- Бланк Рахунку-фактури дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму Рахунку-фактури чинними нормативними документами не затверджено. Тому кожен суб’єкт господарювання може затвердити власну форму, або скористатися бланком з нашого сайту.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Чим рахунок-фактура відрізняється від просто рахунку?
Відповідно до п. 2 Порядку №651 фактурна вартість – ціна товарів, які переміщуються через митний кордон України, зазначена в рахунку (рахунку-фактурі, рахунку-проформі тощо) або іншому документі, що визначає вартість товару.
Згідно зі Словником української мови (Словник української мови в 11 томах – том 10, сторінка 553) фактура – рахунок за проданий товар із зазначенням його кількості та вартості. Тобто фактурна вартість зазначається в документі (рахунку-фактурі тощо), який відправляється разом з товаром. А рахунок-фактура – це рахунок на проданий товар.
Натомість просто рахунок (без фактури) виписується на попередню оплату за товар. Тож рахунок-фактура не може виписуватися на попередню оплату, тому що фактури ще немає.
Рахунок-фактура на послуги (роботи) – це рахунок на вже надані послуги (виконані роботи). Якщо такий рахунок виписано, це й означає, що послуги вже надані (роботи виконані). У разі оплати зазначеного рахунку отримувач (замовник) підтверджує, що він отримав послуги (роботи).
Загалом саме оплату рахунку вимагають і Мінфін, і податківці як умову того, що цей документ є первинним. Ми про це писали тут.
Зверніть увагу! Рахунок-фактура – це рахунок на проданий товар чи вже надані послуги (виконані роботи). А просто рахунок (без фактури) виписується на попередню оплату за товар чи послуги. На практиці документи, які мають назву рахунку-фактури, використовуються і для попередньої оплати, що є помилкою.
Тому для уникнення непорозумінь може бути доречним в тексті рахунку-фактури окремо зазначати, що:
- він складений за фактом наданої послуги (виконаної роботи);
- якщо рахунок-фактуру використовують як договір, також зазначають, що він є формою письмового договору;
- факт оплати рахунку підтверджує приймання послуги (виконаної роботи) замовником.
Якщо рахунок-фактуру використовуватимуть замість акта, з точки зору бухгалтерського обліку він виступатиме, серед іншого, первинним документом. Отже, такий рахунок має містити обов’язкові реквізити, зазначені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Оскільки рахунком-фактурою оформляються вже надані послуги (виконані роботи), то в ньому достатньо наводити посади, прізвища і підпису відповідальної особи тільки виконавця (підрядника). Підпис замовника не обов’язковий. Хоча сторони можуть передбачити і підпис замовника – для уникнення непорозумінь щодо визнання рахунку-фактури первинним документом.
Рахунок-фактура, оформлений з названими нами додатковими реквізитами, вже набуває ознак акта (див. зразок). По суті, він нічим від акта не відрізнятиметься.
Завантажити зразок заповнення рахунку-фактури >>>
Чи можна замість актів виконаних робіт використовувати рахунки-фактури?
Будівельний підряд
Передача робіт, виконаних в рамках договору будівельного підряду, здійснюється згідно з нормами ст. 882 ЦКУ.
Підрядник повідомляє замовника про виконані роботи, після чого замовник організовує та здійснює приймання робіт. До приймання робіт можуть залучатися представники органів державної влади та органів місцевого самоврядування.
Під час передачі і приймання виконаних будівельних робіт сторони візуально оглядають виконані роботи, роблять обміри, підрахунки. Може здійснюватися попереднє випробування.
Відповідно до ч. 4 ст. 882 ЦКУ передання робіт підрядником і приймання їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами. Про акти зазначено і в п. 88 – п. 97 Умов №668 (Загальні умови укладення та виконання договорів підряду в капітальному будівництві, затверджені Постановою КМУ від 01.08.2005 №668).
Тобто приймання таких робіт – це окрема процедура, в якій беруть участь обидві сторони договору. У такому разі закінчення цієї процедури завершується підписанням окремого документа – акта.
Відповідно до п. 96 Умов №668 підписання акта приймання-передачі є підставою для проведення остаточних розрахунків між сторонами.
Таким чином, для будівельного підряду чинним законодавством встановлено передачу виконаних робіт за актом, який, крім того, може бути підставою для розрахунків. Використання замість акта рахунку-фактури не передбачено.
Ремонт і техобслуговування колісних транспортних засобів
Надання таких послуг впорядковано Правилами №615 (Правила надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затверджені Наказом Мінінфраструктури від 28.11.2014 №615).
Відповідно до п. 4 розд. ІІІ Правил №615, якщо для надання послуг відсутня потреба залишати КТЗ, його складові частини (системи) на відповідальне зберігання у виконавця, надання послуг оформлюється рахунком-фактурою, накладною, квитанцією тощо, а також нарядом-замовленням на надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісного транспортного засобу (за формою додатка 1 до Правил №615).
Тобто надання послуг оформляється кількома документами. Наряд-замовлення містить всю інформацію про замовлення, включаючи й передачу і приймання послуг. Тобто наряд-замовлення виступає в тому числі актом виконаних робіт. Рахунок-фактура виступає документом, який доповнює акт.
