ПКУ встановлює суворі вимоги щодо фіксації та супроводу всіх фінансових операцій, зберігання документів, звітування тощо. Залучати бухгалтера ФОП, керівники ТОВ можуть на різних етапах роботи. Підприємці-початківці інколи ведуть облік самостійно. У ТОВ бухгалтерія передбачає більший обсяг завдань і складнощів, тому в компаніях наймають штатного спеціаліста або ж передають облік на аутсорс. Кожен з варіантів варто розглянути більш детально.
Самостійне ведення бухобліку підприємцем
Досить ризиковане рішення, яке може бути актуальним виключно за умови мінімального обсягу завдань. Так, якщо ФОП працює самостійно, надає послуги онлайн, наприклад, невеликій кількості клієнтів, оплату отримує на IBAN і не має додаткових специфічних умов. Якщо ж є РРО/ПРРО, кадровий облік по найманим працівникам та ін., варто залучати фахівця.
Основні ризики самостійного ведення бухгалтерії:
- Значні витрати часу та сил, необхідність відволікатися від бізнесу.
- Висока вірогідність помилок в документах, їх відсутність.
- Невиконання вимог законодавства через незнання про оновлення та зміни.
- Пропуск термінів подання звітності, перерахування коштів.
- Невірний розрахунок сум податків і зборів.
Неприємним наслідком цих порушень є санкції – податкова регулярно перевіряє бізнес і відразу нараховує штрафи за невиконання норм чинного законодавства.
Найм штатного працівника
В компаніях часто ведення обліку передають спеціалісту, залученому в штат. Такий варіант є прийнятним і передбачає менше ризиків, проте має ряд недоліків:
- Висока вартість послуг – незалежно від завантаженості, бухгалтеру треба виплачувати кожен місяць конкурентну зарплату.
- Необхідність організувати робоче місце (техніка, сервіси, меблі) та покривати адмінвитрати на оренду офісу, комунальні платежі, канцелярію та ін.
- Спеціаліста треба мотивувати, постійно контролювати якість роботи.
- В разі помилок інструментів впливу та стягнення шкоди мало – можна звільнити працівника, але відповідальність за невиконання вимог несе в тому числі й керівник.
- Необхідність пошуку заміни фахівцю на період відпусток, хвороби (лікарняні), декрету.
Більше можливостей та менше проблем пропонує варіант передачі обліку на аутсорс.
Залучення зовнішніх бухгалтерів
Найбільш розповсюдженим варіантом співпраці є передання всіх завдань в межах бухобліку на аутсорс. Таке рішення дає низку переваг – економію бюджету за рахунок відсутності адмінвитрат і оплати лише конкретних послуг (а не місяця перебування бухгалтера на робочому місці), високий рівень експертизи, відсутність необхідності в контролі й мотивації, гарантії відповідальності.
Співпраця організована за договором, в якому фіксуються всі умови обслуговування. І саме компанія-аутсорсер несе відповідальність за всі ризики – помилки, неякісне виконання завдань, пошук заміни спеціалісту в разі відсутності закріпленого за ТОВ чи ФОП та ін.
Залучати зовнішнього фахівця можна й на інших умовах – наприклад, компанія BIP пропонує наступні варіанти обслуговування:
- Разова консультація бухгалтера – за необхідності прояснити певне питання чи оновити знання актуальних вимог законодавства.
- Подання звітності – якщо підприємцю треба лише формування декларацій та розрахунок податків.
- Перевірка бухгалтерії – коли є сумніви щодо правильності ведення обліку.
- Підтримка головним бухгалтером – фахівця залучають до вирішення складних питань чи ведення окремих ділянок обліку, з якими не справляється сам підприємець або штатний бухгалтер.
Варіантів співробітництва є чимало і не варто нехтувати можливістю отримати експертизу від спеціаліста, що має значний досвід обслуговування ФОП, ТОВ, необхідні знання. Адже порушення податкового обліку є найбільш розповсюдженою причиною отримання штрафів від ДПС.
