Кожне підприємство, що працює у сфері роздрібної торгівлі та послуг, періодично стикається з перевірками касової дисципліни та невідповідністю даних КСЕФ, що РРО відправляють до органів ДФС, і фактичної бухгалтерської звітності.
Бухгалтери на власному досвіді знають, як неуважність касирів або технічні збої у касових програмах призводять до нарахування чималих штрафів за порушення касової дисципліни (якщо не всі операції зафіксовані на РРО) або санкцій за недоплату податків (якщо навпаки - не всі операції з РРО відображено у бухгалтерській звітності).
Коли касир забуває створити Х-звіт або частина операцій не потрапляє до РРО або звітної системи – виникає невідповідність, яка у масштабах кількох магазинів/відділень може призводити до неабияких збитків через штрафи.
Вид порушення |
Норма законодавства |
Штраф |
|
Сума розрахункових операцій в КСЕФ РРО менша, ніж в бухгалтерській звітності |
Від 1 грн (вперше) |
|
|
Сума розрахункових операцій в КСЕФ РРО більша, ніж в бухгалтерській звітності Класифікується як: Заниження бази оподаткування, ухилення від сплати податків |
|
Компенсація недорахованих податків + штраф від 5 до 50% залежно від терміну + кримінальна відповідальність при перевищенні суми 1000 неоподатковуваних мінімумів |
Вирішенням цієї проблеми є попередній контроль даних, які РРО з робочих міст касирів відправляють до ДФС (контрольної стрічки в електронній формі, скор. КСЕФ), із книгами КОРО та звітністю підприємства, що подається бухгалтерією. Але стандартна функціональність більшості РРО не надає доступу до КСЕФ, а отже звірка у більшості випадків є неможливою або ускладненою.
Як отримати контрольну стрічку з РРО для звірки
У більш вигідній ситуації знаходяться користувачі реєстраторів розрахункових операцій Datecs – їх розробник SystemGroup створив хмарні сервіси Сash&Cloud, що забезпечують копіювання та резервне зберігання КСЕФ у фоновому режимі, а отже користувачі РРО Datecs мають можливість отримувати з КСЕФ звіти про розрахункові операції за періодом, за магазином, товарним напрямом, товаром чи групою товарів.
Попередньо завантаживши копію КСЕФ через Cash&Cloud, бухгалтер чи адміністратор отримує можливість виявити невідповідність і своєчасно відкоригувати дані у внутрішній обліковій системі та звітності.
Також Сash&Cloud може використовуватися для щоденного контролю створення касирами Z-звітів та звірки денних підсумків в касах, контрольній стрічці (КСЕФ), відправленій РРО, та обліковій системі. Для підприємств, що вимушені у ручному режимі проводити такі звірки, сервіси Сash&Cloud є ефективним засобом для підвищення точності обліку та запобігання помилкам та штрафам.
Зберігання Контрольної стрічки в електронній формі (КСЕФ)
Сучасні технологічні та законодавчі вимоги до РРО потребують зберігання копії КСЕФ на картках пам`яті, встановлених в РРО. Але цей носій інформації не завжди є надійним. Втрата КСЕФ через збій картки може спричинити неабияких збитків.
Вихід: Резервне копіювання та зберігання КСЕФ через Сash&Cloud нейтралізує такі ризики: поновити КСЕФ з резервної копії можна у будь-який момент.
Незабезпечення зберігання контрольної стрічки може розцінюватися як навмисне знищення документів, а отже передбачає кримінальну відповідальність згідно до ст. 357 ККУ, та карається штрафом від 50 неоподатковуваних податком мінімумів громадян або обмеженням волі терміном до 3 років.
Джерело: Ст.121.1 ПКУ, ст. 357 ККУ
Допомога касирам
Для зниження кількості помилок на боці касирів Сash&Cloud містить інструменти, що запобігають помилкам у касовій дисципліні та оформленні книг обліку розрахункових операцій (КОРО): наприклад, він формує шаблон для внесення денних підсумків, який касиру треба лише переписати з екрану до КОРО. А якщо касир забув зробити Х-звіт, старший спеціаліст або IT-служба можуть зробити його дистанційно.
Зручно не тільки бухгалтерам, а й IT-службі
Створений для зручності управління великою мережею РРО, хмарний сервіс Сash&Cloud надає зручні інструменти і для IT-служби і управління всією мережею РРО: наприклад, дистанційне адміністрування, налаштування та програмування всіх РРО, що дозволяє здійснювати підтримку РРО без виїзду в магазин; моніторинг стану РРО з сигналізацією про передаварійний стан та збої через SMS, e-mail - це дозволяє попередити більшість збоїв, а в разі виникнення проблем – вирішити їх у найкоротший час.
_______________________________________________________________________________________________
Докладніше про можливості та вигоди Сash&Cloud можна дізнатися на сайті SystemGroup або за тел. (044) 494 40 75, (095) 282 34 39.