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів між ФОПом та його окремими місцями продажу (господарськими об'єктами). Отже, первинні документи на внутрішнє переміщення товарів є невід'ємною частиною такого обліку.
Бізнес-адвокат Богдан Янків у своєму блозі у Телеграм нагадав про основні правила ведення товарного обліку ФОПами. Матеріали проаналізував та підготував юрист Михайло Ортинський.
Що входить до первинних документів?
- опис залишку товарів на початок обліку;
- накладні, акти закупки, митні декларації;
- чеки (фіскальні/товарні);
- документи з даними про постачальника та отримувача (назва, код, ІПН, серія/номер паспорта для винятків), дату операції, найменування, кількість і вартість товару.
Опис залишку можна скласти в довільній формі, але обов’язково вказати:
- назву товару,
- кількість (з одиницями виміру),
- вартість (визначену самим ФОПом).
Якщо товар знищено, втрачено або використано для власних потреб – у документах зазначається ціна придбання, але без реквізитів постачальника/отримувача.
Зберігання документів:
- зберігаються в місці продажу до повного вибуття товару;
- зберігаються у хронологічному порядку.
У разі перевірки документи надає сам ФОП або найманий працівник, що перебуває за адресою здійснення господарської діяльності.
Якщо форма обліку ведеться в електронному вигляді – її потрібно показати у зручному для перегляду або копіювання форматі.
Важливо. Якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, посадовій особі контролюючого органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки.