Суперечки щодо того, чи потрібно ставити відмітку «Копія» на копіях документів, тривали не один рік. Тепер питання врегульовано: Мін’юст наказом від 16.03.2026 №667/5 чітко визначив і обов’язок, і місце розташування такої відмітки. Про це докладно ми розповідали в аналітиці:
Відмітка «Копія» на документах: де і як слід її проставляти згідно з новим наказом Мін’юсту №667/5
Інспекція з питань праці і зайнятості населення повідомляє, що у 2026 році Мін'юст суттєво оновив Правила організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ від 16.03.2026 №667/5).
Це базовий документ для:
- органів влади;
- ОМС;
- підприємств і установ.
1. Чітке правило для позначки "Копія"
Тепер обов'язково: ставиться у правому верхньому куті першого аркуша.
Відсутність = порушення (важливо для кадрових наказів, особових справ)
2. Нові правила знищення документів
Вперше деталізовано процедуру:
- акт + обов'язкова довідка (для фіндокументів);
- підтвердження:
- відсутності перевірок;
- судових спорів;
- потреби для відшкодування шкоди від війни.
3. Розширено перелік архівних документів
Додано:
- персоніфіковані дані про зарплату;
- виплати застрахованих осіб.
Це впливає на:
- строки зберігання;
- кадрове діловодство.
4. Новий розділ: діловодство під час війни
Вперше врегульовано:
- евакуацію документів;
- фіксацію пошкоджень;
- дії при втраті/викраденні;
- роботу під час мобілізації.
5. Дії після деокупації
Визначено порядок:
- відновлення документів;
- обліку втрат;
- підтвердження пошкоджень (у т.ч. фото/відео).
6. Електронний документообіг — новий рівень
Уточнено:
- використання удосконаленого електронного підпису та печатки;
- момент створення електронної копії;
- прив'язка реєстрації документа до підписання.
7. Врегульовано копії документів
Чітко визначено:
- де і як ставити "Копія";
- правила для:
- кадрових документів;
- копій для працівників;
- архівних витягів.
8. Оновлено правила архівування
Нововведення:
- фонд користування (у т.ч. цифровий);
- моніторинг архівів з окупованих територій.
9. Нові підходи до електронних документів
Врегульовано:
- роботу з XML-документами;
- конвертацію форматів;
- електронні комунікації.
10. Скасовано старі норми
Втратив чинність наказ 2015 року щодо документів із зони АТО.
Що це означає для кадровиків і юристів
Обов'язково перевірити:
- особові справи (наявність "Копія");
- номенклатуру справ;
- порядок знищення документів;
- політику електронного документообігу.
***
Читайте також:
