Наголосимо, що документами, що підтверджують експорт робіт, послуг у сфері зовнішньоекономічної діяльності, є документи, що засвідчують їх надання, зокрема акт виконаних робіт (наданих послуг), рахунок (інвойс) тощо. Про це ми писали тут.
Однак і Мінфін, і податківці наполягають на тому, що рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухобліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі за умови його оплати, що підтверджується відповідними платіжними документами. Про це ми повідомляли тут.
Богдан Янків у своєму Телеграм-каналі наголосив, що фрілансери-ФОПи, які працюють із закордонними замовниками, можуть використовувати електронний інвойс замість договорів та актів.
Що треба знати про інвойс?
Інвойс — це офіційний рахунок на оплату послуг або робіт, який підтверджує факт їх прийняття іноземним замовником. Він є первинним документом, на основі якого ведеться бухгалтерський облік доходів. Але для юросіб є нюанси, про них поговоримо далі окремо.
Що має містити інвойс, щоб відповідати законодавству:
- Назву документа і дату складання;
- Унікальний номер інвойсу (дату ставте за 1–3 дні до платежу);
- Дані замовника (беремо з платіжних доручень SWIFT або офіційного сайту);
- Ваші дані: ФОП, ПІБ, адреса реєстрації, ІПН;
- Предмет і детальний опис послуг (наприклад, “розробка сайту”, “тестування додатка”);
- Ціну та загальну суму до оплати.
Рекомендуємо додати:
- Положення про те, що оплата інвойсу є прийняттям пропозиції укласти договір і підтверджує повне виконання послуг/робіт.
- Положення про те, що замовник не має претензій до якості, строків та обсягу виконаних робіт.
- Положення про те, що комісія по інвойсу стягується з Вашого клієнта, а не з Вас.
Інвойс має бути підписаний ЕЦП або іншими законними способами і зберігатися мінімум 3 роки у ФОПів, для юросіб інший строк – 5 років.
Увага! Інвойс повинен бути двомовним, а однією з мов обов’язково повинна бути – українська
Нюанси документального оформлення експорту послуг у юросіб
Окремо ми вже детально зупинялися на правилах оформлення первинної документації у разі експорту послуг юрособами.
Тоді ми зауважували, що відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Визнання доходу від наданих послуг — це господарська операція, а тому її слід оформляти первинним документом. На практиці це, як правило, акт приймання-передачі послуг.
Але відповідно до ст. 6 Закону про ЗЕД у разі експорту послуг (крім транспортних) зовнішньоекономічний договір (контракт) можна укладати шляхом прийняття публічної пропозиції про угоду (оферти) або шляхом обміну електронними повідомленнями чи в інший спосіб, зокрема шляхом виставлення рахунка (інвойса), у тому числі в електронному вигляді, за надані послуги.
Тобто замість акта можна складати рахунок на оплату (інвойс), який підтверджує надані послуги.
Але тут варто наголосити, що за умовами договору акт на відповідну дату балансу, на думку автора, все ж таки можна не складати, хоча згідно з нормами НП(С)БО 15 дохід від наданих послуг на цю саму дату потрібно визнавати.
Наприклад, договір уклали на кілька місяців, за договором послуги передають замовнику і складають акт наприкінці надання послуг, але в період виконання договору настає дата балансу.
Згідно з п. 10 НП(С)БО 15 на дату балансу потрібно визнавати дохід, навіть якщо послуги не передано замовникові за актом. Особливості визнання доходу наведено в п. 10 — 14 НП(С)БО 15. Зараз ми не аналізуємо ці норми.
Проте в Україні повсюдно ця норма не виконується. Немає такої традиції, усталеної практики — визнавати доходи без підтвердження первинним документом (актом), підписаним із замовником.
Крім того, немає методичних рекомендацій Мінфіну, яким чином, на рівні бухгалтерських проведень, відображати визнаний дохід, якщо акт не складали.
Рекомендація від редакції для юросіб:
Якщо підприємство експортує послуги і на дату балансу не визнає доходу від наданих послуг, таку помилку під час перевірки може виявити податкова, донарахувавши податки, наклавши штраф.
Щоб уникнути цього, у будь-якому разі слід складати відповідні документи з наданих послуг на дату балансу. А дохід (і пов’язані з наданим доходом витрати) для відображення в акті визначати, приміром, за методом вивчення виконаної роботи. Тоді дохід, відображений у бухобліку, дорівнюватиме доходу за актом. Різниць між ними не буде, і не виникатиме облікових труднощів.