Підбір персоналу
Будь-яке підприємство починається з визначення кількості необхідних йому працівників. Здебільшого у межах затвердженої організаційної структури для цього складають штатний розпис. Потім проводять співбесіди з кандидатами, і на тих, хто пройшов відбір, готують накази про прийняття на роботу. І лише після цього на новоприйнятих працівників у бухгалтерській програмі заводять картки з обліковою інформацією.
У Microsoft Dynamics NAV ця процедура може відбуватися інакше, адже це не тільки бухгалтерський, а й управлінський продукт.
Спочатку в розділі «Управління персоналом» створюються вакансії — робочі місця, які в майбутньому будуть зайняті працівниками. Хто матиме право створювати такі вакансії, вирішується правом доступу; але найдоцільніше дозволити створювати вакансії керівникам підприємства.
Зверніть увагу: йдеться не лише про створення нових штатних одиниць — у вакансії зазначаються обов’язкові критерії, яким повинен відповідати працівник, що обіймає таку посаду (рівень освіти, знання мов, досвід роботи тощо). Тут же зазначається запланована кількість працівників, які обійматимуть таку посаду, і передбачуваний оклад (тарифна ставка).
Отже, відразу вирішуються два завдання:
- на підставі створених на певну дату вакансій у розділі «Організаційна структура» здійснюється формування та роздрук документа «Штатний розпис»;
- з вакансіями, створеними керівниками, надалі працюють працівники відділу кадрів, підбираючи на посаді кандидатів, що відповідають установленим керівництвом критеріям.
В «Управлінні персоналом» ведеться облік кандидатів, чиї анкети були отримані, і результати співбесід із ними. Це дозволяє контролювати процес заповнення вакансій не лише відділом кадрів, а й керівниками підприємства.
На кожного менеджера з кадрів також створюється картка, таким чином, при роботі з персоналом зазначаються не тільки дані кандидатів на посади, а й те, хто конкретно працює з таким кандидатом і відповідає за заповнення тієї чи іншої вакансії. Це зручно і самим менеджерам, і керівництву, бо дозволяє фільтрувати дані та пришвидшувати процес їх опрацювання.
Буває, що кандидатів на посади знайдено, але їм бракує навиків для того, щоб виконувати нові обов’язки. Якщо підприємство вирішило організувати навчання таких кандидатів перед допуском їх до роботи, то в цьому йому допоможуть «Плани» майбутніх тренінгів та інших видів навчання. У них фіксуються заплановані і вже проведені заходи щодо навчання кандидатів.
За словами Таїсії Бондар, операційного директора компанії «Інновер», плани навчання персоналу — вкрай затребувана функціональність, адже багато компаній доходять до розуміння того, що процес розвитку персоналу має бути спланованим та контрольованим. У Microsoft Dynamics NAV для кожного працівника можна скласти план навчання, включаючи підвищення рівня знань, отримання практичного досвіду, проходження професійних курсів, тренінгів. Коли такий план є, можна налаштувати повідомлення, які нагадуватимуть працівникові, менеджерові з персоналу чи іншому відповідальному працівникові про те, що треба працювати над конкретним пунктом плану, а також можна періодично звіряти плани з тим, що було виконано, і приймати відповідні управлінські рішення.
Облік працівників
Для обліку кандидатів, які пройшли співбесіду/навчання і готові до виконання обов’язків, призначено розділ «Працівники». Ось у ньому, на підставі наданих кандидатами даних про себе, створюються картки працівників. Щодо кожного із працівників створюються документи, пов’язані з їх прийняттям на роботу та звільненням, наданням їм відпустки або оплатою лікарняного листа. Усі ці документи можна побачити, наприклад, зайшовши в картку працівника, в розділі «Накази».
Ось такий вигляд має у програмі наказ про прийняття працівника на роботу (в аналогічному форматі складаються щодо працівників і інші види наказів – на відпустку, звільнення тощо). У роздрукованому вигляді він відповідатиме типовій формі наказу П-1.
Якщо працівник приносить лікарняний листок, у програмі виконується операція з його реєстрації.
Крім того, щодо кожного із працівників при його прийнятті на роботу встановлюється графік роботи, на підставі якого автоматично формуватиметься табель. Він має такий вигляд.
Облік робочого часу та нарахування зарплати
Нарахування зарплати й авансу за нею в Microsoft Dynamics NAV здійснюється на підставі табеля обліку робочого часу. Такий табель можна створити окремо щодо кожного відділу/підрозділу, як на весь місяць, так і на його половину (для розрахунку авансу) в розділі «Табельний облік».
Зверніть увагу: особливістю Microsoft Dynamics NAV, за яку цей програмний продукт так високо цінується на міжнародному ринку, є неможливість вносити до облікових даних виправлень «заднім числом». Але, як і у всіх випадках, в яких це дозволено законодавством, будь-яку операцію можна відкоригувати.
