В Клубі бухгалтерів «Дебет-Кредит» на Фейсбуці завжди можна знайти щось цікаве і корисне з досвіду колег, а також поділитися власним досвідом. Ось одна з таких історій.
Що потрібно для успішного перетину кордону відрядженим заброньованим працівником?
Ми про це розповідали в цій статті (як відрядження, так і відпустка).
Рекомендований нами перелік був такий:
- закордонний паспорт громадянина України;
- військово-обліковий документ. У разі бронювання за допомогою «Дії» – це має бути документ в електронній формі;
- документ, який підтверджує, що заброньований їде саме у відрядження. Передусім це наказ роботодавця про відрядження, у якому зазначений такий працівник;
- до наказу можна додати й інші документи, які підтверджують мету виїзду та строки перебування за кордоном: запрошення з боку приймаючої сторони, транспортні квитки, документи з готелю, де мешкатиме працівник під час перебування за кордоном тощо.
Часто прикордонники вимагають ще і довідку з місця роботи – у ній слід вказати, що чоловік, який її надає, є працівником вашого підприємства, що він має оформлену бронь і спрямований у відрядження (докладно розповісти куди, з якою метою та на скільки).
Наявність таких документів має підтвердити Державній прикордонній службі, що чоловік, який намагається виїхати з України, робить це легально і саме з метою відрядження. І, звісно, планує повернутися в Україну після виконання службового завдання.
Що з цього переліку знадобилося на практиці?
- Військово-обліковий документ (роздрукували з «Резерв+» напередодні). В результаті: паперовий ВОД навіть не дивились (в одного працівника він був, в іншого – ні). Але можуть попросити зайти в додаток «Резерв+» (в одного працівника просили, в іншого – ні).
- Довідка ОК-7 або ОК-5 (були обидві) з додатка «ДІЯ» (вони були напередодні роздруковані, але можуть запитати відкрити додаток).
- Довідка про підтвердження роботи.
- Копія наказу про відпустку.
- Дозвіл на виїзд за кордон від підприємства з детальним описом куди їде, до кого, у який термін.
Очевидно, був ще і загранпаспорт, про який не згадали, бо він обов’язковий для будь-кого, хто перетинає кордон.
Чи це достатній перелік документів?
На практиці роботодавці забезпечують працівників купою різноманітних документів. Прикордонники ж передивляються далеко не всі.
Наприклад, у вищезазначеній ситуації у працівника з собою були ще:
- Довідка про те, що підприємство має «критичність».
- Копія рішення про визначення «критичності».
- Довідка про підтвердження бронювання.
- Результат бронювання з ДІЇ.
- Виписка з ЄДР.
На які прикордонники навіть не глянули!
Але це не означає, що наступного разу вони таких документів не вимагатимуть. Або що напередодні виїзду не з’являться нові переліки документів, яких треба вимагати.
Наприклад, нас дивують довідки ОК-7/ОК-5. Проте це вже не перший випадок, коли прикордонники вимагають ці довідки – як вони пояснюють, для підтвердження місця роботи:
Тут, як бачимо, теж був успішний досвід перетину кордону, який гарантував такий перелік документів:
- документ про відрядження/відпустку (із вказанням країни та часу) такої особи за кордон;
- службове посвідчення чи довідка з місця роботи;
- військово-обліковий документ в електронній формі із зазначенням інформації «Бронювання до», інформація має бути внесена в систему «Оберіг» Міністерства оборони України;
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
- довідка ОК-7/ОК-5.
Що таке довідки ОК-7/ОК-5 та як їх отримати?
Довідка ОК-5 — це сформовані індивідуальні відомості про застраховану особу з реєстру застрахованих осіб. Довідка формується за будь-який період починаючи з 2000 року, та містить, зокрема, дані щодо суми заробітку для нарахування пенсії, страхового стажу, сплати страхових внесків. Зазвичай вона потрібна для нарахування лікарняних та допомоги по безробіттю.
Довідка ОК-7 містить відомості про суми заробітної плати, з якої сплачується єдиний соціальний внесок (у межах максимальної величини) та страховий стаж за період із 2011 року. В основному використовується для визначення страхового стажу для розрахунку сум лікарняних, нарахування допомоги з безробіття тощо. Довідку видає Пенсійний фонд України.
Обидві довідки замовляються на сайті Дія, формуються та надсилаються автоматично протягом кількох хвилин та є безкоштовними.
Як позиція Мін'юсту?
Рекомендації Мін'юсту щодо виїзду за кордон заброньованих працівників ми наводили тут.
Рекомендований Мін'юстом перелік документів такий:
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
- паперовий військово-обліковий документ або електронний варіант у додатку «Резерв+» (повинен містити позначку про бронювання та внесений до системи «Оберіг»);
- витяг з наказу про відпустку або його копія (має містити інформацію про країну виїзду, термін перебування, посаду працівника тощо);
- інші документи для підтвердження мети поїздки.
Як бачимо, довідки ОК-7/ОК-5 теж не згадуються. Але прикордонники їх вимагають!
Увага! Мін'юст навів ще одне важливе правило: працівник, який планує поїхати за кордон, не повинен мати заборон, які б перешкоджали виїзду за межі країни чи порушувати правила військового обліку!
Тому ми радимо: якщо є сумніви, чи достатньо у вас документів для перетину кордону, – краще проконсультуватися з Державною прикордонною службою заздалегідь! Ось основні контакти.