Разом з тим, відповідно до п. 5 розд. ІІІ Правил №615, послуги, які надаються у присутності замовника без надання виконавцем гарантійних зобов’язань, можуть оформлятися лише шляхом видачі документа, що підтверджує оплату робіт за надані послуги.
Таким документом може бути і рахунок-фактура. Плюс квитанція чи інший подібний документ про оплату. У разі розрахунків готівкою чи карткою документом може бути виключно чек РРО. Тобто навіть рахунок-фактура може не складатися.
Інші види робіт
Замовник зобов’язаний прийняти виконану підрядником роботу відповідно до договору підряду (див. ст. 853 ЦКУ).
Якщо договором підряду не передбачено попередня оплату виконаної роботи або окремих її етапів, замовник зобов'язаний сплатити підрядникові обумовлену ціну після остаточної здачі роботи за умови, що роботу виконано належним чином і в погоджений строк або, за згодою замовника, – достроково (ст. 854 ЦКУ).
У цих нормах не зазначено про необхідність оформлення акта. Натомість сказано, що приймають результати робіт в порядку, зазначеному в договорі підряду. Отже, саме в такому договорі і прописують, якими документами оформлюватиметься приймання результатів виконаних робіт. Якщо встановлять приймання результатів виконаних робіт за рахунком-фактурою, то складатиметься саме рахунок, а не акт. Оплата такого рахунку свідчитиме про те, що замовник роботи прийняв і не має претензій щодо них.
Якщо сторонам все ж таки звичніше складати акт і саме цей документ зазначать у договорі підряду, то виконавцю потрібно буде складати акт. А замовнику – підписати цей акт на знак прийняття виконаних робіт.
Зауважимо, що акт доцільно складати у разі тривалого (поетапного) процесу передачі виконаних робіт, щодо складних видів робіт. Рахунок-фактуру доречно складати на відносно нескладні види робіт, на які не потрібно надання гарантійних зобов’язань, які приймаються і оплачуються одночасно тощо.
Чи замінить рахунок-фактура акт при наданні послуг?
Надання послуг регулюється главою 63 (ст. 901 – ст. 907) ЦКУ.
Але в цих нормах ЦКУ не зазначено про необхідність складання актів приймання-передачі послуг, тому що послуга споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності (ст. 901 ЦКУ). Оскільки послуги надають за договором, то саме в договорі і прописують особливості оформлення виконаних послуг.
Важливо! Оформляти виконання надання послуг можна як рахунком-фактурою, так і актом.
Яку з цих двох форм оформлення обрати, сторони вирішують самостійно. На наш погляд, обирати слід залежно від особливостей кожної конкретної послуги й особливостей її надання (приймання). Тобто тут застосовується такий самий підхід, як і до оформлення приймання-передачі виконаних робіт:
- якщо процес приймання-передачі відносно складний, тривалий, доречно обирати акт;
- якщо простий – рахунок-фактуру.
Щоправда, для окремих видів послуг, наприклад для телекомунікаційних (див. п. 74 Правил надання та отримання телекомунікаційних послуг, затверджених Постановою КМУ від 11.04.2012 р. №295), встановлено складання рахунку, а не акта приймання-передачі.
Чи може рахунок-фактура замінити собою договір?
Відповідно до ч. 1 ст. 205 ЦКУ правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом.
Відповідно до ч. 2 ст. 205 ЦКУ правочин, для якого законом не встановлено обов'язкову письмову форму, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків.
Відповідно до ч. 1 ст. 206 ЦКУ усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність.
Водночас у письмовій формі належить вчиняти (див. ст. 208 ЦКУ):
- правочини між юридичними особами;
- правочини між фізичною та юридичною особою, крім правочинів, передбачених ч. 1 ст. 206 ЦКУ;
- правочини фізичних осіб між собою на суму, що перевищує у двадцять і більше разів розмір н.м.д.г. (17 х 20 = 340 грн), крім правочинів, передбачених ч. 1 ст. 206 ЦКУ;
- інші правочини, щодо яких законом встановлено письмову форму.
Юридичній особі, що сплатила за товари та послуги на підставі усного правочину з другою стороною, видається документ, що підтверджує підставу сплати та суму одержаних грошових коштів (ч. 2 ст. 206 ЦКУ).
Згідно з ч. 1 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.
З наведеного випливає, що рахунок-фактура може виконувати роль письмового договору як документ, в якому зафіксовано зміст правочину (див. ч. 1 ст. 207 ЦКУ). Якщо виконавець (підрядник) надав послуги (виконав роботи) і на підтвердження передав замовнику рахунок-фактуру, а останній його оплатив, такий договір буде виконаним.
Причому договір може бути й в усній формі, якщо укладається між фізичною і юридичною особою і виконується у момент вчинення. Наприклад, фізична особа отримує консультацію в юридичній фірмі і відразу оплачує. Укладати в цьому разі письмовий договір не обов’язково. Фірма може виписати на фізособу рахунок-фактуру, за яким фізособа зробить оплату. Але рахунок може і не виписуватися. Приміром, фізособа оплатить послуги готівкою, а фірма проведе цю операцію через РРО, надавши фізособі чек.
***
Читайте також: Інвойс на експорт послуг та робіт: як складати правильно та скільки зберігати?