Чим законодавчо регламентується скерування працівника у відрядження?
Відрядження можуть бути як в межах України, так і за кордон. Основні положення щодо службових відряджень регулюються такими документами:
- КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ - Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI
- Положення №148 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29 грудня 2017 р. №148.
- Інструкція №59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.
Зверніть увагу! Інструкція №59 є обов'язковою лише для державних установ та організацій, що фінансуються з бюджету.
Для приватних підприємств, на відміну від бюджетних, правила відряджень не є жорстко регламентованими. Вони можуть визначати їх самостійно, зокрема в положенні про відрядженнях або окремих наказах.
Положення про відрядження
Підприємство може розробити та затвердити внутрішній документ — Положення про відрядження. Цей документ може містити такі пункти:
- порядок направлення працівників;
- терміни звітування;
- строки повернення коштів;
- порядок відшкодування витрат та їх документального підтвердження;
- розмір добових;
- правила подання звіту до бухгалтерії.
Зразок 1. Наказ про затвердження положення (Завантажити >>)
Зразок 2. Положення про службові відрядження працівників (Завантажити >>)
Окремі накази про відрядження працівників
Якщо відрядження відбуваються не дуже часто, підприємство може не створювати загальне Положення, а прописувати всі необхідні правила в окремих наказах на кожне відрядження.
Наказ (розпорядження) про направлення працівника у службове відрядження є основним документом, що офіційно підтверджує факт поїздки та дає право на компенсацію витрат. Його оформлюють у письмовій формі на бланку підприємства, із зазначенням дати та номера. Правильно складений наказ — це юридична підстава для всіх подальших розрахунків, виплат і звітності по відрядженню. Помилки чи неповнота реквізитів можуть призвести до відмови у визнанні витрат під час перевірок.
В наказі обов’язково потрібно зазначити:
- Підстава для відрядження — посилання на службову потребу, проєкт, контракт чи інший документ, що обґрунтовує необхідність поїздки.
- Дані працівника — прізвище, ім’я, по батькові, посада.
- Місце відрядження — населений пункт, у разі потреби конкретна адреса чи організація.
- Строки — дата виїзду і повернення, з урахуванням часу в дорозі.
- Мета поїздки — чітке формулювання (переговори, участь у конференції, інспекція тощо).
- Фінансові умови — наприклад, порядок виплати авансу.
- Інші умови — за потреби зазначають особливі інструкції, наприклад, обов’язок надати звіт, терміни подання документів, використання службового авто чи обладнання.
Наказ затверджує керівник підприємства (або уповноважена особа) і передає в кадрову службу та бухгалтерію для подальших дій.
Закон не зобов’язує використовувати уніфіковану форму, але підприємство може розробити власний зразок і закріпити його в локальних актах.
Зразок 3. Наказ на відрядження (Завантажити >>)
Зразок бланку цього наказу ви можете також знайти на нашому сайті за посиланням.
Також, деякі питання, зокрема щодо гарантійних та компенсаційних виплат для відряджених працівників, можуть бути визначені в колективному договорі підприємства (див. ч. 2 ст. 97 КЗпП).
Особливості для відрядження працівників фізичних осіб-підприємців (ФОП)
ФОП також можуть направляти своїх працівників у відрядження. Вони самостійно вирішують, чи розробляти Положення про службові відрядження.
Також читайте: Кадрова документація: чи потрібна вона ФОПу?
А от накази на відрядження фізособам-підприємцям слід оформляти обов’язково! Хоча прямих законодавчих вимог щодо наказів немає, Державна служба України з питань праці наполягає на необхідності ведення кадрової документації для ФОП.
Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення. Це доручення має бути пов'язане з основною діяльністю підприємства і підтверджуватися відповідними документами.
