Працівник приймається на роботу (посада), яка включена до штатного розпису підприємства, для виконання певної роботи (функцій) за конкретною кваліфікацією, професією, посадою.
Чинним законодавством передбачено, що кількість працівників кожної професії (кваліфікації) у штатному розписі визначається з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами.
Штатний розпис -- це документ, що встановлює для підприємства структуру, штати і посадові оклади працівників. Він містить найменування посад, чисельність персоналу й оклади за кожною посадою.
Прийняття та затвердження керівником підприємства штатного розпису здійснюються шляхом видання наказу, що визначає кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.
Наказ, що затверджує штатний розпис, оформляється з дотриманням усіх вимог до організаційно-розпорядчої документації відповідно до Національного стандарту, затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. №55. Він також повинен мати всі необхідні реквізити, зокрема: назву підприємства та вид документа, дату, реєстраційний номер, заголовок і текст, підпис.
Гриф узгодження розташовується нижче від підпису та складається зі слова УЗГОДЖЕНО (без лапок), найменування посади особи, з якою узгоджується документ (включаючи найменування підприємства), особистого підпису, ініціалів та прізвища, дати узгодження.