Відомості про трудові відносини працівника до ПФУ-2026: як та коли подавати

Пенсійний фонд Київської області повідомляє, що 37 страхувальників доєдналися до вебінару на тему “Актуальні питання ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування”, який був проведений 11.06.2026 начальником відділу ведення електронних реєстрів Наталією Качанівською спільно з головним спеціалістом відділу методології та контролю за використанням даних інформаційних систем та електронних реєстрів Оксаною Самійленко.

На навчанні було розглянуто наступні питання:

• формування та ведення реєстру застрахованих осіб;
• зміна персональних даних в реєстрі застрахованих осіб;
• особливості подання оперативних повідомлень про зміни в трудових відносинах;
• правила виправлення помилок в Податковому розрахунку.

Оксана Вікторівна наголосила присутнім на важливості здійснення контролю за правильністю зазначення персональних даних в реєстрі застрахованих осіб.

Також доповідач більш детально зупинилась на оперативному поданні інформації про зміни в трудових відносинах та способах коригування списку працюючих в Дії.

Відповідно до пункту 1 статті 5 Закону України від 16.03.2017 №1951-VII “Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів” держателем Реєстру (далі — Держатель Реєстру) є Міністерство оборони України, розпорядником Реєстру є Генеральний штаб Збройних Сил України, а Служба безпеки України та розвідувальні органи України є органами адміністрування та ведення реєстру. Адміністратором Реєстру є Держатель Реєстру.

Органом адміністрування порталу “Дія” є Міністерство цифрової трансформації України.

Надання інформації Пенсійним фондом України здійснюється за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр застрахованих осіб) на запити, які надійшли від Держателя Реєстру. В подальшому Держатель реєстру передає відповідні дані до Міністерства цифрової трансформації для формування списку працюючих страхувальника в “Дії”.

Відповідно до підпункту 4 пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 22.11.2024 №1332 “Деякі питання бронювання військовозобов'язаних на період мобілізації та на воєнний час” органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил, інших військових формувань в особливий період, підприємства, установи та організації, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, не пізніше ніж протягом наступного дня після:

• прийняття працівника на роботу,
• переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу,
• звільнення,
• поновлення на роботі,
• тимчасового припинення/відновлення дії трудового договору,

подають Пенсійному фонду України відповідні відомості через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) в електронній формі з обов'язковим накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

У разі недотримання встановленого терміну для подання оперативних відомостей про трудові відносини працівника (не пізніше ніж протягом наступного дня після настання відповідної події), така інформація до Реєстру застрахованих осіб не завантажується. В разі здійснення помилок при поданні оперативних повідомлень, інформація до Реєстру застрахованих осіб завантажується відповідно до поданого повідомлення.

Також інформуємо, що чинним законодавством не передбачено внесення змін, скасування або видалення зафіксованих повідомлень про зміни в трудових відносинах.

Наталія Вікторівна більш детально зупинилась на основних правилах виправлення даних в Податкових розрахунках сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.