Лист Мінсоцполітики «Про оплату праці за час службового відрядження» від 02.02.2015 р. №120/13/84-15
Обмеження при направленні у відрядження
| Категорія працівників | Умова направлення | Підстава | Статус |
| Вагітні жінки | Заборонено направляти у відрядження | ст. 176 КЗпП | Заборонено |
| Жінки з дітьми до 3 років | Заборонено | ||
| Жінки з дітьми від 3 до 14 років | Лише за письмовою згодою працівниці | ст. 177 КЗпП | Дозволено за згодою |
| Жінки з дітьми з інвалідністю | Дозволено за згодою | ||
| Батьки, які виховують дітей без матері | Мають ті ж права та обмеження, що і матері | ст. 186¹ КЗпП | Дозволено з урахуванням ст. 176 та 177 КЗпП |
| Опікуни та піклувальники | |||
| Один із прийомних батьків | |||
| Один із батьків-вихователів |
Гарантії та компенсації при службових відрядженнях відповідно до ст. 121 КЗпП
| Вид гарантії / компенсації | Зміст гарантії |
| Відшкодування витрат | Компенсація витрат, передбачених наказом про відрядження |
| Добові | Виплата за кожен день відрядження |
| Оплата проїзду | Оплата вартості квитків до місця відрядження та назад, або витрат на оренду транспорту, або витрат на пальне для службового транспорту |
| Компенсація за житло | Оплата найму житла |
| Особливий порядок для дистанційних працівників | Пункт відправлення/повернення за погодженням |
| Збереження робочого місця | Посада і місце зберігаються |
| Оплата праці у відрядженні | Не нижча за середній заробіток |
Відкликання з відрядження або його продовження
Працівника можуть відкликати з відрядження достроково або ж навпаки продовжити термін відрядження. Міністерство фінансів у листі від 14.05.2015 №31-08030-16-10/15972 наголосило, що наказ про відрядження є підставою для компенсації витрат працівнику, а тому у разі відкликання має бути видано окремий наказ про це.
Чинне законодавство не встановлює чітких підстав для відкликання. Рішення ухвалює керівник підприємства у кожній конкретній ситуації, керуючись виробничою необхідністю — наприклад, якщо завдання виконано достроково, подальше його виконання втратило сенс або виникла інша термінова потреба у присутності працівника на роботі.
Зразок 4. Наказ на скасування відрядження (Завантажити >>)
Зразок 5. Наказ на продовження відрядження (Завантажити >>)
Зразок 6. Cлужбова записка щодо причин продовження відрядження (Завантажити >>)
Звітування за результатами відрядження
Після повернення зі службової поїздки працівник зобов’язаний відзвітувати перед підприємством про виконання завдань відрядження (у довільній формі), а також у деяких випадках надати звіт про використання коштів, отриманих на відрядження (авансовий звіт).
- Інструкцію із заповнення та подання авансового звіту від редакції «Дебет-Кредит» читайте за посиланням.
- Бланк Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (це той самий авансовий звіт), а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму Звіту затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239).
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
В яких випадках потрібно обов’язково складати авансовий звіт?
Ці випадки наведені в пп. 170.9.4 ПКУ:
- наявність оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПФДО;
- використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
При цьому зазначено, що у разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.
І все нібито добре. Але насправді одразу визначити, чи виникає оподаткований дохід за відрядженням або підзвітними коштами, чи ні, досить важко. Бухгалтер для цього повинен самостійно проаналізувати надані працівником документи – а від обов’язку подати документи, що підтверджують напрям витрачання коштів, працівника не звільнили!
Все ж таки в авансовому звіті зробити такий аналіз набагато простіше. Тому роботодавець може вирішити, що авансовий звіт працівникам треба складати (як було раніше) за кожним відрядженням або отриманням коштів під звіт. І це не буде порушенням. Краще мати зайвий авансовий звіт, ніж не мати потрібного.
Читайте більше про складання і заповнення авансового звіту:
- Авансовий звіт: інструкція із заповнення та подання (+ зразок заповнення)
- Заповнюємо авансовий звіт: на що звертати увагу?
- Співробітник у відрядженні отримує лише добові: чи складати авансовий звіт?
- Службове відрядження за кордоном: як скласти авансовий звіт?
- Підписання авансового звіту КЕП
- Виправлення до е-авансового звіту
- Авансовий звіт і первинні документи до нього в е-формі
Після завершення відрядження, незалежно від того, чи складається звіт про використання коштів, працівник зобов’язаний передати роботодавцю:
- транспортні квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції (включно з електронними квитками).
- документи від осіб, які надавали послуги з розміщення та проживання, а також страхові поліси.
- виписки та/або відомості з банківського рахунку з інформацією про здійснені платіжні операції за рахунком, до якого прив’язані платіжні інструменти.
- документи, що підтверджують проведення операцій з використанням платіжних інструментів.
- інші документи, які підтверджують суму витрат.
Строки подання авансового звіту
Підпунктом 170.9.3 ПКУ визначено строки щодо подання звіту про використання коштів, в межах яких у працівника не буде оподатковуваного доходу. Так, відзвітувати потрібно протягом місяця, що настає за місяцем, в якому підзвітна особа завершує:
- відрядження;
- виконання окремої цивільно-правової дії (див. пп. 170.9.3 ПКУ).
У разі ж якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент чи його реквізити й списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць.
Положення про службове відрядження або наказ може передбачати інші строки, зокрема коротші. Звичайно, розглядати довші строки недоцільно, адже у платника буде додаткове податкове навантаження — зокрема щодо ПДФО та ВЗ.
Підтвердні документи
До звіту обов’язково додають документи, що підтверджують витрати: проїзні документи, рахунки та чеки за проживання, квитанції на оплату інших витрат, передбачених наказом про відрядження (п. 170.9.1 ПКУ). У разі необхідності — службову записку або інший документ про виконання завдання.
Зразок 7. Звіт про виконання відрядження (Завантажити >>)
Розмір добових при відрядженні
Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, неоподатковувана сума добових становить:
- для відряджень в межах України — не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, за кожен календарний день. У 2025 році мінімальна зарплата з 1 січня складає 8000 грн, отже гранична неоподатковувана норма — 800 грн/день;
- для закордонних відряджень — не вище 80 євро за кожен календарний день за офіційним курсом гривні до євро, встановленим НБУ на дату виплати.
У Положенні про службові відрядження або наказі можна встановити підвищений розмір добових, зазначивши, що сума понад норму підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ.
Розмір добових визначається на підставі наказу про відрядження та первинних документів, що підтверджують фактичну тривалість перебування у відрядженні (проїзні квитки, рахунки за проживання, відмітки прикордонної служби тощо).
Докладніше про добові – у довіднику від редакції «Розміри добових по Україні і за кордон у 2025 році».
Перевірка та затвердження звіту про відрядження
Бухгалтерія перевіряє повноту та правильність оформлення звіту, а також відповідність витрат наказу про відрядження. Після перевірки звіт затверджує керівник підприємства своїм підписом.
Якщо аванс перевищує фактичні витрати, працівник повертає залишок у касу або на рахунок підприємства (п. 25 Положення про ведення касових операцій, затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 №148).
Якщо витрати перевищили суму авансу і вони документально підтверджені, підприємство компенсує різницю.
Докладно про розрахунки із працівником після відрядження читайте у статті "Розрахунки під час та після відрядження: правила оформлення та звітування".
Останні зміни про відрядження за кордон
З 12 жовтня 2025 року в ЄС стартувала нова автоматизована система обліку в’їзду та виїзду (Entry/Exit System, EES), яка реєструватиме всі факти перетину зовнішніх кордонів Союзу громадянами третіх країн, у тому числі українцями. Про це ми писали тут.
Замість звичних штампів у паспорті інформація тепер зберігатиметься в електронному форматі. У базі фіксуватимуться:
- фотозображення обличчя;
- відбитки чотирьох пальців (для осіб від 12 років);
- реквізити закордонного паспорта;
- дата й пункт перетину кордону (в’їзд/виїзд);
- випадки відмови у в’їзді.
А як же тепер бути з добовими працівників, відряджених за кордон?
Про те, що каже Податковий кодекс про документальні докази перебування за кордоном, які зміни варто внести до Положення про відрядження на підприємстві, як офіційно працівнику підтвердити перетин кордону без відміток у паспорті та алгоритм дій бухгалтера, який оформляє працівнику закордонне відрядження – читайте у статті: "З 12 жовтня 2025 р. не буде штампів в паспортах про перетин кордону: як це вплине на оформлення відряджень?".
Багато корисної інформації про відрядження Ви можете знайти в нашому тематичному розділі «Усе про відрядження (по Україні і за кордон)», який постійно оновлюється нашими редакторами, вся інформація завжди актуальна