Чи можна перевести сумісника на основне місце роботи? Це питання лунає досить часто, а законодавство такого не передбачає.
Чому це неможливо? Це неможливо з кількох підстав.
Почнемо з того, що робота за сумісництвом та за основним місцем роботи - це різні трудові договори, які юридично жодним чином не пов’язані. Там можуть бути визначені різні види робіт, посади, професії, різні графіки роботи, різні режими.
Інколи договори за сумісництвом за основним місцем роботи можуть стосуватися однієї посади. Але переведення не може відбуватися в рамках різних трудових договорів. Про це свідчить визначення переведення, яке ми можемо знайти у п. 31 Постанови Пленуму ВСУ від 06.11.1992 р. №9: переведенням на іншу роботу є переведення працівника за його згодою на іншу роботу, на тому самому підприємстві, на інше підприємство, в іншу місцевість, дорученням йому роботи, яка не відповідає спеціальності/кваліфікації/посаді, визначених трудовим договором. От суть саме в цьому визначенні. І воно саме говорить про те, що переведення сумісника на основне місце роботи не може відбуватися.
Якщо ж це вже трапилося на вашому підприємстві, то потрібно врахувати, що таке переведення містить кілька ризиків.
Ризик 1 - запис до трудової книжки
Роботу за сумісництвом, як правило, до трудової книжки не вписують. Її вписують тільки у тому випадку, якщо сумісник цього побажав. Запис про роботу за сумісництвом вноситься після звільнення з роботи за сумісництвом. Це робить кадрова служба за основним місцем роботи і вносить запис вона одним рядком - записується підприємство, де працівник працював як сумісник, посада, професія і з якого по яку дату.
Якщо внесений запис про переведення з сумісництва на основне місце роботи, без прийняття на роботу, це вже порушення вимог Інструкції №58. Тобто, які маємо проблеми у цьому випадку? В трудовій книжці відсутній запис взагалі про прийняття на роботу на основне місце роботи. І якщо запис про переведення був зроблений ще до серпня 2018 року, то взагалі ці дані не потрапили в Реєстр застрахованих осіб. У Реєстрі застрахованих осіб відповідно, який виконуватиме роль електронної трудової книжки, внесені не правильні дані. І при визначенні пенсії та інших страхових виплат будуть виникати питання.
Ризик 2 - некоректні дані в Реєстрі застрахованих осіб
Адже по ньому рахується трудовий та страховий стаж. І він залежить від того, які дані були внесені таблицею 5 форми №Д4, а там факт зміни статусу працівника не відображений. Далі про заробіток. В графі 18 таблиці 6 форми №Д4 використовується під час обчислення лікарняних і декретних, а там заробіток не розділений на заробіток на роботі за сумісництвом та заробіток на основному місці роботи.
Дані Реєстру застрахованих осіб використовують і центри зайнятості і, безумовно, у них виникатимуть теж питання. Після сканування трудової книжки, для внесення даних в Реєстр застрахованих осіб, безумовно, питання виникнуть і у спеціалістів Пенсійного фонду. Вони будуть надавати запити роботодавцям/працівникам, чому такі дані у трудовій книжці.
Проблеми у нас в цьому випадку виникають тільки ті, що суми лікарняних/декретних, які ми розрахували та внесли в заявку-розрахунок, не будуть відповідати тим, що обчислять спеціалісти Фонду на підставі даних Реєстру застрахованих осіб. І після об’єднання звітності з ПДФО і ЄСВ, ця звітність матиме статус податкової декларації. Дуже важко буде виправити потім дані, оскільки за це загрожуватимуть штрафи. Тому ми повинні розуміти, що помилки потрібно виправляти ще у поточному році.
Ризик 3 - неналежне оформлення кадрових документів і облікових документів
Для працівника, який був сумісником, а став основним, має бути присвоєний інший табельний номер, відкрита нова особова картка, має вестися окремо облік відпусток для основних працівників і для сумісників. А також робочий рік для основного працівника має рахуватися з дати, коли він став основним працівником. У даному випадку потрібно врахувати, що ми створили такі проблеми: суміснику потрібно було виплатити компенсацію за невикористану відпустку. Ми цього не зробили і уже порушили норми законодавства про працю. Про укладення трудового договору за основним місцем роботи, потрібно було повідомити податкові органи, ми цього теж не зробили і теж допустили порушення трудового законодавства.
Ризик 4 - неправильні суми зарплати, лікарняних та декретних
Оскільки розрахунковий період рахується для працівника, який став працівником основним, з моменту його прийняття на роботу на основне місце. Тому для розрахунку середньої зарплати за Порядком №1266 розрахунки будуть здійснюватися окремо для роботи за сумісництвом і для основного місця роботи. Під час розрахунку відпускних згідно з Порядком №100 теж буде здійснюватися окремий розрахунок для сумісника та основного працівника.
Що ми маємо за порушення і проблеми в цьому випадку? Неправильно будуть визначені суми індексації і доплати до мінімальної зарплати у місяці переведення, а також помилково будуть обчислені суми лікарняних/декретних/відпускних, в інших випадках - збереження зарплати. І це у нас може знайти саме інспектор праці під час проведення перевірки.
Як правильно потрібно було зробити? А правильно змінити статус сумісника на основне місце роботи потрібно було двома етапами:
- Етап 1: звільнити працівника з роботи за сумісництвом. Видати наказ, розрахувати суму компенсації і провести з ним остаточні розрахунки в день звільнення.
- Етап 2: прийняти на основне місце роботи працівника. Він надає заяву про прийняття на роботу. Роботодавець видає відповідно наказ про прийняття на роботу. Після цього роблять повідомлення до податкової служби про прийняття працівника роботу. Працівника ознайомлюють з колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовою інструкцією. Проводять інструктажі з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці, протипожежної охорони до початку роботи. А також потрібно провести вступний інструктаж до початку роботи і первинний інструктаж з охорони праці на робочому місці. Працівнику присвоюють табельний номер, відкривають особову картку, вносять запис до трудової книжки про прийняття на роботу. От власне і все, ось така процедура має бути.
У кого ж на сьогодні є такі помилки, що ми зробили переведення сумісника на основне місце роботи, потрібно скористатися можливістю без штрафів внести виправлення в Реєстр застрахованих осіб. Будь-які реквізити таблиці 5 та таблиці 6 на сьогодні можна виправити без штрафів. Тобто виправляєте помилки вчасно і вам не загрожуватимуть штрафні санкції.