Розпочати передачу справ радимо з інвентаризації. Обов’язковою вона є у випадках, визначених п. 7 Положення № 879. Хоча зміна головного бухгалтера і не є однією з таких причин (за винятком, коли головний бухгалтер є матеріально відповідальною особою, наприклад виконує обов’язки касира), рекомендуємо все ж її провести. А все тому, що інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства, а при передачі справ вся інформація у нового головного бухгалтера має бути саме такою.
Для її проведення наказом по підприємству визначаються сфера перевірки, строки її проведення та склад інвентаризаційної комісії. Наведемо зразок такого наказу.
Після проведення інвентаризації та усунення можливих виявлених невідповідностей керівник підприємства створює комісію для передачі справ. Для цього він видає відповідний наказ (зразок 6) із обов’язковим зазначенням складу комісії та строків передачі справ. Перед комісією стоїть завдання повної і достовірної передачі справ до нового головного бухгалтера, підтверджених проведеною інвентаризацією.
Після того як комісію створено, можна безпосередньо зайнятися передачею справ. Таку операцію документують актом приймання-передачі справ (зразок 7), який складають у довільній формі із зазначенням обов’язкових реквізитів первинного документа.
Акт складають у двох примірниках: один для підприємства, другий для колишнього головного бухгалтера. В акті необхідно описати перелік документації, яка передається новому головному бухгалтеру. Якщо під час такої передачі з’ясувалося, що є певні неточності, про це необхідно зафіксувати в акті.
Із моменту підписання складеного акта приймання-передачі справ фактично головний бухгалтер зняв із себе відповідальність за виконання обов’язків і передав їх новому.
Як оформлюється звільнення
У разі звільнення оформлюється відповідний наказ. У ньому обов’язково зазначається, коли та на якій підставі припиняються трудові відносини, вказується кількість невикористаних (наперед використаних) днів щорічної відпустки, які підлягають грошовій компенсації (за які має провадитися утримання із заробітної плати).
Зауважимо, що у разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця останній зобов’язаний у день звільнення видати йому копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копія наказу видається на вимогу працівника (ст. 47 КЗпП).
Також зазначимо, що за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки (частина перша ст. 3 Закону «Про відпустки»).
Наведемо зразок наказу про звільнення.
Візит до державного реєстратора
Перелік інформації про юридичну особу, яка міститься в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (ЄДР), визначено у частині другий ст. 9 Закону № 755. Оскільки дані про бухгалтера не фігурують у цьому реєстрі, то й у разі його зміни, інформувати державного реєстратора не потрібно.
Водночас згідно з п. 13 частини другої ст. 9 Закону № 755 в ЄДР містяться відомості про керівника юридичної особи, а за бажанням юридичної особи — також про інших осіб, які можуть учиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо. Такою особою може бути головний бухгалтер. Відповідно за бажанням підприємства ця інформація може бути внесена до ЄДР.
! Зауважимо, якщо відомості, що підлягають внесенню до ЄДР, не внесені до нього, вони не можуть бути використані у спорі з третьою особою, крім випадків, коли третя особа знала або могла знати ці відомості (частина третя ст. 10 Закону № 755).
Як поінформувати контролюючі органи
Відповідно до п. 9.3 Порядку № 1588 платники податків — юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи до контролюючого органу у десятиденний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків шляхом подання заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». Відповідно у разі зміни головного бухгалтера необхідно подати заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», у якій заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10.
Водночас відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, також оновлюються контролюючими органами у Єдиному банку даних юридичних осіб на підставі реєстраційної заяви платника податку на додану вартість (про реєстрацію, перереєстрацію або внесення змін) за формою № 1-ПДВ, якщо вона була подана в один із способів, визначених п. 183.7 ст. 183 Податкового кодексу, та задоволена контролюючим органом. У цьому разі платник податків звільняється від подання до контролюючого органу заяви за формою № 1-ОПП у зв’язку із зміною відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи.
