Порахуємо резерв відпусток на 2018 рік на прикладі 1С.
Для чого нам планова відпустка? Для розрахунку коефіцієнту. Той коефіцієнт, який ми будемо множити на нараховану зарплату помісячно. Коефіцієнт = планова річна відпустка поділити на плановий фонд оплати праці. Ось цей коефіцієнт рахуємо один раз (кожного року, щоправда), на 1 січня, виходячи з тих даних, які нам доступні саме на 1 січня.
1 січня ми беремо штатний розпис, який є на станом на цю дату, плюс питаємо керівництво «ви плануєте підіймати оклади цього року? Взагалі що у вас з фондом оплати праці? Які плани?». Адже це плановий фонд оплати праці. Нам, наприклад, відповідають, що планується підвищення на 20% порівняно з минулим роком. Тоді можемо взагалі залишити цей штатний розпис і взяти по 1С аналіз рахунку 661 «Фонд оплати праці» і помножити його на 1.2. Ось вам і плановий фонд оплати праці.
Тепер планова відпустка річна. Коли рахуємо відпустку, що ми робимо? Ми ж беремо заробітню плату за останні 12 місяців ділимо їх на 365 – 11. Те саме і тут зробимо. Візьмемо аналіз рахунку 661 за 2017 рік поділимо на 365-11 і знайдемо середнє по підприємству. І ось це середнє помножимо на 24 (те, що згідно з Законом про відпустки, мінімум). Все, так отримаємо планову відпустку річну. І отримаємо коефіцієнт, він буде 0 з чимось. А далі з цього коефіцієнта робимо два:
- один перемножуємо на 1.22 (всі інші),
- а другий на 1.0841 (інваліди).
Це, начебто, просто. Але коли почнете робити, то можете стикнутись з одним нюансом. Отримавши цей коефіцієнт, все гарно порахуєте, обов’язково запитуєте про документальне підтвердження, звичайно. Цей розрахунок потрібно зберегти, роздрукувати підписати дату і під бухгалтерську довідку, ось коефіцієнт з посиланням на ПСБО 26 (виплати працівників), ПСБО 11 (зобов’язання) і ви маєте цей коефіцієнт. Далі настав січень, лютий… І от в січні у вас буде нарахована зарплата. Берете кредитовий оборот 661 по аналізу рахунку і множите його на коефіцієнт (звичайний чи для інвалідів). Так у вас вийшла сума наприклад "У". А далі вам потрібно проводку зробити. А проводка буде така - Дт 92 Кт 47 або Дт 91 Кт 47, або Дт 93 Кт 47, або Дт 23 (якщо це виробничники) Кт 47. Це потрібно один раз собі в Exel гарно розписати. Що це означає? Коли ви візьмете кредитовий оборот 661, маєте ту цифру одразу поділити на купки, що в цій сумі кредит 661 а дебет нараховані є зарплата адмінщіків в Екселі у ячейці, адмінщики, збут, виробничники і до кожної з них ви перемножите на коефіцієнт. Тобто мало того, що ви маєте кредитовий оборот взяти, ви його ще й маєте поділити: адмін., збут, виробничники і кожного з них поділити на інвалідів та звичайних. І якщо ви ще по підрозділах це робите, ще буде в розрізі підрозділів. Але це робиться один раз.
Важливо❗
1. Резерв відпусток можуть не рахувати мікропідприємства та єдиноподатники 3 групи. Для всіх інших резерв є обов'язком.
2. Незастосування резерву призводить до завищення поточних витрат у періоді нарахування відпускних чи компенсації при звільненні.