Заміна при звільненні за власним бажанням у 2026 році: які обовʼязки працівника та роботодавця за КЗпП

«Хочеш звільнитися? Спочатку знайди собі заміну».

Таку фразу працівники нерідко чують від роботодавців. Але чи є пошук іншого працівника обов’язком того, хто хоче звільнитися?

Ні. Закон не покладає на працівника обов’язку самостійно шукати собі заміну. Наголошує Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради.

Водночас це не означає, що працівник може просто написати заяву і нафступного дня перестати виходити на роботу. Тут важливо правильно дотриматися встановленого законом порядку.

Що передбачає стаття 38 КЗпП України?

Якщо трудовий договір укладено на невизначений строк, працівник має право розірвати його за власним бажанням, письмово попередивши роботодавця за два тижні.

Тобто закон говорить саме про попередження роботодавця, а не про обов’язок «відпрацювати» два тижні.

Термін «відпрацювання» є побутовим. Юридично йдеться про строк попередження про звільнення.

Протягом цього строку працівник продовжує виконувати свої трудові обов’язки.

Стаття 38 КЗпП також передбачає випадки, коли роботодавець повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник. Це, зокрема, ситуації, коли працівник не може продовжувати роботу через переїзд, переведення чоловіка або дружини в іншу місцевість, вступ до закладу освіти, вагітність, догляд за дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю, догляд за хворим членом сім’ї за медичним висновком, вихід на пенсію, прийняття на роботу за конкурсом та інші поважні причини.

Крім того, працівник має право у визначений ним строк розірвати трудовий договір, якщо роботодавець не виконує законодавство про працю, умови колективного чи трудового договору, вчиняв мобінг або не вживав заходів щодо його припинення — за умови, що це підтверджено судовим рішенням, яке набрало законної сили.

А хто повинен шукати заміну?

Якщо працівник подав заяву про звільнення, обов’язку самостійно знаходити іншого працівника на своє місце КЗпП України не встановлює.

Тому вимога: «Спочатку знайди людину, яка тебе замінить, а потім ми тебе звільнимо» не є передбаченою законом умовою для реалізації права працівника на звільнення за власним бажанням.

Організація роботи, розподіл обов’язків та пошук нового працівника належать до сфери організації діяльності роботодавця.

Але працівник має виконати законодавчу вимогу - належним чином повідомити роботодавця про звільнення.

«Керівник не приймає мою заяву». Що робити?

Це одна з найпоширеніших проблем.

Важливо розрізняти дві речі:

• погодження заяви роботодавцем;
• отримання роботодавцем заяви.

Для звільнення за власним бажанням працівник не повинен отримувати від роботодавця дозвіл на звільнення. Але працівник має забезпечити можливість довести, що його письмове волевиявлення було доведене до відома роботодавця.

Працівникові необхідно мати документи, які підтверджують факт подання заяви та її отримання роботодавцем. Спосіб подання законодавством не обмежений — заяву можна подати особисто або надіслати поштою чи іншим належним способом.

Як підтвердити, що роботодавець отримав заяву?

1. Подати заяву особисто.

Найбезпечніший варіант — підготувати два примірники заяви.

Один передати роботодавцю або уповноваженому працівнику, а на другому попросити поставити:

• дату отримання;
• вхідний номер;
• підпис або іншу відмітку про прийняття.

Цей примірник працівник залишає у себе.

Якщо документи реєструються через систему електронного документообігу, варто зберегти підтвердження реєстрації.

2. Надіслати заяву поштою.

Якщо особисто подати заяву неможливо або її відмовляються прийняти, можна скористатися поштовим відправленням.

При цьому бажано мати докази:

• документа, який підтверджує відправлення;
• опису вкладення — щоб було зрозуміло, що саме містилося у відправленні;
• трек-номера;
• інформації про вручення або інший документ, що підтверджує отримання кореспонденції роботодавцем.

І тут є нюанс.

Квитанція про відправлення та опис вкладення підтверджують факт відправлення, але самі по собі не доводять, що роботодавець отримав заяву.

Верховний Суд у постанові від 16.11.2022 року у справі №465/4294/18 звернув увагу саме на це: квитанція про оплату поштових послуг та опис вкладення підтверджують її відправлення, а не отримання чи вручення.

Тому факт відправлення не є тотожним факту отримання роботодавцем.

3. Електронне подання заяви.

Якщо у роботодавця використовується офіційна система електронного документообігу або інший передбачений канал електронної комунікації, важливо зберігати підтвердження відправлення та отримання документа.

Сам по собі скриншот відправленого повідомлення не завжди є достатнім доказом. У разі спору оцінюється сукупність доказів.

Отже, головне правило просте: зберігайте у себе копію заяви та докази того, що роботодавець її отримав.

Чи можна просто перестати виходити на роботу після подання заяви?

Ні, якщо строк звільнення ще не настав і немає іншої законної підстави для відсутності.

Подання заяви за власним бажанням саме по собі не означає, що працівник може наступного дня припинити виконувати трудові обов’язки.

До закінчення встановленого строку попередження працівник продовжує працювати.

Верховний Суд окремо наголошував на необхідності належного повідомлення роботодавця про волевиявлення працівника щодо звільнення. У справі №465/4294/18 неналежне підтвердження такого повідомлення стало однією з ключових обставин спору.

Тому схема «написав заяву — завтра не прийшов» може створити для працівника додаткові проблеми.

А чи можна відкликати заяву?

Так.

Якщо працівник передумав звільнятися, він може відкликати заяву протягом строку попередження.

Виняток — зокрема, ситуація, коли на його місце вже запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.

А що змінюється під час воєнного стану?

Воєнний стан не означає автоматичного скасування двотижневого строку попередження для всіх працівників.

Однак стаття 4 Закону України №2136-IX встановлює спеціальне правило.

Якщо у районі, де розташоване підприємство, установа чи організація, ведуться бойові дії та існує загроза життю і здоров’ю працівника, він може розірвати трудовий договір за власною ініціативою у строк, зазначений у його заяві.

Це правило не застосовується у випадках примусового залучення до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану або залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.

Тобто ця норма стосується конкретних умов, передбачених законом, а не кожного працівника лише через факт дії воєнного стану.

А якщо трудовий договір строковий?

Тут діє стаття 39 КЗпП України.

Строковий трудовий договір може бути достроково розірваний на вимогу працівника, зокрема:

• у разі хвороби або інвалідності, які перешкоджають виконанню роботи за договором;
• у разі порушення роботодавцем законодавства про працю, колективного або трудового договору;
• у випадках, передбачених частиною першою статті 38 КЗпП України.

Отже, для строкового договору правила не є повністю тотожними звільненню за власним бажанням із безстрокового трудового договору.

Що має зробити роботодавець у день звільнення?

У день звільнення роботодавець зобов’язаний:

• видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення;
• надати письмове повідомлення про нараховані та виплачені при звільненні суми;
• провести з працівником розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП України;
• на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, якщо вона зберігається у працівника.

Якщо з вини роботодавця належні при звільненні суми не виплачені у встановлений строк, стаття 117 КЗпП передбачає відповідальність за затримку розрахунку - виплату середнього заробітку за весь час затримки, але не більш як за шість місяців, за умов, визначених цією статтею.

Що робити, якщо роботодавець не оформлює звільнення?

Якщо працівник належним чином подав заяву, має докази її отримання роботодавцем, строк попередження минув, але роботодавець не оформлює звільнення або виник інший трудовий спір, працівник може захищати свої права у встановленому законом порядку.

Зокрема, стаття 233 КЗпП встановлює спеціальні строки звернення до суду: у справах про звільнення - один місяць з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення, а у справах про виплату всіх сум, належних при звільненні, - три місяці з дня одержання письмового повідомлення про нараховані та виплачені суми.

Отже, головне:

Працівник не зобов’язаний шукати собі заміну, щоб скористатися правом на звільнення.

Роботодавець не може перетворити пошук нового працівника на додаткову умову звільнення, якої немає у КЗпП.

Працівник повинен письмово повідомити роботодавця про звільнення та дотриматися відповідного строку або мати законну підставу для звільнення у визначений ним строк.

• Особливо важливо мати доказ того, що роботодавець отримав заяву.
• Якщо заяву відмовляються приймати особисто - необхідно скористатися іншим способом її подання та зберегти докази.
• Воєнний стан не скасовує автоматично загальний порядок звільнення, але за визначених законом умов стаття 4 Закону №2136-IX та стаття 38 КЗпП України дозволяють розірвати трудовий договір у строк, зазначений працівником.

Пам’ятайте:

Звільнення за власним бажанням — це право працівника, а не послуга, яку роботодавець може надати лише після того, як працівник знайде собі заміну.

Але реалізація цього права має відбуватися у визначеному законом порядку та з належним підтвердженням подання заяви.