Працівник йде на пенсію: що слід знати роботодавцю?

Якщо у вас на підприємстві є працівники передпенсійного віку, то даний матеріал саме для вас.

Працівник майже пенсіонер

Перш за все роботодавцю потрібно визначити, хто з його працівників найближчим часом може стати пенсіонером.

Згідно зі ст. 1 Закону №1058 пенсіонер – це особа, яка відповідно до Закону №1058 отримує пенсію. Найпоширеніший вид трудових пенсій – пенсія за віком. Тож далі розглядатимемо саме цей випадок.

Згідно з оновленою ст. 26 Закону №1058, починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення такої пенсії після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу 25-35 років. Підвищення норми страхового стажу відбувається поетапно, кожного року на рік. Втім, 60 років – це не єдиний мінімальний вік, на який насамперед має звертати увагу роботодавець. Право на пенсію за віком можуть розраховувати й жінки, яким виповнилося 55 років, звичайно ж за наявності відповідного страхового стажу. Детальніше про все це читайте тут.

З 2018 року роботодавця, у якого штат від 8 до 20 чоловік*, мають також цікавити працівники, яким до настання права на пенсію за віком лишилося 10 і менше років (тобто мінімально 45 років у жінок і 50 років у чоловіків). Для чого? Для дотримання окремої квоти на працевлаштування осіб передпенсійного віку. Детальніше про це ми писали тут і тут.

Зверніть увагу: 2018 рік є першим звітним роком, за яким роботодавці, для яких передбачено квоту для працевлаштування осіб передпенсійного віку, мають звітувати про її виконання. Така інформація подається роботодавцями щороку не пізніше 1 лютого після звітного року до будь-якого зручного для відвідування органу Держслужби зайнятості незалежно від місцезнаходження за формою, наведеною у додатку до Порядку №271.

Як тільки працівник передпенсійного віку стане на законних підставах пенсіонером, то відповідно підприємству слід переглянути можливість дотримання квоти.

Вплив зарплати на розмір пенсії

Розмір пенсії залежить не тільки від страхового стажу особи, а й від заробітку (доходу), який вона отримувала протягом всієї своєї трудової діяльності.

Але розпочнемо зі страхового стажу. Так, згідно з ч. 3 ст. 24 Закону №1058 страховий стаж обчислюється в місяцях. До страхового стажу зараховується період, визначений за кожний місяць сплати страхових внесків, за формулою:

ТП = Св : В, де

ТП — тривалість періоду, що зараховується до страхового стажу та визначається в місяцях;

Св — сума фактично сплачених страхових внесків за відповідний місяць з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати;

В — мінімальний страховий внесок за відповідний місяць.

Тож, якщо роботодавець взагалі не сплачує страхових внесків (ЄСВ) до бюджету (тобто працівник працює неофіційно), то такий працівник не матиме страхового стажу за весь період такої роботи.

Якщо ж працівник відпрацював неповний робочий місяць (був прийнятий на роботу чи звільнений посеред місяця), а роботодавець сплатив страховий внесок виходячи із фактичного заробітку працівника (наприклад, зовнішнього сумісника), тобто не із мінімального розміру зарплати, згідно з ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ, то такий працівник може розраховувати не на цілий страховий місяць, а лише на його частину, розраховану по вищенаведеній формулі. Про це також нагадав ПФУ у листі від 17.03.2017 р. №8134/04-11.

Що може зробити працівник, якщо не вистачає страхового стажу? Його можна «докупити», доплативши ЄСВ так, аби загальна сума сплачених коштів за відповідний місяць була не меншою, ніж мінімальний страховий внесок (абз. 2 ч. 3 ст. 24 Закону №1058). Порядок проведення такої доплати визначено роздiлом 15 Iнструкцiї  №21-1.

Тепер з’ясуємо, як розмір зарплати впливає на розмір пенсії. Якщо розглядати це спрощено, то зараз згідно з ч. 2 ст. 40 Закону №1058 заробітна плата (дохід) для обчислення пенсії визначається за певною  формулою, в якій використовується, зокрема, такий показник як коефіцієнт заробітної плати (доходу) за кожний місяць (Кз1 + Кз2 + Кз3 + ... + Кзn). При його розрахунку якраз і береться сума заробітної плати (доходу) застрахованої особи, з якої фактично сплачено страхові внески.

Тобто чим більша буде сума заробітної плати працівника, тим вищим буде коефіцієнт заробітної плати (доходу) за відповідний місяць, а відтак й сума пенсії буде вища.

При цьому слід розуміти, що, згідно зі ст. 41 Закону №1058, до заробітної плати (доходу) для обчислення пенсії враховуються  суми виплат (доходу), отримуваних застрахованою особою після набрання чинності цим Законом, з яких згідно з цим Законом були фактично нараховані (обчислені) та сплачені страхові внески в межах встановленої законодавством максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, а після набрання чинності Законом про ЄСВ – максимальної величини бази нарахування ЄСВ, визначеної відповідно до закону.

