Роботодавець сформував в кабінеті страхувальника “запит на отримання переліку працюючих осіб у страхувальника” і виявив працівників, які вже давно звільнені. Як бути в цьому випадку? Роз'яснює Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області.
Найперше, на що варто акцентувати увагу роботодавця, це на джерела інформації, на підставі якої в електронному кабінеті страхувальника формується перелік найманих працівників.
На сьогодні інформація про трудові відносини працівника надходить до Реєстру застрахованих осіб із наступних джерел:
- “Повідомлення про прийняття працівника на роботу”, яке подається до органів Державної податкової служби України до початку фактичної роботи працівника та передається в порядку обміну до Пенсійного фонду України.
- “Повідомлення про зміни у трудових відносинах”, яке подається не пізніше наступного робочого дня від дати події: прийняття, звільнення, переведення, поновлення.
- Додаток 5 “Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску” (далі – Податковий розрахунок).
- Електронне звернення “Скан-копія трудової книжки”, до якого додається сканована копія документу (наприклад, наказу про прийняття, звільнення тощо).
На підставі інформації з “Повідомлення про прийняття працівника на роботу”, “Повідомлення про зміни у трудових відносинах” та Додатку 5 Податкового розрахунку формується перелік найманих працівників у страхувальника.
Електронне звернення “Скан-копія трудової книжки” не є джерелом для формування списку працівників.
У разі виявлення в списку звільненого працівника, роботодавцю варто перевірити:
- Наявність інформації щодо звільнення працівника у Додатку 5 Податкового розрахунку.
- Заповнення однакових значень у графі “Код категорія застрахованої особи” при прийнятті та звільненні.
- Відображення однакової інформації про тип місця роботи (основне місце роботи/місце роботи за сумісництвом) в усіх перелічених формах звітності.
Помилки в Податковому розрахунку виправляються шляхом подання “Уточнюючої” форми звіту за період, в якому була допущена така помилка, а в Повідомленні про прийняття працівника на роботу – шляхом подання “Скасовуючої”/ “Початкової” форми повідомлення.
Внесення змін, скасування або видалення поданих “Повідомлень про зміни в трудових відносинах” наразі не передбачено.
Як правильно звільнити працівника у 2026 році?
Усе про документальне оформлення звільнення працівника (зі зразками заяв та наказів), а також як правильно і швидко провести розрахунок при звільненні (покроковий алгоритм дій бухгалтера) – читайте у актуальних статтях від редакції «Дебет-Кредит»:
- Звільнення працівника у 2026 році: підстави, документальне оформлення, ризики (+ зразки кадрових документів)
- Як провести розрахунок із звільненим працівником у 2026 році: покрокова інструкція для бухгалтера
- Прийняття та звільнення тимчасового працівника у 2026 році: покрокова інструкція згідно КЗпП
- Копія наказу про звільнення працівника: вимоги до виготовлення та засвідчення
- Звільнення за власним бажанням чи за угодою сторін: що краще для працівника та роботодавця?
- Вихідна допомога при звільненні: розмір, розрахунок, строки виплати, оподаткування
- Нарахування компенсації при звільненні: за які відпустки проводиться, а за які – ні
- З 1 січня 2026 р. - нові строки подання повідомлення про працевлаштування й звільнення: про що мова?
