Мінфін відповів на деякі питання щодо відшкодування відрядженому працівнику бюджетної сфери витрат на відрядження.
1. Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунка згідно із законами держави перебування, а також плату за видовищні заходи).
До категорії «інші витрати» належать інші надані готелем послуги під час проживання відрядженого працівника, що не увійшли до переліку послуг вищезазначеного пункту і які можуть бути відшкодовані відповідно до чинного законодавства України (не заборонені до відшкодування чинним законодавством України). Тож у разі включення до рахунка за проживання у житловому приміщенні під час перебування працівника у службовому відрядженні витрат на оплату вартості користування кондиціонером ці витрати (в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення) підлягають відшкодуванню відрядженому працівнику.
2. Відрядженим працівникам відшкодовуються витрати на обов’язкове страхування і інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження (Постанова КМУ від 02.02.2011 р. №98 та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон (наказ Мінфіну від 13.03.98 р. №59).
3. Відрядженому в межах України працівникові відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).
Працівникові, відрядженому за кордон, відшкодовуються витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.
За потреби пересування по території держави відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно обирає транспорт.
При цьому зазначені вище витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат.
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та ПКУ.
Мінфін також зазначає, що форма та зміст підтверджуючих документів встановлюються ДПСУ. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.