Якщо ж працівнику нараховується мінімальна заробітна плата (тобто в таких місяцях коефіцієнти заробітку будуть невисокими), то й пенсія буде наближатися до мінімальної.

Готуємо документи для майбутнього пенсіонера

Питання, що стосуються подання та оформлення документів для призначення пенсій регулюються р. ІІІ Порядку №22-1.

Згідно з п. 3.2 Порядку №22-1 обов’язок з підготовки документів для оформлення пенсій працюючим громадянам покладено на роботодавця. Причому уповноважена посадова особа підприємства зобов’язана не пізніше місяця до дня досягнення працівником пенсійного віку письмово повідомити його про виникнення права на пенсію за віком, у тому числі на пільгових умовах (п. 3.1 Порядку №22-1).

Встановленої форми повідомлення на законодавчому рівні немає, а тому робити це слід у довільній формі (у ній варто вказати, що в особи з певної дати виникає право на пенсію; зазначити вид такої пенсії та попросити, аби особа надала роботодавцю заяву про призначення пенсії).

Заява про призначення пенсії працюючим особам  подається заявником до органу, що призначає пенсію, через уповноважену посадову особу підприємства, установи, організації за місцезнаходженням такого підприємства, установи або організації. Хоча, за бажанням працівника, така заява може бути подана особисто за місцем проживання (реєстрації) або через представника, який діє на підставі виданої йому довіреності, посвідченої нотаріально, або законного представника (п. 1.2 Порядку №22-1).

Отже, першим документом для призначення пенсії є заява працівника про призначення пенсії за формою, наведеною у Додатку 3 до Порядку №22-1.

Роботодавець, отримавши заяву від працівника, у 10-денний строк з дня  її отримання оформляє всі необхідні документи і:

• або направляє їх до ПФУ, за своїм місцезнаходженням;
• або передає документи працівнику для їх подачі до ПФУ, за місцем проживання (реєстрації).

Якщо деякі документи відсутні, то роботодавець надає працівнику допомогу щодо їх одержання. У разі якщо підготовлено не всі необхідні для призначення пенсії документи, до ПФУ, подаються наявні документи, а документи, яких не вистачає, подаються додатково у відповідні строки, передбачені Порядком (п. 3.2 Порядку №22-1).

Звернення за призначенням пенсії може здійснюватися в будь-який час після виникнення права на пенсію, але не раніше ніж за місяць до досягнення пенсійного віку (п. 1.6 Порядку №22-1).

Які ж ще до заяви слід додати документи для призначення пенсії за віком?

Вони всі перераховані у п. 2.1 Порядку №22-1, а саме:

• ідентифікаційний код працівника або свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
• документи про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 р. №637;

• індивідуальні відомості про застраховану особу за період з 1 липня 2000 року;
• документи про місце проживання (реєстрації) особи;
• документи, які засвідчують особливий статус особи (зокрема, посвідчення учасника бойових дій та довідка військового комісаріату про період (періоди) участі у бойових діях; посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС та довідка про період (періоди) участі в ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС; документи про народження та виховання дитини до 14-річного віку; документи про народження дитини, виховання її до 6-річного віку, про визнання дитини заявника інвалідом з дитинства або дитиною-інвалідом тощо);
• документ уповноваженого органу РФ про те, що особі не призначалась пенсія за місцем проживання на території АРК та м. Севастополя (для призначення пенсії громадянам, які проживають на території АРК та м. Севастополя).

Перелік документів, які додаються до заяви про призначення інших видів пенсії, прописаний у р. ІІ Порядку №22-1.

Документи, необхідні для призначення пенсії, можуть бути подані як в оригіналах, так і копіях, посвідчених нотаріально або адміністрацією підприємства, що подає документи заявника для призначення пенсії, чи ПФУ.

Втім, тільки в оригіналах подаються документи про стаж, вік та заробітну плату. У разі якщо підтвердженням страхового стажу є трудова книжка, надається копія з неї, завірена адміністрацією підприємства за місцем останньої роботи або ПФУ (п. 2.23 Порядку №22-1).

Звільняти чи ні?

Згідно зі ст. 38 КЗпП вихід на пенсію є однією з підстав для звільнення з ініціативи працівника. Причому цю підставу віднесено ч. 1 ст. 38 КЗпП до поважних. А це означає, що роботодавець зобов’язаний розірвати трудовий договір з таким працівником у строк, про який він просить, тобто без 14 днів відробітки (ч. 1 ст. 38 КЗпП).

У трудовій книжці пишеться така підстава: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію за віком, ст. 38 КЗпП України».

Що стосується остаточного розрахунку, то він звичайний: працівнику потрібно виплатити всі суми, що належать йому, в день звільнення (ст. 116 КЗпП).

Якщо ж працівник-пенсіонер й надалі бажає працювати на підприємстві, то відповідно проводити звільнення не потрібно.

