З 12 жовтня 2025 року в ЄС стартує нова автоматизована система обліку в’їзду та виїзду (Entry/Exit System, EES), яка реєструватиме всі факти перетину зовнішніх кордонів Союзу громадянами третіх країн, у тому числі українцями. Про це ми писали тут.
Замість звичних штампів у паспорті інформація зберігатиметься в електронному форматі. У базі фіксуватимуться:
- фотозображення обличчя;
- відбитки чотирьох пальців (для осіб від 12 років);
- реквізити закордонного паспорта;
- дата й пункт перетину кордону (в’їзд/виїзд);
- випадки відмови у в’їзді.
А як же тепер бути з добовими працівників, відряджених за кордон?
Нагадуємо: для відряджень за кордон сума неоподатковуваних добових становить не більше 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день. Дивіться також довідник від редакції "Розміри добових по Україні і за кордон у 2025 році".
Що каже Податковий кодекс про документальні докази перебування за кордоном
Згідно з нормами, зазначеними у пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Тобто у ПКУ нам дають право вибору, а саме: «наявність одного чи декількох документальних доказів перебування за кордоном». Від цього й будемо відштовхуватися.
Водночас, як зазначається в тому ж пп. 170.9.1 ПКУ, витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Інструкція №59 як підказка для внесення змін до Положення про відрядження
У п. 16.1 розділу ІІІ Інструкції №59 докази перебування у закордонному відрядженні наведено аналогічно до пп. 170.9.1 ПКУ.
Однак при цьому згадують також про:
- довідку підприємства, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;
- службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником.
Тобто і довідка, і службова записка, які складаються у довільній формі, також можуть бути підтвердженням тривалості перебування працівника у закордонному відрядженні. Щоправда, Інструкція №59 є обов’язковою для виконання лише для бюджетників.
Небюджетне підприємство може також передбачити в Положенні про відрядження варіанти використання вищезазначених документів, у тому числі щоб підтвердити дати, коли працівники перетинають кордон. Тож завдяки Положенню про відрядження можна правильно організувати виплату добових відрядженим працівникам за кордон, в яких немає відміток у паспорті про перетин кордону.
Наприклад, до Положення про відрядження можна внести такий пункт:
Підтвердження перебування у відрядженні
1. Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження.
2. Основними підтвердними документами є:
- транспортні квитки (у тому числі електронні), посадкові талони, багажні квитанції;
- рахунки (чеки) за проживання, бронювання готелю, страхові поліси;
- документи банку (виписки, відомості з рахунку), що підтверджують розрахунки за кордоном;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат під час відрядження.
3. Додатково можуть застосовуватися документи, які підтверджують перебування працівника у відрядженні, але не замінюють основних:
- довідка підприємства чи організації, яка приймала працівника;
- службова записка у довільній формі про виконання доручення за межами постійного місця роботи, погоджена керівником.
4. У разі наявності зазначених документів добові виплачуються в межах норм, установлених ПКУ (не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження).
5. За відсутності підтвердних документів добові підлягають оподаткуванню відповідно до ПКУ.
Чи можна офіційно підтвердити перетин кордону без відміток у паспорті?
Якщо ви не бажаєте ризикувати і спиратися лише на відомості від працівника про перетин ним кордону (а квитків, які б це підтверджували, немає), можна піти й іншим шляхом. Можна отримати довідку від прикордонної служби. Це практикувалося і раніше для підтвердження факту перетину кордону з країнами, про перетин кордону з якими в паспорті не проставляли жодних приміток.
Наразі Державна прикордонна служба України роз’яснює, як подати заяву, щоб отримати таку довідку, на своєму сайті.
Зверніть увагу, що отримати таку довідку може не роботодавець, а сам працівник, тобто фізособа, яка перетнула кордон (або її представник за довіреністю).
Важливо! Інформація про перетинання кордону особою є конфіденційною та не надається третім особам без її згоди. Доволі часто до Державної прикордонної служби України звертаються із запитами про перетинання кордону конкретними особами їхні роботодавці, колишні чоловіки / дружини тощо. Таким запитувачам згідно з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» надається відмова у наданні інформації.
Звернутися за довідкою можна поштою або навіть електронною поштою. Однак у такому випадку відповідно до ст. 16 Закону України «Про звернення громадян» заява обробляється протягом 30 діб. Всі відповіді про факти перетину державного кордону надходять запитувачам у письмовій формі на адресу, вказану у заяві.
Звісно, що чекати так довго можуть не всі (хоча строки виплати добових законодавством не встановлені). Можна зробити це швидше, звернувшись особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.
Якщо у паспорті немає відміток:
алгоритм підтвердження перебування у закордонному відрядженні
| Крок | Дія бухгалтера | Що врахувати / оформити | Норма |
| 1 | Перевірити Положення про відрядження на підприємстві (за потреби внести зміни) | Має бути визначений перелік документів, якими підтверджується перебування у відрядженні (не лише штамп у паспорті) | Інструкція №59 (рекоменд.), внутрішні акти |
| 2 | Перевірити наказ про відрядження | Дані про працівника, місце, мету, строки | Пп. 170.9.1 ПКУ |
| 3 | Зібрати підтвердні документи замість штампа |
|
Пп. 170.9.1 ПКУ, п. 16.1 Інструкції №59 |
| 4 | Визначити фактичну кількість днів відрядження | Зіставити наказ і документи, які підтверджують фактичну кількість днів перебування у відрядженні. У разі затримки у відрядженні, потрібен ще один наказ про подовження відрядження – без нього за дні затримки добових не буде | Пп. 170.9.1 ПКУ |
| 5 | Нарахувати та відобразити добові | У межах ліміту (не більше 80 євро/день за курсом НБУ) і за наявності документів, які підтверджують перебування у закордонному відрядженні – не оподатковуються* | Пп. 170.9.1 ПКУ |
| * Для обліку використовується офіційний обмінний курс гривні до євро, встановлений НБУ, що діяв на кожний з днів відрядження. Добові нараховуються за весь період відрядження, враховуючи день вибуття та день прибуття. При цьому ліміт в 80 євро діє не лише за повні дні перебування за кордоном, а і за дні перетину кордону (як при вибутті, так і при прибутті). | |||