Нагадаємо, що 14 червня 2025 року набрав чинності Закон України від 01.05.2025 №4412-ІХ «Про внесення змін до Закону України "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану" щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору» (далі – Закон №4412). Попередній аналіз цього закону ми наводили у статті від редакції; там декілька важливих моментів, але ось на що треба звернути особливу увагу – це контактні дані роботодавцев і працівників (адреса, номер телефону та адреса електронної пошти) та їх оновлення.
Тож розглянемо докладно усі нюанси актуалізації контактних даних роботодавцями і працівниками.
Перш за все – п`ять головних моментів:
- Роботодавці-юридичні особи та ФОПи повинні мати актуальні контактні дані в ЄДРПОУ. Якщо вони застаріли/неактуальні, їх слід оновити до 13 серпня включно!
- Роботодавці-фізичні особи, які не є підприємцями, повинні перевірити, що в їх працівників є актуальні контактні дані таких роботодавців. Якщо немає – до 13 серпня включно ці дані треба надати!
- Працівники, які були відсутні на робочому місці протягом 90 днів поспіль та/або робоче місце яких знаходиться на ТОТ, повинні надати роботодавцям свої актуальні контактні дані – теж до 13 серпня включно!
- Решта працівників (ті, хто працює на робочому місці, наданому роботодавцем, або ті, хто працює віддалено – вдома або дистанційно, або відсутні на роботі з будь-яких причин) мають перевірити, чи є у роботодавців їх актуальні контактні дані. Якщо даних немає або вони застарілі, то їх варто надати!
Наразі закон вимагає надання такої інформації тільки в разі змін (протягом 10 днів), але ми радимо всім працівникам зробити таку звірку і актуалізацію зараз, а далі вже повідомляти тільки про зміни! Конкретних термінів це зробити (зокрема, до 13 серпня включно) немає, штрафів теж, але зробити це все ж варто. Чому? Читайте нижче.- Якщо контактні дані не будуть оновлені вчасно, то при перевірці Держпраці штрафувати за це не буде: ні роботодавців, ні працівників (максимум – випишуть припис на роботодавця). Проте негативні наслідки можуть виникнути; про це теж читайте далі.
Що і кому треба зробити до 13 серпня включно?
Закон №4412 зобов’язав оновити свої контактні дані до 13 серпня 2025 року (протягом 60 календарних днів з дня набрання чинності цим Законом) таких роботодавців і працівників:
- роботодавці – ЮО та ФОПи зобов’язані у разі розміщення неактуальної інформації в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань оновити відомості про своє місцезнаходження та інформацію про засоби комунікації для здійснення зв’язку з ними;
- роботодавці – фізичні особи, які не є підприємцями, зобов’язані у разі зміни інформації про їх адресу місцезнаходження (місця проживання) та/або інформації для здійснення зв’язку з ними надіслати таку інформацію на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
- працівники, які у період дії воєнного стану були відсутні на роботі протягом 90 календарних днів поспіль та/або робочі місця яких розташовані на тимчасово окупованих територіях відповідно до переліку, зобов’язані надіслати роботодавцю актуальну інформацію про засоби комунікації з ними, адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та номери телефонів.
Увага!
Для роботодавців юросіб та ФОП це оновлення не є суцільним: воно стосується лише тих, хто має застарілу інформацію про адресу, номер телефону, адресу електронної пошти в ЄДР. Та і роботодавці – звичайні фізособи мають перевірити, яка контактна інформація в останній раз повідомлялася працівникам; якщо ця інформація актуальна, наново її надсилати, звісно ж, не потрібно.
Що стосується працівників, то від певної їх категорії, вказаної вище, вимагається надати роботодавцям актуальну інформацію безвідносно до її зміни або застарілості. Але, незважаючи на обмежений список осіб, ми радимо перевірити і за потреби оновлювати цю інформацію усім працівникам! Адже відсутність у роботодавця актуальних контактних даних може призвести до негативних наслідків.
Для чого взагалі оновлювати дані?
Контактні дані (і роботодавцев, і працівників) потрібні не просто так.
Необхідність для роботодавців. В першу чергу, в цьому зацікавлені самі роботодавці – наприклад, саме вони мають повідомляти працівників про зміни умов їх праці (щодо розміру оплати праці, щодо переліку трудових обов’язків, щодо графіку роботи тощо). Таке повідомлення передбачено ст. 32 КЗпП з урахуванням «воєнних» правил за ч. 2 ст. 3 Закону №2136. Також роботодавці мають надсилати працівникам на ознайомлення кадрові накази, повідомляти їх про нараховану зарплату (ст. 30 Закону про оплату праці), зокрема, і при звільненні (ст. 116 КЗпП). І це далеко не повне коло випадків таких повідомлень, передбачених законом!