Важливо! Відповідно до абз. 2 п. 2.4 Порядку №22-1 призначення пенсії за віком або по інвалідності здійснюється незалежно від того, припинена робота на момент звернення за пенсією чи ні А ось щодо пенсії за вислугу років, то працівнику, в якого виникло право на таку пенсію, для можливості її отримання необхідно звільнитися з роботи.

Гарантії

Гарантії соціального захисту осіб похилого віку (тобто осіб, які вже досягли мінімум 55 років (жінки) та 60 років (чоловіки) особи, а також осіб, яким до досягнення зазначеного пенсійного віку залишилося не більш як півтора року, прописані у р. ІІІ Закону №3721-XII. Розглянемо деякі з них:

1. забороняється відмова у прийнятті на роботу і звільнення працівника за ініціативою роботодавця з мотивів досягнення пенсійного віку;
2. переведення працівника похилого віку і працівника передпенсійного віку з одного робочого місця на інше не допускається без його згоди, якщо при цьому змінюються істотні умови праці;
3. для працівників похилого віку застосовується загальновстановлена тривалість робочого часу. Втім на прохання таких працівників роботодавець може встановити неповний робочий день або неповний робочий тиждень. Оплата праці в цих випадках здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. Залучати працівників-пенсіонерів до роботи в нічний час, а також до надурочної роботи та до роботи у вихідні дні допускається тільки за їхньою згодою і за умови, коли це не протипоказано їм за станом здоров'я;
4. за рішенням трудових колективів для поліпшення умов життя працівників-пенсіонерів в колективному договорі чи угоді за рахунок власних коштів підприємств можуть передбачатися пільги щодо пенсійного забезпечення, надання і оплати житла, торговельно-побутового, медичного і санаторно-курортного обслуговування, а також надання безоплатної допомоги в погашенні заборгованості за банківським кредитом.

Крім цього, відповідно до Закону №2005-VIII переважне право на залишення на роботі при вивільненні працівників у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці надається також працівникам, яким залишилося менше 3 років до настання пенсійного віку, при досягненні якого особа має право на отримання пенсійних виплат.

Згідно з п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону «Про відпустки» відпустка без збереження заробітної плати за бажанням працівника надається працівникам-пенсіонерам за віком - тривалістю до 30 календарних днів щорічно.

Особливості оподаткування ПДФО, ВЗ та сплати ЄСВ

Наведемо відповіді на найголовніші питання, які виникають у роботодавців. Вони повинні знати, що:

1. Вихідна допомога у зв’язку із звільненням працівника, в т. ч. при виході на пенсію, оподатковується ПДФО за ставкою 18 % (пп. «з» пп. 165.1.1 ПКУ). А отже, і ВЗ за ставкою 1,5%.
2. Фізособа, яка одночасно з доходами у вигляді пенсії з ПФУ отримує доходи у вигляді зарплати, має право на ПСП. Звичайно ж за умови дотримання вимог п. 169.1 ПКУ та подання роботодавцю заяви про застосування ПСП (це зазначають і податківці в «ЗІР» у підкатегорії 103.08.01).
3. Разова матеріальна допомога колишньому працівнику-пенсіонеру, яка передбачена колдоговором, є нецільовою благодійною допомогою, що оподатковується 18% ПДФО з урахуванням пп. 170.7.3 та пп. 164.2.20 ПКУ та, відповідно, 1,5% ВЗ («ЗІР», підкатегорія 103.02).
4. Звільнення від сплати ЄСВ для працюючих на підприємстві пенсіонерів законодавством не передбачено. («ЗІР», підкатегорія 301.04.01).
5. З 27.02.2018 року суми пенсій (включаючи суму їх індексації, нараховану відповідно до закону), або щомісячного довічного грошового утримання не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, тобто не оподатковуються. Адже положення абз.1 пп. 164.2.19 ПКУ, визнане неконституційним, й втратило чинність («ЗІР», підкатегорія 103.02).

І насамкінець про індексацію зарплати пенсіонера.

Відповідно до змін, внесених до ст. 2 Закону №1282, індексація пенсій тепер здійснюватиметься шляхом їх підвищення відповідно до законодавства про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування.

До прийняття цих змін, роботодавці, в яких працювали пенсіонери, мали індексувати їхню зарплату у такому порядку:

• працюючим пенсіонерам насамперед індексувалася сума оплати праці;
• індексація пенсії проводилася після індексації суми оплати праці на підставі виданої підприємством, установою або організацією, де працює пенсіонер, довідки, в якій було зазначено розмір його оплати праці, проіндексовану її суму і суму індексації;
• для цього підприємства, установи та організації були зобов'язані у 2-тижневий строк після проведення індексації оплати праці подавати органам, які призначають і виплачують пенсію, відповідну довідку (інформацію).

Тепер індексація пенсій (шляхом їх підвищення) проводитиметься незалежно від факту проведення індексації зарплати працюючих пенсіонерів. Відповідні зміни було внесено і до Порядку №1078.

Отже, вимогу до роботодавців надавати такі довідки ПФУ наразі скасовано. А оплата праці, у тому числі працюючим пенсіонерам, індексується у межах прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб.