Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань (п. 44.1 ПКУ). З’ясуємо, як мають вести облік фізособи-підприємці (ФОПи) – платники єдиного податку (ЄП) I – III груп, які не є платниками ПДВ.
Якщо немає типової форми, то навіщо ФОПу-«єдиннику» взагалі вести облік доходів?
Нагадаємо, що згідно з п. 293.1 ПКУ у 2025 році застосовуються такі ставки единого податку:
- для І групи – до 10% від розміру прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на 1 січня звітного року;
- для ІІ групи – до 20% від розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня звітного року;
- для ІІІ групи – у відсотках до доходу (відсоткові ставки).
Таким чином, максимальні ставки єдиного податку з 01.01.2025 р. (протягом всього року, оскільки їх встановлюють на весь рік на підставі розміру МЗП станом на 1 січня):
- для платників І групи – 302,80 грн/міс;
- для платників ІІ групи – 1600 грн/міс.
Ліміти річного доходу для ФОП на єдиному податку на 2025 рік, згідно з п. 291.4 ПКУ:
- І група – 1 336 000 грн (167 мінзарплати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року);
- ІІ група – 6 672 000 грн (834 МЗП);
- ІІІ група – 9 336 000 грн (1167 МЗП).
Таким чином, для «єдинників» I та II груп ЄП розмір доходу не впливає на суму податку, який вони сплачують. Однак вони мають контролювати річний обсяг доходу – щоб він був в межах, встановлених для відповідної групи ЄП. А «єдинники» III групи ЄП мають не лише контролювати річний обсяг доходу, а й сплачувати податок (5%), що залежить від розміру такого доходу.
Які доходи потрібно обліковувати?
Відповідно до п. 292.1 ПКУ доходом ФОПа – платника ЄП вважається дохід, отриманий протягом податкового (звітного) періоду у:
- грошовій формі (готівковій та/або безготівковій);
- матеріальній або нематеріальній формі, визначеній п. 292.3 ПКУ (йдеться про безоплатно отримані товари (роботи, послуги).
Отже, саме облік цих доходів і має вести ФОП-«єдинник» – неплатник ПДВ.
Не потрібно вести облік доходів:
- отримані пасивні доходи у вигляді процентів, дивідендів, роялті;
- страхові виплати та відшкодування;
- доходи у вигляді бюджетних грантів;
- а також доходи, отримані від продажу рухомого та нерухомого майна, яке належить на праві власності фізичній особі та використовується в її господарській діяльності.
Оскільки витрати ФОПів-«єдинників» не впливають на об’єкт оподаткування ЄП чи на право перебування на ЄП, то їх облік (принаймні для цілей оподаткування) вести не потрібно.
Форма обліку доходів
Згідно з п. 296.1 ПКУ ФОПи – платники ЄП I і II груп та платники ЄП III групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Облік доходів може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через Електронний кабінет.
Нагадаємо, що Книгу обліку доходів для фізичних осіб – підприємців – платників єдиного податку (неплатників ПДВ) а також Порядок її заповнення було затверджено наказом Мінфіну від 19.06.2015 №579. Але цей наказ втратив чинність ще з 01.01.2021 (згідно з наказом Мінфіну від 26.11.2020 №728).
Бланк Книги обліку доходів, затверджену наказом Мінфіну від 19.06.2015 №579, дивіться на нашому сайті за посиланням.
Навіщо може знадобитися застаріла форма Книги?
Річ у тім, що не така вже вона і застаріла!
ДПС в ІПК від 21.01.2022 №81/ІПК/20-40-24-06-09 надала роз’яснення, що такі ФОПи на підставі первинних документів ведуть облік у довільній формі в паперовому або в електронному вигляді (у тому числі у форматі Excel) шляхом помісячного відображення доходів. При цьому за бажанням вони можуть продовжувати вести облік доходів у Книгах за попередньо визначеними формами. Тож чимало підприємців, користуючись таким роз’ясненням, продовжили вести облік доходів за «старою» формою.
