З 10 квітня 2026 р. діє нова система в’їзду-виїзду в ЄС: що зміниться в оформленні закордонних відряджень?

1. З 10 квітня замість штампів у закордонному паспорті – інформація в базі даних прикордонників
2. Як тепер бути з добовими працівників, відряджених за кордон?
3. Інструкція №59 як підказка для внесення змін до Положення про відрядження
4. Чи можна офіційно підтвердити перетин кордону без відміток у паспорті?
5. Який алгоритм підтвердження перебування у закордонному відрядженні, якщо у паспорті немає відміток?

З 12 жовтня 2025 року в ЄС стартувала нова автоматизована система обліку в’їзду та виїзду (Entry/Exit System, EES), яка реєструє всі факти перетину зовнішніх кордонів Союзу громадянами третіх країн, у тому числі українцями. Про це ми писали тут. Працювати така система має у 29 європейських країнах, а про повну імплементацію йдеться з 10 квітня 2026 року (про це читайте тут).

Що саме змінилося у правилах перетину кордону з ЄС ,які питання виникають та що слід зробити бухгалтеру?

З 10 квітня замість штампів у закордонному паспорті – інформація в базі даних прикордонників

Замість звичних штампів у паспорті інформація зберігатиметься в електронному форматі. У базі фіксуватимуться:

• фотозображення обличчя;
• відбитки чотирьох пальців (для осіб від 12 років);
• реквізити закордонного паспорта;
• дата й пункт перетину кордону (в’їзд/виїзд);
• випадки відмови у в’їзді. 

Як тепер бути з добовими працівників, відряджених за кордон?

Нагадуємо: для відряджень за кордон сума неоподатковуваних добових становить не більше 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день. Дивіться також довідник від редакції «Розміри добових по Україні і за кордон у 2025 році».

Що каже Податковий кодекс про документальні докази перебування за кордоном

Згідно з нормами, зазначеними у пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто у ПКУ нам дають право вибору, а саме: «наявність одного чи декількох документальних доказів перебування за кордоном». Від цього й будемо відштовхуватися.

Водночас, як зазначається в тому ж пп. 170.9.1 ПКУ, витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Інструкція №59 як підказка для внесення змін до Положення про відрядження

У п. 16.1 розділу ІІІ Інструкції №59 докази перебування у закордонному відрядженні наведено аналогічно до пп. 170.9.1 ПКУ.

При цьому зазначається, що відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування працівника у відрядженні.

Серед доказів перебування у відрядження для службових поїздок в межах України згадують також про:

1. довідку підприємства, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;
2. службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погодженої безпосереднім керівником.

Тобто і довідка, і службова записка, які складаються у довільній формі, також можуть бути підтвердженням тривалості перебування працівника у  відрядженні. Щоправда, Інструкція №59 є обов’язковою для виконання лише для бюджетників.

Небюджетне підприємство може також передбачити в Положенні про відрядження варіанти використання вищезазначених документів, у тому числі щоб підтвердити дати, коли працівники перетинають кордон. Тож завдяки Положенню про відрядження можна правильно організувати виплату добових відрядженим працівникам за кордон, в яких немає відміток у паспорті про перетин кордону.

Наприклад, до Положення про відрядження можна внести такий пункт:

«Підтвердження перебування у відрядженні

1. Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження.

2. Основними підтвердними документами є:

• транспортні квитки (у тому числі електронні), посадкові талони, багажні квитанції;
• рахунки (чеки) за проживання, бронювання готелю, страхові поліси;
• документи банку (виписки, відомості з рахунку), що підтверджують розрахунки за кордоном;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат під час відрядження.

3. Додатково можуть застосовуватися документи, які підтверджують перебування працівника у відрядженні, але не замінюють основних:

• довідка підприємства чи організації, яка приймала працівника;
• службова записка у довільній формі про виконання доручення за межами постійного місця роботи, погоджена керівником.

4. У разі наявності зазначених документів добові виплачуються в межах норм, установлених ПКУ (не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження).

5. За відсутності підтвердних документів добові підлягають оподаткуванню відповідно до ПКУ». 

Чи можна офіційно підтвердити перетин кордону без відміток у паспорті?

Втім, п. 17 розд. ІІІ Інструкції №59 говорить таке: у разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до звіту додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).

Якщо ви не бажаєте ризикувати і спиратися лише на відомості від працівника про перетин ним кордону (а квитків, які б це підтверджували, немає), можна піти й іншим шляхом. Можна отримати довідку від прикордонної служби. Це практикувалося і раніше для підтвердження факту перетину кордону з країнами, про перетин кордону з якими в паспорті не проставляли жодних приміток.

Наразі Державна прикордонна служба України роз’яснює, як подати заяву, щоб отримати таку довідку, на своєму сайті.

Зверніть увагу, що отримати таку довідку може не роботодавець, а сам працівник, тобто фізособа, яка перетнула кордон (або її представник за довіреністю).

Важливо!

Інформація про перетинання кордону особою є конфіденційною та не надається третім особам без її згоди. Доволі часто до Державної прикордонної служби України звертаються із запитами про перетинання кордону конкретними особами їхні роботодавці, колишні чоловіки / дружини тощо. Таким запитувачам згідно з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» надається відмова у наданні інформації.

Звернутися за довідкою можна поштою або навіть електронною поштою. Однак у такому випадку відповідно до ст. 16 Закону України «Про звернення громадян» заява обробляється протягом 30 діб. Всі відповіді про факти перетину державного кордону надходять запитувачам у письмовій формі на адресу, вказану у заяві.

Звісно, що чекати так довго можуть не всі (хоча строки виплати добових законодавством не встановлені). Можна зробити це швидше, звернувшись особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.

Таблиця

Який алгоритм підтвердження перебування у закордонному відрядженні, якщо у паспорті немає відміток?