13 січня 2021 року набрав чинності Наказ Мін’юсту від 30.12.2020 № 4555/5 «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання». З текстом Порядку можна ознайомитись за посиланням.
Цей Порядок застосовують для приймання-передавання на зберігання до архівів документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, у тому числі з кадрових питань (особового складу) юридичних осіб - джерел комплектування архівів у разі ліквідації цих юридичних осіб.
Порядком передбачено, що для приймання-передавання електронних документів НАФ застосовується ZIP-контейнер (ASiC) рівня B-LTA, формат даних якого визначає наказ Державного агентства з питань електронного урядування України від 07 вересня 2018 року № 60, та який створюється відповідно до пункту 1 глави 1 розділу I, пункту 4 глави 3 та пунктів 1-6 глави 7 розділу II Порядку роботи з електронними документами.
ZIP-контейнер (ASiC) рівня B-LTA призначений для об’єднання в один файл формату ZIP всіх файлів, які передаються, разом з повним набором даних перевірки, що визначений у пункті 5 глави 3 розділу II Порядку роботи з електронними документами.
Саме ж приймання електронних документів НАФ до архіву від юридичних осіб проводитимуть щорічно за графіком, затвердженим архівом.
Приймання електронних документів до архіву здійснюватиметься після закінчення граничних строків їх зберігання у юридичних осіб. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів можна знайти тут.
Про правила зберігання електронних документів та відповідальність їх незберігання ми розглянемо в окремій аналітиці.