Додамо, що платники податків, які уклали з відповідним контролюючим органом договір про визнання електронних документів, можуть подати заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Чи потрібно отримувати нові електронні ключі
Відповідно до п. 2 Інструкції № 233 платник податків повинен мати чинні посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованим центром сертифікації ключів для платника податків та уповноважених посадових осіб платника податків, підписи яких є обов’язковими для податкової звітності у паперовій формі.
Водночас згідно з п. 7 Інструкції № 233 підставою для прийняття податкового документа в електронному вигляді є підтвердження ЕЦП платника податків та його посадових осіб, підписи яких є обов’язковими для звітів у паперовій формі за умов, установлених положеннями ст. 3 Закону 852.
Підпунктом 5.1 п. 5 розділу ІІІ Інструкції № 233 визначено, що платник податків отримує в будь-якому включеному до системи подання податкових документів в електронному вигляді акредитованому центрі сертифікації ключів посилені сертифікати відкритих ключів посадових осіб юридичної особи, що мають право підпису (керівника, бухгалтера), та печатку юридичної особи. Особисті ключі містяться на ключових (електронних) носіях, що зберігаються в таємниці.
Зауважимо, якщо у платника податків виникають зміни облікових даних, у нашому випадку щодо головного бухгалтера, то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів.
Для отримання послуг ЕЦП суб’єкт господарювання повинен звернутися до підрозділу реєстрації користувачів та надати комплект документів, перелік яких визначено Регламентом Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС (далі — Регламент).
Відповідно до ст. 7 Закону № 852 замовник зобов’язаний своєчасно надавати центру сертифікації ключів інформацію про зміну даних, відображених у сертифікаті ключа.
Підпунктом 6.6.2 п. 6.6 розділу VI Регламенту визначено, що клієнт зобов’язаний невідкладно звернутися до Акредитованого центру сертифікації ключів Інформаційно-довідкового департаменту ДФС (АЦСК ІДД ДФС) за скасуванням посиленого сертифіката, зокрема в разі зміни відомостей, зазначених у посиленому сертифікаті.
Отже, у разі зміни на підприємстві головного бухгалтера підприємству необхідно скасувати посилені старі сертифікати ЕЦП (з попередніми відомостями, зазначеними у посиленому сертифікаті), сформувати нові посилені сертифікати з актуальними даними клієнта та переукласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом за основним місцем обліку.
Як повідомити банк
Банк відкриває поточний рахунок юридичній особі, яка не має рахунку в цьому банку, на підставі, зокрема, картки із зразками підписів і відбитка печатки. До неї включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України та установчих документів юридичної особи надано право розпорядження рахунком і підписування розрахункових документів та зразок відбитка печатки (за наявності).
Зауважимо, що право першого підпису належить першому керівнику юридичної особи, якій відкривається рахунок, а також іншим уповноваженим на це особам. Право другого підпису — головному бухгалтеру або особі, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку та звітності, чи іншим уповноваженим на це особам.
Відповідно до п. 18.13 Інструкції № 492 у разі заміни або доповнення хоча б одного з підписів подається нова картка зі зразками підписів усіх осіб, які мають право першого або другого підпису, засвідчена в установленому порядку.
Водночас якщо справжність підписів осіб у картці засвідчена уповноваженою особою (особами) організації, якій клієнт адміністративно підпорядкований і яка перебуває в іншому місті, то у разі зміни головного бухгалтера вищезазначена організація може телеграфом повідомити про це банк, при цьому підпис керівника цієї організації або його заступника засвідчується телеграфом. У такому разі нова картка подається протягом трьох днів.
У разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера нова картка не складається, а додатково подається тимчасова картка тільки із зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки головного бухгалтера, засвідчена у порядку, установленому пунктом 18.11 Інструкції № 492. Аналогічно у випадку тимчасового надання особі права другого підпису нова картка не складається, а додатково подається картка тільки зі зразком підпису тимчасово уповноваженої особи із зазначенням строку її дії і копія відповідного документа (протоколу, наказу тощо), що підтверджує ці повноваження. Така тимчасова картка засвідчується підписом першого керівника та головного бухгалтера, відбитком печатки (за наявності) і додаткового засвідчення не потребує.