У сучасному світі документальна достовірність відіграє ключову роль у правових та ділових відносинах. Засвідчення копій документів і витягів із них, а також підтвердження справжності підписів – це гарантія правової чистоти й надійності. Як саме відбувається ця процедура і на що варто звернути увагу?
Нотаріус може засвідчити копію документа або витяг із нього за усним зверненням заінтересованої особи. Перед цим він ретельно звіряє копію з оригіналом, щоб упевнитися у її достовірності (стаття 75 Закону України «Про нотаріат», пункт 3 глави 7 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 №296/5 (далі - Порядок).
- не суперечать чинному законодавству;
- мають юридичне значення;
- не підпадають під заборону на засвідчення їх копій.
На вимогу фізичних або юридичних осіб, щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріуси мають право видавати копії документів, що зберігаються у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса. Вірність таких копій засвідчується за правилами глави 7 розділу ІІ Порядку, з проставленням відмітки «Зі справ нотаріальної контори (архіву, приватного нотаріуса)».
Чи можна засвідчити копію з копії?
Так, але лише за певних умов. Якщо копія документа вже була засвідчена нотаріально або видана тією самою юридичною особою, що й оригінал, її можна офіційно завірити вдруге. У такому разі вона має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки (у разі наявності) і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ.
Виписка з документа – це частковий витяг інформації, що стосується конкретного питання. Засвідчення її вірності можливе, якщо вона відображає повний текст відповідної частини документа. Якщо документ містить кілька розділів, що не пов’язані між собою, можна зробити виписку тільки з конкретного розділу.
Нотаріус може засвідчити справжність підпису на документах, що не підлягають обов’язковому нотаріальному посвідченню. Важливо розуміти, що така дія не підтверджує зміст документа – лише факт, що він підписаний конкретною особою.
Якщо особа через фізичні вади або хворобу не може власноруч підписати документ, це може зробити інша особа у її присутності. У такому разі нотаріус встановлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого це було зроблено, зазначаючи причини в посвідчувальному написі.
Засвідчення копій документів, витягів і справжності підписів – це важлива нотаріальна дія, яка забезпечує правову безпеку та достовірність інформації. Перш ніж звертатися до нотаріуса, варто пересвідчитися, що документ відповідає встановленим вимогам, а його засвідчення є необхідним у вашому конкретному випадку. Якщо ж виникають сумніви, – звертайтеся до фахівців, які допоможуть розібратися у всіх юридичних нюансах.