Наприклад, якщо за який-небудь місяць був складений і проведений в обліку табель (за ним уже була нарахована зарплата), до самого такого табеля зміни вже не вносяться. Але є можливість скласти коригувальний табель, який змінить дані обліку робочого часу потрібного місяця. Проте при цьому буде видно, хто і яку помилку допустив та яким чином і коли вона була виправлена.
Табель обліку робочого часу може складатися вручну (табельником), але можливий і автоматизований облік присутності працівників на робочому місці, наприклад через зчитування карток/бейджів працівників, що використовуються при вході та виході з робочого приміщення (поверху, будівлі).
«Один із наших клієнтів веде табельний облік тільки на підставі даних із системи контролю доступу (система, що зчитує дані працівників при вході і виході на/з підприємства). У цьому процесі багато цікавих нюансів, що потребують прийняття управлінських політик і процедур, — розповідає Таїсія. — Необхідно виробити алгоритм для прийняття рішень, як бути, якщо співробітник вийшов із приміщення не за своєю карткою, а з кимсь із колег, чи як коректно виконувати округлення часу, який отримуємо на підставі даних із системи реєстрації контролю доступу».
Нарахування зарплати здійснюється в розділі «Зарплата». При цьому складається розрахунковий листок, в якому відбувається розрахунок зарплати й інших належних працівника виплат. Наприклад, розрахунок зарплати за фактично відпрацьований час можна провести автоматично, задавши команду «Розрахунок за даними Табельного обліку», або вручну. Тут же можна зробити розрахунок відпусткових або лікарняних.
Розглянемо все це на прикладі
Виходячи зі встановленого працівникові графіка роботи, наказів про відпустку та лікарняних листків, фактично відпрацьованого працівником робочого часу щодо кожного працівника ведеться його табель. Він має такий вигляд.
На підставі таких табелів складається і єдиний по підприємству (або в розрізі підрозділів) виробничий табель (за місяць або його частину для нарахування авансу із зарплати).
Оплата праці працівника розраховується виходячи з його окладу та фактично відпрацьованого часу, а за періоди, протягом яких за ним зберігалася середня заробітна плата, — виходячи зі середньої заробітної плати, розрахунок якої відбувається окремо, на підставі відповідних наказів.
Припустімо, на працівника створено наказ про відпустку. У самому наказі, натисненням кнопки «Редагування»/«Відпустки»/«Розрахувати», автоматично здійснюється розрахунок середньої зарплати. Результат має такий вигляд.
Зведені дані про нараховані доходи й утримання із них за працівником можна побачити в його картці, в розділі «Розрахунковий листок».
У цьому разі, наприклад, ви можете побачити, що працівникові в червні 2016 р. не тільки нараховувалася зарплата виходячи з фактично відпрацьованого часу, а й сторнувалася раніше помилково нарахована зарплата (за період у травні 2016 р., коли він фактично перебував на лікарняному), нараховувалися «перехідні» лікарняні (за рахунок ФСС і підприємств) та відпусткові виплати. Відповідно, з урахуванням видів та періодів виплат, утримувалися ПДФО і військовий збір, а також нараховувався ЄСВ.
На підставі розрахункового листка формуються і бухгалтерські проведення, що дозволяють надалі формувати зведені дані як при складанні фінансової звітності, так і для вирішення поточних завдань, наприклад складання довідок про отримані доходи, які періодично надаються працівникам на їхню вимогу.
Також у розділі «Зарплата» складаються відомості на виплати працівникам, зокрема при перерахуванні коштів на їхні картки (для уповноваженого банку).
Звітність щодо фізосіб
Microsoft Dynamics NAV дозволяє автоматично формувати, роздруковувати, а також експортувати до програми, що відповідає за надсилання звітності в електронному вигляді, всі форми звітності, що є на сьогодні, які подаються працедавцями та податковими агентами до органів статистики, ДФС і ФСС.
Ці форми регулярно оновлюються, тож у користувачів Microsoft Dynamics NAV складання звітності не викликає жодних проблем. Головне — правильно ввести дані до системи.
Висновки
Microsoft Dynamics NAV дозволяє не просто нараховувати зарплату. Цей програмний продукт дає можливість планувати кількість та якість необхідного підприємству персоналу, стежити за наявністю і заповненням вакансій, навчанням працівників, складати кадрові документи, такі як штатний розпис, накази, табель обліку робочого часу та багато іншого. Широкий вибір функцій, що їх виконує цей програмний продукт, дає можливість вести облік та аналізувати інформацію, необхідну не лише для бухгалтерського, а й кадрового, а також управлінського обліку. Також наголосимо, що програма підтримується розробником — компанією «Інновер», яка забезпечує своєчасне оновлення у разі змін у законодавстві.
Отже, Microsoft Dynamics NAV зручний для підприємств будь-якого розміру і з будь-якою кількістю персоналу. Проте він буде просто незамінним помічником для тих підприємств, на яких працює велика кількість працівників, дозволяючи автоматизувати всі процеси кадрового та бухгалтерського обліку, створювати і роздруковувати всі обов’язкові облікові форми, а також контролювати кількість та якість зайнятого персоналу.
Попередній матеріал з циклу огляду даного програмного продукту дивіться тут.