Вона мала такий вигляд:
КНИГА
обліку доходів (для платників єдиного податку першої, другої та третьої груп, які не є платниками податку на додану вартість)
| Дата запису | Дохід від провадження діяльності* | Дохід, що оподатковується за ставкою 15 % | |||||
| вартість проданих товарів, виконаних робіт, наданих послуг | вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг), грн, коп. | всього, грн, коп. (гр. 4 + гр. 5) | |||||
| вид доходу** | сума, грн, коп. | ||||||
| сума, грн, коп. | сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати, грн, коп. | скоригована сума доходу, грн, коп. (гр. 2 - гр. 3) | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
__________
* Відповідно до пункту 293.2, підпункту 2 пункту 293.3 статті 293 глави 1 розділу ХІV ПКУ.
** Відповідно до підпунктів 1 - 5 пункту 293.4 статті 293 глави 1 розділу XIV Податкового кодексу України зазначається цифра від 1 до 5, яка відповідає виду доходу, визначеного в цьому пункті.
Як може виглядати довільна форма обліку
Як зазначалося вище, ФОП може вести облік доходів у довільній формі. Тобто він може самостійно визначити, яку саме інформацію в ній зазначати виходячи з особливостей його діяльності.
Зокрема, ФОП може не деталізувати вид доходів, а просто зазначати дату їх отримання та суму (адже він має первинні документи, які можуть розшифрувати кожну таку суму або її зменшення). Ба більше, можна зазначати одразу місячну суму отриманого доходу.
Але ми – за деталізацію. Адже ця облікова форма буде основою для заповнення декларації з ЄП, і чим більша деталізація, тим і самому ФОПу, і контролерам буде легше звіряти задекларовані суми з обліковими.
Рекомендуємо такі графи у довільній формі обліку:
- дата отримання доходу;
- зміст операції/вид доходу. Тут варто коротко зазначити, за що саме отримано кошти. Важливо, щоб вид доходу відповідав видам діяльності за КВЕДами, які зареєстровані за ФОПом у Реєстрі платників єдиного податку. Адже при здійсненні «не свого» виду діяльності або видів діяльності, які є забороненими для «єдинників», ФОП ризикує втратити право перебування на ЄП та ще й повинен буде з доходу від таких видів діяльності сплатити 15 % податку (п. 293.4 ПКУ);
- cума отриманого доходу – сума коштів, яка надійшла на рахунок в банку (якщо з цієї суми була утримана комісія – збільшити суму доходу на суму такої комісії) або готівкою;
- примітки (назва документа) – тут можна вказати спосіб отримання коштів (безготівковий, готівковий) та (за наявності) відповідний підтвердний документ: банківська виписка, чек РРО, Z-звіт тощо.
Як варіант, можна запропонувати таку форму Книги обліку доходів:
КНИГА
обліку доходів ФОПа – платника ЄП – неплатника ПДВ
| №з/п | Дата отримання доходу | Зміст операції / Вид доходу | Сума отриманого доходу, грн | Примітки (назва документа, №, дата) |
| 1 | 05.07.2025 | Оплата за надані послуги | 5 000,00 | Виписка банку від 05.07.2025 №123 |
| 2 | 10.07.2025 | Готівкова виручка за день | 25 500,00 | Z-звіт від 10.07.2025 |
| 3 | 15.07.2025 | Оплата за реалізовані товари | 8 000,00 | Виписка банку від 15.07.2025 №124 |
| ... | ... | ... | ... | ... |
| Всього за місяць (наприклад, липень) | ||||
| Всього за квартал (півріччя, 9 місяців) | ||||
| Всього за рік |
З якою періодичністю вносити записи до Книги?
Відповідно до скасованого порядку ведення такої Книги записи до неї потрібно було вносити за підсумками кожного робочого дня, протягом якого було отримано дохід. Тепер такої вимоги нема, і, як зазначалося вище, записи можна вести шляхом «помісячного відображення доходів».
Але повторюємо: чим більша деталізація, тим легше перевірити правильність ведення обліку.
Якщо ФОП отримує кошти на банківський рахунок або використовує РРО (ПРРО), то доходи доцільно відображати відповідно до дат їх виникнення. При цьому такий облік варто підтверджувати банківськими виписками та денними Z-звітами РРО (ПРРО). З наявністю такого обліку та підтвердних документів ФОПу буде нескладно пройти податкову перевірку.
Відповідальність
За роз’ясненням податківців за неведення обліку доходів ФОПи можуть бути притягнені до відповідальності за п. 121.1 ПКУ.
Згідно з цією нормою незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ тягне за собою штраф в розмірі 1020 грн.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 грн.