До чого має бути готовий бухгалтер-кадровик? Як опрацьовувати інформацію про тимчасову непрацездатність в електронному вигляді? Спробуємо трішечки розібратися в цьому випуску.
Але спершу давайте пригадаємо, що ще у 2019 році КМУ постановою від 17.04.2019 р. №328 дав старт введенню в Україні Електронного реєстру листків непрацездатності (про це тут). Цією постановою Кабмін прописав для Міністерства охорони здоров’я, Пенсійного фонду та Фонду соціального страхування певні вказівки та строки, необхідні для впровадження реєстру.
Найкраще з цим справився Пенсійний фонд України. У визначені терміни він дійсно започаткував і запровадив Електронний реєстр листків непрацездатності виключно в технічному вигляді з можливістю побачити як це працює і навіть спробувати попрацювати з цим реєстром. І після масової інформації від ПФУ про появу електронного реєстру, страхувальники ринулися на сайт. Ті страхувальники які мають доступ в кабінет страхувальника через веб-портал Пенсійного фонду, тобто мають електронні підписи, відписаний електронний договір з Пенсійним фондом, зайшли в свій кабінет в Електронному реєстрі лікарняних листків і намагалися отримати будь-яку інформацію щодо паперових лікарняних листків. Але в реєстрі була відсутня ця інформація. Пізніше ми зрозуміли, що цей реєстр готується, щоб мати у майбутньому можливість обмінюватися з МОЗ інформацією про утворені електронні лікарняні.
І ось 3 березня 2020 року постановою КМУ №159 було введено порядок роботи Електронного реєстру безпосередньо з використанням електронних листків непрацездатності, які впроваджуються в Україні з 1 квітня 2020 року. Про це читайте також у новині.
Отже, до чого ми маємо з вами підготуватися?
З 1 квітня 2020 року паперові лікарняні листки теоретично не можуть видавати лікарні та медичні заклади. Всі факти реєстрації звернень хворих для оформлення листка непрацездатності мають відбуватися в електронному вигляді. Наразі лікарі масово проходять процедуру оформлення електронних підписів. Не будемо коментувати, чи вміють вони ними користуватись і чи програмний засіб дозволить їм навчитися швидко це робити. Але маємо розуміти, що кроки здійснено, щоб лікарі мали електронні підписи. Цими електронними підписами лікарі утворюватимуть електронний лікарняний листок за правилом відкритого документа, який матиме закритий період хвороби. Тобто це не буде як паперовий - відкрили і через певний час закрили. Це утворений електронний файл, в якому період хвороби автоматично буде проставлений залежно від виду хвороби і автоматично буде закривати в певний термін утворений лікарем лікарняний листок в електронному вигляді. Отже, за першого звернення електронний лікарняний листок утворюється автоматично вже закритим із готовим періодом хвороби.
Якщо особі треба продовжити період тимчасової непрацездатності, лікар матиме таку можливість. Але для цього він утворює новий електронний лікарняний листок, який так само матиме закритий період для продовження. Тобто новий лікарняний утворюється як продовження, який буде так само мати певний визначений період хвороби. Сподіваємося, що в технічних моментах реєстр можна буде опрацьовувати без збоїв, але і розуміємо, що наразі важко вам зрозуміти, як буде виглядати вже закритий період.
Важливо також розуміти, що паперові лікарняні листки, виписані до 1 квітня 2020 року, ми зможемо приймати і далі. Тобто всі лікарняні, паперові, які надаватимуть протягом року від настання страхового випадку, всі вони матимуть юридичну силу і ми обов’язково маємо їх обробляти і замовляти за ними кошти.
Як страхувальнику дізнатися про утворення електронного листка непрацездатності? Працівник може повідомляти про цей факт. Ті страхувальники, які є користувачами на веб-порталі Пенсійного фонду, тобто мають електронний підпис, вони зможуть зайти в Електронний кабінет і в розділі «Електронний реєстр листків непрацездатності» отримати інформацію за податковим номером фізичної особи працівника. Тобто витягнути цей лікарняний. Відповідно електронний лікарняний надасть можливість утворити автоматично заповнення заявки для фонду соціального страхування, бути розрахованим у страховому стажі і в середній зарплаті.
Бухгалтеру потрібно дуже уважно перевірити розрахунок, який автоматично занесений в заявку, відкоригувати його, підписати і відправити фонду. Тобто, як бачите, ми почнемо працювати з такою формою як електронна робота з документами, а саме витягування документу, його автоматичне заповнення в заявці, розрахунок і подальше відправлення до фонду. Процедура отримання коштів від фонду не змінилась, вона і далі продовжує діяти в межах Постанови ФСС №12. Страхувальник буде надалі отримувати кошти на розрахунковий рахунок і відповідно на спеціальний, відкритий для страхових виплат, і далі відповідно виплачувати кошти працівнику, якому належать відповідні суми допомоги.
Зверніть увагу, що паперове документальне оформлення не скасоване! Тобто електронний лікарняний листок не спрощує паперові процеси оформлення, а це оформлення протоколу комісії соціального страхування у страхувальника, де в паперовому вигляді буде внесена вся ця інформація. Можливо Фонд соціального страхування має на меті щось змінити, але наразі ні постанова Фонду, ні постанова Кабміну немає жодних ініціатив або проектів, за якими би запровадили утворення електронного протоколу комісії соціального страхування. Тобто протокол залишається у паперовому вигляді.