Згідно ч. 2 ст. 7 Закону №2136 у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Тобто, можна обрати альтернативний спосіб комунікації, але він має бути узгоджений між сторонами. Тобто, ті хто обмінюється наказами і тд в через пошти і месенджері, це питання мали узгодити, і бажано письмово. І лише після того, як ви узгодили актуальні контактні дані, і тільки, якщо в разі змін цих даних, про це вчасно повідомляють, цю норму можна реалізувати на практиці.
Якщо працівник в цей момент відсутній за місцем роботи, створеним йому роботодавцем (знаходиться у відрядженні, на лікарняному, у відпустці, з ним призупинений трудовий договір тощо, або причина відсутності невідома), зв’язатися з ним можна тільки по телефону або поштою.
А якщо йдеться про працівників, які працюють дистанційно або вдома, для контролю за виконанням роботи без зв’язку по телефону або за допомогою електронної пошти просто не обійтись!
Про способи дистанційної комунікації сторони трудового договору домовляються одразу ж, на початку застосування цих режимів роботи. Окремі розділи про комунікацію сторін містяться в типових договорах про дистанційну та про надомну роботу, форми яких затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 №913-21.
Щоправда, під час воєнного стану для переведення на роботу вдома або дистанційно можна такі договори ще не укладати (ст. 2 Закону №2136), достатньо просто заяви працівника та/або наказу роботодавця. Проте, подбати про зв'язок і визначити спосіб комунікації слід і у цьому випадку!
Необхідність для працівників. Працівники теж повинні мати швидкі способи дистанційного зв’язку із роботодавцем.
Ви потрапили до лікарні? Були змушені переїхати в інший регіон України або за кордон через війну? Працюєте вдома або дистанційно і бажаєте піти у відпустку, призупинити трудовий договір або звільнитися? Про все це роботодавця треба повідомити. І найлегший спосіб це зателефонувати або надіслати електронний лист. Спосіб повідомлення має бути прописаний в договорі про надомну або про дистанційну роботу, або ж внутрішніми правилами альтернативного способу комунікації.
Якщо ж контактні дані не були актуалізовані вчасно, у такому випадку за негативні наслідки відповідатиме винна сторона.
Наприклад, якщо роботодавець мав ознайомити вас з кадровим наказом, але не мав змоги з вами зв’язатися через неактуальні контактні дані – вважатиметься, що він свій обов’язок з повідомлення виконав. Тобто, щодо вас вже застосовуються інші умови праці, про які ви не дізналися, бо в роботодавця не було можливості із вами зв’язатися.
І навпаки, якщо працівник мав надати якісь документи роботодавцю дистанційно, але не зміг цього зробити вчасно через застарілість контактної інформації в ЄДРПОУ (якщо працівнику не надали актуальну контактну інформацію в інший спосіб) – працівника немає за що карати. Звісно, і змінити умови праці сам собі або сам себе відправити у відпустку такий працівник не зможе. Тому, повторюємо, потреба у дистанційному зв’язку та в актуальних контактних даних для нього – актуальна і дуже важлива для обох сторін трудових відносин!
Що робити, якщо поштовий зв'язок на певній території не працює? Або якщо немає доступу до Інтернету чи мобільного зв’язку?
В такому випадку вимога щодо повідомлення сторони про виникнення та/або припинення трудових прав та обов’язків та/або про припинення/розірвання трудового договору не застосовується!
Це теж одна з новацій Закону №4412: під час війни багато хто з роботодавців скаржився на те, що, навіть маючи актуальні контактні дані, вони не можуть виконати свої обов’язки з повідомлення працівників з ТОТ, наприклад, про звільнення або про призупинення трудового договору.
По суті, ця новація тепер розв’язує роботодавцям руки. Вважатиметься, що вони зробили все, що від них залежало, і прийняти ними рішення (накази) не буде скасовано, навіть якщо працівник не дізнався потрібну інформацію вчасно. Якщо роботодавці зможуть довести, що пошта на певній території на момент виникнення обов’язку повідомлення не працювала (можна отримати письмову довідку від Укрпошти), а на телефонні дзвінки або електронні поштові листи працівник не відповідав (роздруківка дзвінків, надісланих листів тощо).
Чи будуть штрафи, якщо контактні дані не оновлені?
Одразу заспокоїмо: про штрафи з боку держави в Законі №4412 не йдеться!
Навіть в найгіршому випадку, якщо Держпраці вважатиме, що не проведена актуалізація контактних даних є порушенням трудового законодавства – при перевірці випишуть припис це виправити. І штраф (за інші порушення, згідно ст. 265 КзПП, в розмірі 1 МЗП – 8000 грн. станом на зараз) зможуть застосувати тільки щодо роботодавців, якщо вони не оновили свої контактні дані (а мали це зробити), і тільки якщо вимоги припису не будуть виконані вчасно. Тобто, навіть в найгіршому варіанті уникнути штрафу досить легко.
Зверніть увагу! На працівників штрафи за порушення трудового законодавства згідно ст. 265 КзПП не поширюються. Тобто навіть якщо вони не оновлять свої дані, штрафів від Держпраці до них не буде.
Чи повинен роботодавець повідомити працівників про вимоги Закону №4412?
