У медзакладі особові справи ведуться на головного лікаря, заступників головного лікаря, керівників підрозділів та спеціалістів. При прийнятті на роботу на посаду лікаря особа відмовилася написати автобіографію і не погодилася на заведення на неї особової справи, наполягала на пред’явленні документа, відповідно до якого повинні вестися особові справи. На який нормативний документ слід посилатися?
Федерація профспілок розповідає, що загалом нормами статті 22 КЗпП визначено, що необґрунтована відмова у прийнятті на роботу забороняється, адже Конституцією України встановлено, що всі люди є вільними і рівними у власній гідності та правах, а тому будь-яке пряме або непряме обмеження прав чи встановлення прямих або непрямих переваг при укладенні, зміні та припиненні трудового договору залежно від походження, соціального і майнового стану, расової та національної належності, статі, мови, політичних поглядів, релігійних переконань, членства у професійній спілці чи іншому об’єднанні громадян, роду і характеру занять, місця проживання не допускається.
Тому при укладенні трудового договору роботодавцю забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну належність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачено законодавством.
Однак згідно з частиною другою статті 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати роботодавцю паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи.
Аналогічна норма закріплена й у пункті 6 Галузевих правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників закладів, установ, організацій та підприємств системи охорони здоров’я України, затверджених наказом Міністерства охорони здоров’я України від 18.12.2000 року №204-о.
Що ж до порядку ведення особових справ виключно для працівників медичної сфери, то він у державі законодавчо не врегульований, тому роботодавцю необхідно керуватися загальними правилами, встановленими для всіх галузей економіки, зокрема Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року №1000/5 (далі — Правила №1000), та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 року №578/5.
Вказаними нормативно-правовими актами передбачено ведення особових справ на працівників підприємств, установ та організацій (далі — підприємство) незалежно від їх форми власності та відомчої належності.
Особова справа формується протягом часу роботи працівника на підприємстві: від прийняття його на роботу до звільнення. Після звільнення з роботи особова справа працівника передається до архівного підрозділу для подальшого зберігання.
Відповідно до пункту 12 підр. 2 розд. 4 Правил №1000 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи та інші документи.
Щодо подання автобіографії, то законодавством не встановлено її єдиної уніфікованої форми для працівника, однак це не позбавляє можливості роботодавця розробити та затвердити бланк такого документа в окремо взятому закладі охорони здоров’я, з типовим переліком питань, на які працівникові необхідно надати відповіді.
Також для уникнення будь-яких непорозумінь з порушеного питання між працівником та роботодавцем останній може чітко визначити перелік документів, які має подавати працівник при прийнятті на роботу та/або вже під час виконання трудової функції, у правилах внутрішнього трудового розпорядку конкретного закладу охорони здоров’я.
- Бланк Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту, а також іншу корисну інформацію про цю форму дивіться за посиланням.
- Форму бланку Повідомлення про прийняття працівника на роботу затверджено Постановою КМУ від 17.06.2015 №413 (із останніми змінами, внесеними Постановою КМУ від 21.02.2025 №184).
- Інструкцію із заповнення та подання цього бланку від редакції «Дебет-Кредит» читайте за цим посиланням, а ще більше корисних інструкцій щодо бланків податкової та статистичної звітності дивіться тут.
- Актуальна база бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) – на нашому сайті у розділі бланків.
- Всі новини від редакції «Дебет-Кредит» про трудові відносини дивіться за посиланням.