Прямого такого обов’язку закон не містить. Але роботодавець сам зацікавлений в тому, щоб постійно бути на зв’язку зі своїми працівниками. А закони хоч і знаходяться в загальному та безоплатному доступі на сайті ВРУ, та читають їх не всі.
Тому повідомити варто. Проте форми такого повідомлення не існує, тому це залишається на розсуд роботодавця.
Наприклад, можна:
- зателефонувати працівникам та домовитись про все у такий спосіб;
- надіслати електронні листи, у яких повідомити про нові правила;
- скласти наказ (розпорядження) керівника, у якому встановити обов’язок працівників надати свої контактні дані, і ознайомити з ним усіх працівників (звісно, тих, з ким зв'язок наразі є).
А якщо з працівником немає зв`язку?
Звісно, що повідомити про це можна лише тих працівників, з якими вже є дистанційний зв'язок хоча б одним із способів! Якщо ж зв’язку тривалий час немає жодного, то нічого не вдієш. Звільняти таких працівників не обов’язково, хоча таке право таке у роботодавця є за п. 8-3 ст. 36 КЗпП.
Однак зверніть увагу і на те, що відсутніх на роботі працівників із зони активних бойових дій звільняти з 14.06.2025 р. заборонили (ч. 3 ст. 5 Закону №2136).
Тому, якщо не йдеться про ліквідацію підприємства або про масове звільнення, звільняти «загублених» працівників ми не радимо – законодавство щодо них досить часто змінюється. Звісно, воно змінюється не заднім числом, проте, щоб уникнути зайвих спорів та компенсацій, якщо ви все ж таки вирішите позбавитись тих, хто не виходить на зв'язок, радимо перевірити, чи можна звільняти такого працівника за нормами закону на дату його звільнення.
Зразок Наказу про надання актуальної контактної інформації (Завантажити).
В якій формі працівник може повідомити власні контактні дані?
Закон №4412 цього теж не встановлює, тобто, форма повідомлення може бути довільною. Але, з практики ми розуміємо, що краще, щоб це була письмова форма (на папері або в електронному вигляді). Так і працівнику легше довести, що обов’язок було виконано, і роботодавцю легше зберігати.
Таким чином, працівник може написати простого електронного листа. Або ж написати паперову заяву, службову записку, повідомлення тощо.
Для уніфікації такої передачі інформації роботодавець може зробити власну форму документа, який повинні будуть подавати працівники за потреби, але ми вже розробили зразок, який ви можете використовувати.
Зразок заяви працівника про актуальні контактні дані (Завантажити).
А що з іншими працівниками, які не згадані у Законі?
За Законом №4412 подати інформацію до 13 серпня включно повинні ті працівники, які у період дії воєнного стану були відсутні на роботі протягом 90 календарних днів поспіль та/або робочі місця яких розташовані на тимчасово окупованих територіях відповідно до переліку. А як щодо усіх інших? Тих, даних яких у роботодавця немає або вони застарілі.
Деякі бухгалтери вже вирішили, що актуалізацію даних треба проводити "суцільно", і не до 13 серпня, а до 24 червня включно (тобто протягом 10 днів з дати набрання чинності Закону).
Отже, згідно із п. 2 Закону №4412, кожна зі сторін трудового договору тепер зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо.
Для всіх роботодавців, як ми зазначили вище, у Законі №4412 строки актуалізації прописали до 13 серпня досить чітко. Отже, для них ці 10 днів стосуються саме подальшої актуалізації контактних даних. Причому і те, і інше проводити треба лише в разі, якщо фактичні контактні дані роботодавця (номер телефону, емейл, адреса) відрізняються від даних ЄДР (для ЮО та ФОП) або не відомі працівникам (для звичайних ФО-роботодавців).
Щодо найманих працівників, то строк до 13 серпня прописали тільки для деяких з них, а інших не згадали взагалі.
- Чи означає це що решта, яка не знаходиться на ТОТ чи не була відсутня на роботі більш як 90 календарних днів, мали актуалізувати ці дані до 24 червня? Ні!
- Чи означає це, що вони повинні актуалізувати дані до 13 серпня включно? Ні, Закон такої вимоги не містить.
- Чи відома нам позиція Держпраці з цього питання? Теж ні, поки що жодних роз`яснень не було. (До того ж, штрафів для працівників через це не буде).
Али ми у редакції радимо усім працівникам повідомити свої діючі контактні дані до 13 серпня: тоді вже точно і обов’язок з актуалізації буде виконаний, і сторони зможуть за потреби легко зконтактуватись і передати документи тощо.
Що робити далі, після оновлення інформації?
А далі треба підтримувати актуальність контактної інформації і оновлювати контактні дані протягом 10 днів з дати їх зміни!
Виконання цього обов’язку забезпечується:
- роботодавцем – шляхом внесення відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;
- роботодавцем – фізичною особою, яка не є підприємцем, – шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
- працівником – шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань. У разі відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв’язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.